Introduction et objectifs

Les départements informatiques doivent aujourd’hui faire face à des défis complexes de réalisation de projets de plus en plus coûteux dans un contexte de réduction des budgets.

Leurs responsables sont contraints de maîtriser l’ensemble des coûts (de réalisation des projets, d’exploitation des applications mises en production).

C’est pour cela qu’une gouvernance financière des services bien élaborée va amener un certain nombre de bénéfices pour le fonctionnement du système d’information. Une bonne gestion va permettre, en particulier, une meilleure utilisation des ressources informatiques disponibles avec un contrôle plus élaboré des budgets liés aux décisions et projets associés, ceci en considérant le coût global investi.

Ce processus de gestion est utilisé pour :

mieux prendre en compte les investissements (acquisitions, renouvellements...) concernant principalement les actifs ;
évaluer et identifier les éléments non nécessaires, non utilisés ou encore non rentables pour l’exploitation des services ;
mettre en place une facturation ou refacturation selon les services fournis, de façon plus adaptée et précise ;
intégrer les dépenses non planifiées ou imprévues consécutives...

Phase d’étude

1. Audit du système actuel

Une telle opération est l’occasion de dresser un état des lieux du système d’information afin de déceler les faiblesses pour le faire évoluer et le rendre opérationnel tout en maîtrisant les coûts. Le thème principal sera orienté vers les aspects financiers, organisationnels et fonctionnels. Il est aussi le préalable à un ensemble d’actions liées aux systèmes d’information.

Dans le cas d’une petite entreprise, cet audit permettra de mesurer l’adéquation des services proposés avec les coûts opérationnels quotidiens. Il permettra aussi d’améliorer leur offre tout en optimisant le budget.

2. Analyse financière des services informatiques

Cette évaluation peut être réalisée grâce au processus ITIL de la gestion financière des services. En effet, il est parfois difficile d’évaluer si ce qui est délivré à l’organisation et ses départements métier sont en adéquation avec les besoins réels. En conséquence, il est utile de bien appréhender les coûts à affecter au système d’information afin de les gérer de la manière la plus rigoureuse possible.

Une gestion financière appropriée...

Phase de réalisation de gouvernance

1. Planification (mise en œuvre) - 3 à 6 mois

La première étape consiste à mettre en place un comité de projet composé des parties prenantes : les responsables du système d’information, du département financier, un représentant des clients ou entités utilisant les services, et la direction de l’entreprise.

Ensuite, comme pour tout projet, il est indispensable d’élaborer une étude de faisabilité qui pourra concerner les points suivants :

évaluation des coûts et bénéfices prévisionnels ;
liste de recommandations sur la politique de facturation ;
rédaction du plan de projet ;
identification des ressources nécessaires pour la mise en œuvre et la partie pratique de la comptabilité et de la facturation ;
indicateurs de réalisation.

Le plan de projet va consister à :

réaliser une analyse des coûts et de la politique comptable en place pour le système d’information ou dans l’entreprise ;
définir la conception et le développement des processus (comptabilité et facturation) ;
effectuer la mise en œuvre ;
identifier les objectifs métier de l’entreprise et les départements concernés ;
déterminer le type de facturation ;
établir les unités de coûts et les indicateurs (méthode ABC).

Pour l’étude et la conception du modèle de coûts et des processus associés, il est nécessaire de connaître la stratégie de l’entreprise en ce qui concerne son ou ses métiers, ce qui permet d’aligner les dépenses prévisionnelles du système d’information.

Ensuite, il sera nécessaire de répertorier les charges actuelles du département informatique et de se projeter dans l’avenir, c’est-à-dire d’évaluer les coûts futurs. Finalement, l’équilibre complet devra être réalisé en prenant en compte le montant du budget prévisible et le total des coûts des ressources allouées aux clients.

Dans tout projet, la mise en place d’indicateurs de performance et de contrôle est requise. Ils vont définir la précision avec laquelle...

Schéma directeur du système d’information

Le principe d’un schéma directeur peut faire partie intégrante de la gouvernance du système d’information. À ce titre, c’est un document indispensable dans le cadre d’un projet d’amélioration de l’environnement informatique de l’entreprise.

1. Définition

Il se définit comme un document conçu pour préparer soit l’évolution et l’adaptation de l’environnement informatique pour une période donnée (généralement de deux à cinq ans), soit dans le cas d’un projet de remise à plat du système d’information.

Il détermine les grandes lignes à partir de l’évaluation de l’existant et des besoins ou projets futurs. Il peut être considéré comme un référentiel dans lequel les axes stratégiques sont présentés, en tant qu’outil de planification et d’arbitrage afin de prévoir les investissements informatiques pour une période définie.

Naturellement, l’évolution de l’environnement informatique doit être compatible avec le développement de l’activité métier de l’entreprise, ce qui va permettre à celle-ci de définir la stratégie à adopter et les investissements (actifs) à prévoir sur les prochaines années.

Le premier impératif impose qu’il soit aligné avec la stratégie métier de l’entreprise. Les investissements doivent en effet être en phase avec son activité principale et ses enjeux stratégiques. Dans tous les cas, le soutien de la direction est un facteur clé de succès pour réussir le schéma...

Stratégies d’optimisation techniques et opérationnelles

1. La rationalisation des coûts

Pour cette opération, le responsable informatique doit se poser différentes questions :

Comment déterminer la création de valeur de son département pour l’entreprise et de quelle façon est-il possible de l’évaluer en pratique ?
Quels sont les indicateurs classiques ou les plus utilisés pour analyser la rentabilité ?
Comment définir les éléments essentiels et calculer le retour sur investissement ?

Le cas du système d’information par rapport aux autres centres de responsabilité est assez différent parce qu’il est le plus souvent un centre de coûts pour l’entreprise.

En effet, il est important de tenir compte :

des inducteurs et de la gestion des coûts du département informatique (méthode ABC) ;
du budget global de cette entité par rapport à celui de l’entreprise ;
de la façon d’élaborer une stratégie de maîtrise et de réduction des coûts.

Cette stratégie implique de réfléchir à différentes solutions et démarches concrétisées par :

les pistes techniques qui vont agir sur les infrastructures, l’exploitation des actifs du parc informatique, les nouvelles technologies et les logiciels libres ;
les pistes organisationnelles avec les objectifs de mieux gérer les personnels techniques ;
la réduction des coûts par le contrôle des ressources :

la gestion des processus d’achat et d’immobilisation des actifs ;
l’amélioration de la performance du personnel informatique, sa formation ;
le bon usage de l’externalisation et de la sous-traitance ;
les optimisations juridiques et fiscales.

La gestion au mieux du coût des projets :

l’évaluation du ROI ;
la gestion et l’allocation des ressources et le pilotage des projets ;
leur suivi budgétaire.

La mesure des charges informatiques :

la modélisation des coûts : la méthode ABC ;
l’analyse du coût total de possession.

la gouvernance financière du système d’information :

le pilotage efficace des processus budgétaires ;
la facturation en rapport avec le catalogue des produits...

Conclusion

Ce chapitre a permis de présenter une idée de projet d’implémentation de gouvernance financière du système d’information selon différentes phases. Il s’agit de considérer que des améliorations peuvent être réalisées à partir du moment où il y a une volonté de la direction et du responsable informatique.

De même, la réflexion autour d’un schéma directeur informatique va permettre de documenter et d’associer les projets d’amélioration aux aspects financiers.

Une stratégie de réduction des coûts, qu’ils soient techniques ou organisationnels, est recommandée pour rendre le système d’information et la fourniture de services plus performants.

Projet de gouvernance financière du SI