Communiquer plus efficacement

Les bénéfices du management visuel

Le management visuel permet de répondre efficacement à des enjeux de production et de gestion nécessitant de raccourcir des délais. Il est utilisé pour traiter des informations. Plus une information est complexe ou comporte de ramifications devant être prises en compte, plus le management visuel sera efficace. Souvent attribué à Toyota et au Kanban, le management visuel existe en réalité depuis des siècles.

Un agenda papier ou électronique est un outil de management visuel. Une liste ordonnancée contenant l’ensemble des rendez-vous de la semaine possède exactement la même information qu’un tableau avec une colonne par jour et une ligne par heure comportant des cases dans lesquelles on inscrit les rendez-vous à la jonction appropriée. C’est une présentation différente permettant d’accéder plus facilement à une information dérivée :

Quel jour et à quelle heure puis-je trouver deux heures consécutives pour cette nouvelle réunion ?

Les outils de management visuel

Scrum n’impose pas de recourir au management visuel. Cependant, quelques extraits du guide Scrum montrent que les informations que la Scrum Team doit communiquer peuvent s’avérer complexes à transmettre. De plus, des décisions étant prises sur la base de ces informations, il est essentiel qu’elles soient correctement transmises et assimilées dans le délai le plus bref, afin d’accroître la valeur et l’agilité de l’organisation.

Cette pratique consistant à utiliser davantage de supports visuels n’est cependant pas une fin en soi, mais un moyen qui ne saurait en aucun cas se substituer aux vertus de l’empirisme. Le Product Owner doit donc rester vigilant et ne pas établir une prospective sur la base de statistiques ou d’études comparées de tableaux ou de graphiques, mais s’appuyer en permanence sur des données empiriques.

Communiquer efficacement

Le Product Owner peut avoir une excellente vision du produit et un plan opérationnel parfaitement adapté à la situation, mais s’il ne sait pas communiquer efficacement ces informations, cela ne lui sera pas d’une grande utilité.

Un savoir, une connaissance, une vision produit… tous ces éléments reposent sur de multiples unités d’information pouvant être de deux natures différentes :

Par exemple, si un sculpteur écrit qu’il faut tailler le marbre dans le sens de la pierre en ressentant son âme, un profane peut apprendre cette instruction par cœur, elle ne lui servira à rien. Nombreux sont les « grands maîtres » possédant une expérience supérieure à 50 000 heures qui, pour enseigner à leurs élèves, mettent ces derniers dans des conditions d’échec répété à seule fin de parvenir à pratiquer un mouvement parfait. Certaines connaissances ne se transmettent ni par écrit ni par oral, mais en présence physique. Elles reposent sur des informations implicites. C’est pour cette raison que Scrum recommande que toute la Scrum Team soit située dans le même lieu géographique.

Quels que soient les efforts déployés par le Product Owner, il sera toujours difficile de s’assurer que les informations implicites sont correctement partagées par tous les acteurs. En revanche, quelques efforts d’attention et de choix des supports les plus efficaces permettent de maximiser rapidement la qualité de sa communication.