Ce support a pour objectif principal de vous présenter les techniques et méthodes qui permettront d'optimiser les travaux comptables de l'entreprise à l'aide du tableur Excel. Il a été rédigé avec la version 2019 d'Excel et conviendra également si vous disposez d'Excel 2016 ou de la version Excel disponible avec un abonnement Office 365. Il est destiné en priorité aux utilisateurs d'Excel amenés à exploiter des données comptables qu'ils soient gestionnaires, comptables, assistants, chefs d'entreprise, responsables, secrétaires comptables ou  étudiants.

Il s'articule autour de cinq cas d'entreprise qui seront détaillés et expliqués pas à pas : création d'une note de frais, suivi des factures client en devise, suivi des recettes journalières,  gestion des immobilisations, simulation d'un emprunt.

À travers ces exemples, vous exploiterez les fonctions intégrées d'Excel (SI, SI.CONDITIONS, SI MULTIPLES, OU, SOMME.SI, SOMME.SI.ENS, RECHERCHEV, DATE, ANNEE, MOIS, NO.SEMAINE, AMORLIN, LIGNE et bien d'autres), vous importerez des données d'un site web ou d'un fichier texte pour les intégrer dans vos calculs, vous utiliserez la puissance de Power Query pour retravailler les données importées, vous verrez en détail l'usage des tableaux et graphiques croisés dynamiques, vous apprendrez à contrôler la saisie des informations grâce à la validation des données en créant des info-bulles et des listes de choix conditionnelles, en interdisant certaines saisies et en protégeant vos données... Vous mettrez en forme vos tableaux de façon dynamique grâce aux mises en forme conditionnelles.

Pour chaque exemple, vous automatiserez certaines tâches par la réalisation de macros en langage VBA : envoyer votre classeur par e-mail, créer un formulaire de saisie, afficher des messages, créer des calculs, créer des fonctions personnalisées, reporter des données d'une feuille à l'autre...

Les fichiers nécessaire à la réalisation des exemples sont disponibles en téléchargement sur le site des Editions ENI.

Téléchargements

• Des fichiers complémentaires (1 Mo)

Introduction

1. A. À qui s'adresse ce livre ?
2. B. Présentation
3. C. Avertissement pour la partie comptabilité
4. D. Comment lire ce livre
5. E. Les macros : un plus mais pas une nécessité
6. F. Précisions sur les projets proposés
7. G. Version utilisée
8. H. Téléchargement

Les outils à maîtriser avant de commencer

1. A. Introduction
2. B. Les références relatives, absolues et mixtes
   1. 1. Références relatives
   2. 2. Références absolues
   3. 3. Références mixtes
3. C. Nommer une cellule
   1. 1. Créer un nom de manière rapide
   2. 2. Gestionnaire de noms
4. D. La fonction SI
   1. 1. Une question, deux réponses possibles
   2. 2. Une question, plusieurs réponses possibles
   3. 3. Plusieurs questions dans une fonction SI
      1. a. Fonction ET
      2. b. Fonction OU
   4. 4. Astuce pour vérifier des fonctions SI imbriquées
      1. a. SI.CONDITIONS
      2. b. SI.MULTIPLE
5. E. Évaluation de formule
6. F. Onglet Développeur
7. G. Macros et fichiers
   1. 1. Enregistrement
   2. 2. Paramétrage des macros

Note de frais automatisée

1. A. Descriptif de la note de frais à concevoir
2. B. La note de frais vue du côté comptabilité
   1. 1. Tenir compte de la TVA
   2. 2. Affecter un compte comptable
   3. 3. Envoyer le fichier informatisé au comptable
3. C. Les outils Excel utiles à notre projet
   1. 1. La validation des données : listes de choix, infobulles, contrôle des saisies
      1. a. Listes de choix
      2. b. Contrôle de validité des données saisies
      3. c. Création d'infobulles
   2. 2. Les commentaires
   3. 3. Calcul des indemnités kilométriques
      1. a. La fonction SI
      2. b. La fonction RECHERCHEV
   4. 4. Regrouper les dépenses par compte
      1. a. La fonction SOMME.SI
      2. b. La fonction SOMME.SI.ENS
   5. 5. Protection partielle de la feuille et/ou protection du classeur
4. D. Note de frais pas à pas
   1. 1. Créer des listes déroulantes pour le type de frais
   2. 2. Interdire une saisie
   3. 3. Commentaires et infobulles
   4. 4. Calcul des indemnités kilométriques
   5. 5. La mise en forme conditionnelle pour faire illusion
   6. 6. Saisir plusieurs lignes dans la même cellule
   7. 7. Préparer l'impression
   8. 8. Automatiser les écritures comptables
   9. 9. Créer les boutons pour imprimer et envoyer par mail
      1. a. Créer la macro et le bouton Imprimer
      2. b. Créer la macro et le bouton Envoyer
      3. c. Astuce pour envoyer directement le classeur sans ouverture de la fenêtre message
   10. 10. Mettre en place des protections : feuille et classeur
       1. a. Préparer les cellules qui doivent rester accessibles
       2. b. Protéger la feuille
       3. c. Protéger le classeur
   11. 11. Enregistrer un classeur en tant que modèle

Suivi des factures clients en devises

1. A. Descriptif du projet
2. B. Importer le cours des devises à partir d'Internet
   1. 1. Où trouver ces informations et sous quelle forme ?
      1. a. Un fichier à télécharger
      2. b. Un tableau dans la page du site Internet
   2. 2. Importer les données à partir d'un site web
   3. 3. Actualiser les données importées
3. C. Fonctions utilisées pour les calculs
4. D. Recopier des formules de calcul
   1. 1. Recopie manuelle : astuce
   2. 2. Option Excel : étendre les formules d'une plage de données
      1. a. Activer cette option
      2. b. Contraintes et limites de cette option
   3. 3. Recopie automatisée par une macro
5. E. Extraire les factures non réglées en fin d'exercice
   1. 1. Les filtres avancés
      1. a. Exemples de critères courants
      2. b. Critères calculés
      3. c. Limiter le nombre de colonnes à extraire de la liste d'origine
      4. d. Automatiser l'extraction des factures par une macro
6. F. Construction pas à pas sans les macros
   1. 1. Importer le cours des devises à partir du Web
   2. 2. Récupérer le cours correspondant à la devise et à la date de facturation
   3. 3. Déterminer les pertes ou les gains de change
   4. 4. Les écritures comptables
   5. 5. Extraire les factures non payées en fin d'année
   6. 6. Déterminer les plus-values ou les moins-values en fin d'exercice
   7. 7. Remarques sur le résultat final à télécharger
7. G. Construction des macros pas à pas
   1. 1. Macro de recopie automatique des formules
      1. a. Macro enregistrée pour s'aider dans la construction du code
      2. b. Modifier et ajouter du code à la macro enregistrée
      3. c. Adaptation à la recopie de plusieurs cellules
      4. d. Réduire le nombre de lignes de code
      5. e. Tester la macro sur de nombreuses données pour éviter les surprises
   2. 2. Macro d'extraction des factures non payées en fin d'exercice
      1. a. Utilisation de l’Enregistreur de macro pour débuter
      2. b. Nettoyage du code
      3. c. Recopier automatiquement les formules pour chaque facture extraite
      4. d. Modifier la date d'exercice
      5. e. Nommez une feuille d'après le contenu d'une cellule

Suivi des recettes journalières

1. A. Descriptif du tableau des recettes
2. B. Le tableau des recettes au niveau comptable
3. C. Les outils Excel à utiliser
   1. 1. Saisir à partir d'un formulaire
   2. 2. La fonction Arrondi
   3. 3. La fonction NO.SEMAINE.ISO
   4. 4. Fonction BDSOMME
   5. 5. Tableaux croisés dynamiques (TCD) et graphique croisé dynamique (GCD)
      1. a. TCD par semaine, par mois, par trimestre
      2. b. TCD en %
      3. c. Graphique croisé dynamique
      4. d. TCD pour consolider les données de plusieurs classeurs et créer des éléments calculés
   6. 6. Macro de génération automatique des écritures comptables
   7. 7. Macro : comment créer une fonction de calcul
4. D. Suivi des recettes journalières pas à pas sans macro
   1. 1. Saisie journalière des recettes
   2. 2. Écritures comptables d'une période donnée
   3. 3. Suivi des recettes par période avec le tableau croisé dynamique
      1. a. TCD par activité, par mois et par trimestre
      2. b. TCD par semaine
      3. c. TCD : part de chaque activité en % des recettes totales
      4. d. Graphique croisé dynamique
      5. e. TCD basé sur plusieurs classeurs
5. E. Les macros pas à pas
   1. 1. Macro de génération des écritures comptables
      1. a. Analyse du travail de la macro
      2. b. Créer la macro enregistrée
      3. c. Optimisation du code de la macro enregistrée
      4. d. Désactiver l'affichage d'un message d'alerte
      5. e. Créer une boîte de dialogue
      6. f. Contrôler la saisie de l'utilisateur
   2. 2. Créer une fonction personnalisée
      1. a. Écriture du code
      2. b. Utilisation de la fonction

Gestion des immobilisations

1. A. Descriptif du projet
   1. 1. Gestion des immobilisations sans macro
   2. 2. Gestion des immobilisations avec macro
2. B. Rappel des calculs d'amortissements
   1. 1. L'amortissement linéaire
      1. a. Calcul du taux
      2. b. Montant de l'amortissement
   2. 2. L'amortissement dégressif
      1. a. Coefficient de majoration et taux dégressif
      2. b. Début de l'amortissement et prorata de la première annuité
      3. c. La base de l'amortissement
      4. d. Les dernières annuités
3. C. Les fonctions financières et leur utilité pour notre projet
   1. 1. AMORLIN
   2. 2. AMORLINC
   3. 3. AMORDEGRC
4. D. Les fonctions utiles à notre projet
   1. 1. DATE
   2. 2. JOURS360
   3. 3. LIGNE
   4. 4. SI, ET, OU
5. E. Les commandes utiles à notre projet
   1. 1. La mise en forme conditionnelle
   2. 2. Les liens hypertextes
   3. 3. Le tableau croisé dynamique avec étiquettes (TCD)
6. F. Les macros
7. G. Gestion des immobilisations pas à pas sans macro
   1. 1. Création du plan d'amortissement linéaire
   2. 2. Mise en forme conditionnelle du plan
   3. 3. Création du plan d'amortissement dégressif
   4. 4. Naviguer d'une feuille à l'autre
   5. 5. Gérer les sorties d'immobilisations
      1. a. Cession et amortissement linéaire
      2. b. Cession et amortissement dégressif
      3. c. Quand la cession intervient après l'amortissement total du bien
   6. 6. Déterminer le montant de la dotation à comptabiliser
      1. a. Création du tableau croisé dynamique
      2. b. Astuce pour afficher les dotations par type d'amortissement
      3. c. Mise à jour des données
   7. 7. Conclusion
8. H. Gestion des immobilisations avec macros
   1. 1. Construction du formulaire
      1. a. Validation des données et mise en forme conditionnelle
      2. b. Création des boutons
   2. 2. Macro pour réinitialiser le formulaire
   3. 3. Macro pour reporter les données dans la liste des immobilisations
   4. 4. Macro pour créer la fiche immo et le plan d'amortissement
      1. a. Création de la fiche immo et recopie des données
      2. b. Calcul de la Date début amortissement et calcul du taux
      3. c. Calcul de la première ligne du plan
      4. d. Calcul des autres lignes du plan d'amortissement
   5. 5. Macro générale à affecter au bouton Créer
   6. 6. Macro pour gérer la cession
   7. 7. Affecter une macro à un bouton et créer un onglet personnalisé

Calcul de remboursement d’emprunt

1. A. À vous de jouer
2. B. Descriptif du projet
   1. 1. Les différentes méthodes de calcul de l'emprunt
      1. a. Emprunt à amortissement constant
      2. b. Emprunt à annuité constante
3. C. Quelques fonctions financières
   1. 1. CUMUL.INTER
   2. 2. CUMUL.PRINCPER
   3. 3. INTPER
   4. 4. ISPMT
   5. 5. Autres fonctions financières
      1. a. PRINCPER
      2. b. VPM
4. D. Définition du travail attendu : précisions et contraintes imposées
   1. 1. Une fiche calcul de l'emprunt automatisée sans macro
   2. 2. Une fiche de calcul de l'emprunt automatisée avec macro
   6. Index