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Extrait - Gestion collaborative de projets avec Teams et Microsoft 365 Méthodologie et bonnes pratiques
Extraits du livre
Gestion collaborative de projets avec Teams et Microsoft 365 Méthodologie et bonnes pratiques Revenir à la page d'achat du livre

Clôturer

Introduction

Principales activités

La clôture a pour vocation de finaliser toutes les activités afin de clore formellement le projet ou l’itération.

Il s’agira notamment de :

  • s’assurer que le client du projet est satisfait du résultat ;

  • réaliser un bilan des travaux en vue de s’améliorer ;

  • accompagner la dissolution de l’équipe ;

  • clôturer l’espace de travail collaboratif.

Avant de nous intéresser à chacune de ces activités, nous allons voir qu’en fonction de l’approche de gestion de projet choisie, à savoir l’approche séquentielle ou l’approche itérative, l’enchaînement et le contenu des activités identifiées précédemment ne seront pas forcément les mêmes.

Planification séquentielle et itérative

Approche séquentielle

Dans une approche séquentielle, la clôture concerne le projet dans son intégralité et il va donc s’agir de basculer du mode projet au mode de fonctionnement normal. Les quatre activités seront réalisées et s’enchaîneront de manière séquentielle.

Approche itérative

Dans une approche itérative, il y aura deux types de clôture :

  • la clôture de chaque itération ;

  • la clôture globale du projet.

Pour la clôture...

S’assurer de la satisfaction client

Introduction

Être sûr d’avoir répondu aux attentes du ou des clients est un aspect essentiel dans tout projet. Que l’approche soit itérative avec des livraisons périodiques et incrémentales de solutions opérationnelles ou bien séquentielle avec une seule livraison à la fin du projet, les principes et les modalités de recueil de l’avis client sur le résultat sont les mêmes. Ils sont de deux formes :

  • recueil formel au cours d’une réunion de revue ;

  • recueil tout au long du projet.

Dans une approche séquentielle, le recueil informel ne se fera pas sur les différentes livraisons du projet puisqu’il n’y en aura qu’une seule à la fin du projet, mais sur la prise en compte et la compréhension des attentes par l’équipe projet et la communication sur l’avancement des travaux.

Réunion de revue

Objectifs de la réunion de revue

Le recueil formel consiste à organiser une réunion avec le ou les clients afin de valider les résultats soit de l’itération, soit du projet global.

La vocation de ce type de réunion est généralement double :

  • faire valider par le client que le résultat livré est conforme à ses attentes ;

  • faire un point sur l’avancement des travaux (valable uniquement pour l’approche itérative). 

Les principales parties prenantes du projet peuvent également être invitées de manière à être tenues informées et impliquées et à obtenir de leur part un maximum de retours sur le résultat livré.

Déroulement de la réunion

Vue d’ensemble

Tout d’abord, pour être efficace, il est important de fixer une durée maximale pour cette réunion, de communiquer l’information au début de la réunion et de faire respecter ce temps.

En règle...

Réaliser un bilan des travaux

Introduction

La vocation d’un bilan des travaux est d’améliorer de manière continue les pratiques, qu’il s’agisse des pratiques liées à la réalisation d’une itération ou bien de celles en rapport avec la gestion du projet dans sa globalité.

De manière pratique, le bilan d’une itération et le bilan d’un projet ne s’intéressent pas aux mêmes aspects.

Pour le bilan d’une itération, nous allons surtout nous concentrer sur les méthodes de travail au sein de l’équipe et sur l’amélioration des pratiques collaboratives.

Pour le bilan d’un projet, ce sont tous les aspects de la gestion de projet qui vont être passés au crible et pas seulement les modes de fonctionnement de l’équipe.

Ainsi, les modalités de réalisation de ces deux types de bilans vont être sensiblement différentes comme nous allons le voir dans les sections suivantes.

Réaliser le bilan d’une itération

Objectif

Le principal objectif d’un bilan d’itération est d’améliorer les modes de fonctionnement de l’équipe projet de manière à la rendre plus performante. C’est un élément clé pour l’amélioration continue des pratiques de l’équipe et son autoapprentissage. Il s’agit de capitaliser les expériences de l’ensemble des équipiers.

La focalisation se porte donc uniquement sur l’équipe et ses modes de fonctionnement.

Seuls les équipiers projet et le chef de projet participent à cette opération.

Principes

Le bilan d’itération se déroule généralement en trois temps comme l’illustre la figure suivante.

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Les trois temps d’un bilan d’itération

Dans un premier temps, il s’agit de réaliser le bilan proprement dit du déroulement de l’itération en recueillant l’avis de chaque membre de l’équipe, y compris le chef de projet. De manière simple, il s’agit de répondre aux trois questions suivantes :

  • Que s’est-il passé de bien ?

  • Qu’est-ce qui s’est mal passé ?

  • Qu’est-ce que l’équipe...

Accompagner la dissolution de l’équipe

L’accompagnement des équipiers projet dans l’après-projet est indispensable.

Celui-ci passe par la réalisation de plusieurs actions.

La première consiste à officialiser la fin du projet avec l’ensemble des équipiers à l’occasion d’un événement festif visant à :

  • acter de manière formelle la fin du projet ;

  • célébrer les résultats ;

  • remercier, voire récompenser chaque équipier pour le travail accompli.

Au-delà de l’officialisation de la fin du projet, c’est également un moyen de valoriser les membres de l’équipe et reconnaître leur travail.

La seconde action est plus spécifiquement tournée vers la suite. Elle consiste à réaliser avec chaque équipier un bilan afin d’identifier les compétences acquises lors du projet ainsi que de s’assurer que ces nouvelles compétences vont pouvoir être valorisées en interne, notamment en les faisant reconnaître par l’organisation (un travail avec la RH est nécessaire sur ce point). Cette rencontre avec chaque équipier projet peut aussi être un bon moyen d’identifier des opportunités de retravailler ensemble dans le cadre d’un autre projet ou d’autres activités.

Clôturer l’espace de travail collaboratif

Tri et sélection des contenus à conserver

La première action visant à clôturer l’espace de travail collaboratif va consister à réaliser collectivement un tri et une sélection des contenus les plus importants à conserver. S’il est tout à fait possible d’archiver un espace de travail collaboratif sans faire un tri dans les contenus à conserver, il est tout de même fortement conseillé de le faire. En effet, l’accès ultérieur aux contenus n’en sera que facilité, notamment pour ceux qui n’ont pas participer directement au projet.

Pour réaliser ce travail dans les meilleures conditions, il faut au préalable définir précisément deux éléments :

  • les types de contenus à conserver ;

  • les règles qui vont permettre de différencier ce qui doit être conservé et ce qui doit être supprimé.

Pour les types de contenus, cela peut être uniquement les documents, c’est-à-dire les fichiers contenus dans l’onglet Fichiers de l’équipe Teams. Mais cela peut également être d’autres types de contenus comme des conversations, des notes, des plans…

En ce qui concerne les règles, pour les documents celles-ci peuvent être très...