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Extrait - Gestion collaborative de projets avec Teams et Microsoft 365 Méthodologie et bonnes pratiques
Extraits du livre
Gestion collaborative de projets avec Teams et Microsoft 365 Méthodologie et bonnes pratiques Revenir à la page d'achat du livre

Démarrer le projet

Introduction

La vocation première du démarrage est d’obtenir l’autorisation de lancer le projet. Cette autorisation est donnée par une personne ou une entité extérieure au projet (sponsor, commanditaire, comité de direction, etc.).

Pour obtenir cette autorisation, il est nécessaire de fournir des informations permettant la prise de décision. L’ensemble de ces informations sont formalisées dans un document que nous appellerons ici le Business Case.

Sur la base de ce Business Case, le sponsor pourra décider ou non de lancer le projet. Dans l’affirmative, le chef de projet devra enclencher plusieurs actions nécessaires à l’initialisation du projet.

Au final, le démarrage repose sur les principales activités suivantes :

  • définir le Business Case ;

  • recueillir les attentes des différentes parties prenantes du projet ;

  • constituer l’équipe projet ;

  • mettre en place un espace de travail collaboratif.

Nous allons voir dans ce chapitre en quoi consistent plus précisément ces différentes activités. 

Définir le Business Case

Qu’est-ce qu’un Business Case ?

Un Business Case est avant tout un outil d’aide à la décision. Sa vocation est de permettre à la personne ou à l’entité décisionnaire d’avoir tous les éléments utiles pour décider du lancement ou non du projet.

Un Business Case doit donc contenir des informations relatives au projet envisagé ainsi que des analyses de l’impact de ce projet en termes notamment de coûts, de bénéfices attendus et de risques potentiels.

D’une manière générale, un Business Case est structuré autour de trois grandes parties :

  • intentions du projet ;

  • évaluation coûts/bénéfices/risques du projet ;

  • recommandations.

Nous allons détailler chacune de ces parties dans les sections suivantes.

Intentions du projet

Introduction

Cette partie du Business Case a pour vocation de positionner le projet dans le contexte plus large de l’organisation dans laquelle il s’inscrit.

Il va notamment s’agir d’expliquer le pourquoi du projet, mais aussi de définir le périmètre couvert ainsi que les différentes parties prenantes au sein de l’organisation qui vont être impactées de manière directe ou indirecte par le projet.

De manière concrète, les sections suivantes doivent être développées dans cette partie :

  • opportunités ;

  • objectifs ;

  • périmètre ;

  • parties prenantes.

Opportunités

Il s’agit d’exposer ici les raisons à l’origine de l’idée de lancer un projet. Ces raisons seront justifiées et illustrées par des exemples de faits, de situation ou bien au travers de témoignages recueillis auprès des personnes en demande.

Il s’agit donc d’exprimer les besoins de la manière la plus illustrée et factuelle possible en les situant dans le contexte de l’organisation. Cette section doit faire ressortir les problèmes rencontrés actuellement ainsi que leurs enjeux vis-à-vis de l’organisation et notamment de sa stratégie.

Objectifs

La vocation de cette section est d’apporter des éléments de réponse à la question : que souhaite-t-on obtenir...

Recueillir les attentes des différentes parties prenantes

Introduction

Il s’agit ici, après avoir identifié l’ensemble des parties prenantes du projet dans le cadre de la formalisation du Business Case, de recueillir le maximum d’informations pertinentes quant à leurs attentes de manière à faciliter le déroulement du projet en gérant au mieux les enjeux de chaque acteur impliqué.

De manière concrète, il s’agit de formaliser dans un livrable, parfois nommé registre des parties prenantes, les informations suivantes :

  • identification : nom, positionnement dans l’organisation, localisation géographique, coordonnées, etc. ;

  • rôle dans le projet ;

  • principaux besoins et attentes vis-à-vis du projet.

C’est ce dernier point que nous allons étudier plus en détail dans les sections suivantes.

Principes

La cause de nombreux problèmes et dysfonctionnements dans le cadre des projets réside dans les non-dits ou les malentendus entre les différents acteurs. Pour pallier ces problèmes, il est nécessaire de prendre le temps avec les différentes parties prenantes du projet de clarifier les rôles de chacun et les attendus des uns envers les autres.

Autrement dit, il s’agit de demander à chaque partie prenante de s’exprimer sur ce qu’elle attend de chacun des autres acteurs impliqués dans le projet. Et cette opération concerne également l’équipe projet !

En pratique

Pour recueillir les attentes des parties prenantes et clarifier le rôle des uns et des autres dans le cadre du projet, la technique la plus simple et la plus efficace est sans doute la matrice des attendus (Source : Gamestorming)....

Constituer l’équipe projet

Vue d’ensemble

Une fois la décision prise de lancer le projet, il s’agit maintenant de rassembler les professionnels qui vont permettre de constituer l’équipe nécessaire à l’exécution du projet.

La capacité à recruter les bons profils pour le projet est essentielle à sa réussite. En effet, ne pas disposer des bonnes compétences ou bien d’un nombre insuffisant d’équipiers projet peut avoir un impact direct sur les délais, les risques, les résultats attendus, etc.

Suivant le contexte, le chef de projet peut ne pas avoir la maîtrise quant au choix des membres de son équipe projet pour diverses raisons (recours systématique à des prestataires pour certains types de travaux, organisation matricielle, professionnels disponibles, etc.). Dans le cadre de cette section, nous allons considérer que le chef de projet est libre de choisir ses équipiers projet.

Dans une approche classique de gestion de projet, la constitution de l’équipe se fait généralement au moment de la planification. En effet, dans cette approche, c’est le chef de projet qui identifie, sur la base d’un recueil des besoins et des exigences, l’ensemble des tâches à réaliser et ensuite évalue les besoins en termes de compétences et d’équipiers projet. Dans une approche de gestion collaborative de projet, la philosophie est différente. En effet, elle met la collaboration au cœur même des activités de management et donc de planification. De ce fait, la constitution en amont de l’équipe projet est un aspect important dans la mesure où elle va permettre de faire participer et coopérer les équipiers projet aux différentes activités de management qui vont conditionner en grande partie la manière dont le projet va se dérouler.

L’identification des principaux profils indispensables à l’exécution du projet peut se faire sur la base des éléments du Business Case. Cependant, il pourra être nécessaire, une fois la planification réalisée, de renforcer l’équipe projet avec de nouveaux membres.

De manière concrète, la constitution...

Mettre en place un espace de travail collaboratif

Introduction

Les méthodes de gestion de projet étant déterminées et partagées, reste maintenant à concevoir un espace de travail collaboratif adapté grâce à Teams.

Mettre en place un espace de travail collaboratif avec Teams

Créer une équipe

 Pour créer une équipe, accédez à Teams, sélectionnez Équipes dans le menu latéral gauche, cliquez sur l’icône Créer et rejoindre des équipes et des canaux puis sélectionnez Créer une équipe.

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Créer une équipe - étape 1

Une nouvelle fenêtre apparaît dans l’écran principal.

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Créer une équipe - étape 2

Par défaut, Teams vous propose de créer une équipe à partir de zéro. C’est-à-dire que vous allez devoir définir les différents canaux, onglets et applications.

En cliquant sur le lien Autres options de création, un nouvel écran s’affiche et vous permet de créer une équipe :

  • à partir d’un modèle : Teams crée alors une équipe avec des canaux, des onglets et des applications prédéfinis en fonction du modèle sélectionné ;

  • à partir d’une autre équipe : Teams utilise une équipe existante, celle que vous sélectionnerez, comme modèle. La nouvelle équipe héritera des applications, des paramètres et des canaux de l’équipe existante ;

  • à partir d’un groupe Microsoft : l’équipe nouvellement créée partagera automatiquement le même niveau de confidentialité et les mêmes membres que le groupe sélectionné.

 Pour créer une équipe en utilisant un modèle dédié à la gestion de projet, cliquez sur le modèle Gérer un projet.

Un écran affiche les caractéristiques de l’équipe qui sera créée suivant ce modèle (4 canaux et 8 applications dédiées).

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Créer une équipe - étape 3

 Cliquez sur Utiliser ce modèle pour créer l’équipe suivant ce modèle.

Une nouvelle fenêtre apparaît....