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Extrait - Gestion collaborative de projets avec Teams et Microsoft 365 Méthodologie et bonnes pratiques
Extraits du livre
Gestion collaborative de projets avec Teams et Microsoft 365 Méthodologie et bonnes pratiques Revenir à la page d'achat du livre

Exécuter

Introduction

L’exécution a trait à l’ensemble des activités nécessaires à la réalisation du travail défini dans le plan projet et/ou dans le plan défini pour chaque itération.

Mais au-delà de l’exécution effective du plan projet et de la réalisation des tâches définies dans le cadre de la planification, il s’agit ici aussi de faire en sorte que tout se passe dans les meilleures conditions. Aussi, trois activités seront particulièrement importantes :

  • gérer l’équipe projet ;

  • gérer la documentation projet ;

  • gérer les parties prenantes.

Nous allons présenter ici les principaux aspects de ces trois activités même si le premier sera abordé plus largement dans la troisième partie de ce livre.

Au cours de l’exécution, les résultats des travaux peuvent amener à la mise à jour du plan projet sur différents aspects : actions à réaliser, délais, ressources, risques, etc.

Gérer l’équipe projet

Introduction

La gestion de l’équipe projet consiste à améliorer l’interaction entre les membres de l’équipe ainsi que l’environnement global de l’équipe dans le but d’une plus grande efficacité et une performance globale. Ces actions sont d’autant plus importantes que l’équipe projet peut être ce que l’on nomme une équipe virtuelle, c’est-à-dire une équipe composée de membres travaillant à distance dans des lieux différents.

D’une manière générale, gérer une équipe projet c’est se focaliser sur deux grands types d’activité, d’une part le management d’équipe et d’autre part l’animation d’équipe.

Le management d’équipe a pour vocation de réaliser un suivi de la performance de l’équipe projet et de gérer les éventuels conflits. Étant donné que le suivi de la performance de l’équipe est lié aux activités de surveillance et de maîtrise et qu’il sera donc abordé dans le chapitre Surveiller et maîtriser, nous ne nous intéresserons ici qu’à la gestion des conflits.

Pour l’animation d’équipe, il s’agit de faciliter les échanges et le partage d’information entre les équipiers. Cela concerne tant les échanges formels qu’informels. Et comme ces échanges revêtent un caractère important dans le cadre d’une équipe avec des membres à distance, nous allons plus particulièrement nous intéresser dans le cadre de ce chapitre à la réalisation de réunions à distance ainsi qu’au développement de la communication transversale grâce aux conversations.

Gérer les conflits

Sources de conflits

Les sources de conflits au sein d’une équipe projet sont nombreuses.

Bien souvent, les conflits entre équipiers projet naissent dans une organisation du travail à réaliser approximative : objectifs non partagés, désaccord sur les priorités et les travaux à réaliser, mauvaise coordination, etc.

Normalement, si les objectifs...

Gérer la documentation projet

Introduction

L’exécution du plan projet engendre la production d’un grand nombre de documents, qu’il s’agisse de documents de travail ou bien de livrables. Par ailleurs pour le bon déroulement des travaux, il est indispensable que les membres de l’équipe projet puissent avoir accès aux documents de références formalisés lors du démarrage et de la planification : Business Case, registre des parties prenantes, plan projet, etc.

Ceci passe par deux aspects importants :

  • une gouvernance dédiée à la gestion des documents ;

  • une réelle gestion du cycle de vie des documents projets ;

  • une bonne organisation de ces documents.

Gouvernance dédiée à la gestion des documents projet

Qu’est-ce qu’une bonne gouvernance documentaire ?

En matière de gestion de documents, la principale bonne pratique mise en place consiste à définir et mettre en place une gouvernance dédiée. Cela consiste à définir des rôles, des responsabilités ainsi que des règles et des principes à respecter.

Dans tous les cas, la définition et l’attribution de ces règles doivent être claires et précises. 

Tout ceci doit bien entendu être à la mesure de l’importance que les documents vont prendre dans les travaux de l’équipe projet.

Si les documents jouent un rôle central et que l’équipe produit un grand nombre de documents, alors les règles et la gouvernance seront plus élaborées que si la production documentaire est modeste. Dans ce cas, quelques principes simples suffisent avec une cogestion coordonnée par le chef de projet.

Règles de gestion des documents projet

Pour être réellement efficace et performante d’un point de vue opérationnel, la gouvernance doit définir des principes, règles et standards qui seront utilisés quotidiennement par les membres de l’équipe projet impliqués et impactés par la gestion des documents.

Par faciliter leur adoption, il est très important que ces règles soient définies de manière collaborative avec l’ensemble des membres de l’équipe projet.

Parmi les thématiques...

Gérer les parties prenantes

Introduction

La gestion des parties prenantes a pour vocation de faciliter le déroulement du projet en gérant au mieux les attentes et les intérêts de l’ensemble des acteurs impliqués dans le projet.

Au début du projet, lors du démarrage, un travail d’identification des parties prenantes et de prise en compte de leurs attentes a été réalisé. Ces éléments constituent une base d’information importante sur laquelle il est possible d’initier un plan de gestion des parties prenantes. Cependant ces premières informations ne sont pas suffisantes pour construire un plan d’action réellement efficace pour gérer les parties prenantes tout au long du projet. En effet, si leurs attentes sont connues, il n’en est rien de leur compréhension du projet, de leur positionnement par rapport à lui ou bien de leur niveau d’adhésion. 

Or ces informations sont cruciales pour définir des actions adaptées visant à les impliquer dans le projet. Il est évident que l’on ne pourra pas gérer des parties prenantes qui sont en opposition avec le projet de la même manière que d’autres parties prenantes qui sont plutôt motrices !

Il va donc falloir procéder à différentes activités afin de pouvoir définir un plan de gestion des parties prenantes adapté à la réalité du terrain :

  • cartographier les parties prenantes ;

  • analyser l’impact du projet pour chaque partie prenante ;

  • définir un plan de gestion des parties prenantes.

Cartographier les parties prenantes

Faire un état des lieux des principales parties prenantes et de leurs positions respectives est un travail très important pour définir une stratégie ainsi que des actions à mener de manière à maximiser les chances de succès du projet.

Il existe de nombreuses façons de modéliser et cartographier les parties prenantes et leur positionnement par rapport à un projet. Généralement ces cartographies ont pour vocation de mettre en avant l’implication et les comportements des acteurs en fonction de leur importance vis-à-vis du déroulement du projet.

L’identification des comportements...