Définir le tableau de bord

Quelle est la place du tableau de bord dans la stratégie ?

Commençons par une remarque préalable sur la place de l’information : une information isolée ne représente rien, la prise de décision doit résulter de rapprochement d’informations de nature parfois variée (et de sources réparties). Ce rapprochement se fait parfois dans l’esprit des dirigeants de manière empirique. Nous proposons dans cet ouvrage de canaliser les sources, les traitements et les affichages. Nous sommes de plain-pied dans une partie de l’univers mathématiques : les statistiques et Excel nous aident dans sa mise en œuvre.

Dans ce rapprochement, une attention particulière doit être prêtée à la causalité des événements, c’est-à-dire aux liens entre eux (la vérification pourra s’appuyer sur l’audit des formules en repérant antécédents et dépendants). Il est aussi nécessaire de s’interroger sur la force de la relation entre ces événements (et son sens), on parle de corrélation (voire de covariance). Pour agir sur un indicateur (exemple la qualité d’une production), il est possible de prendre une décision d’investissement sur un événement antécédent et fortement corrélé, la formation des opérateurs de production par exemple.

Le pilotage d’une activité, d’une entreprise, …, d’un appareil comporte des grandes tendances que nous allons évoquer dans cet ouvrage. De manière assez globale, on peut considérer qu’il faut « garder à l’œil » diverses sortes d’éléments mesurés. Certains sont là pour éclairer...

Types d’organisation d’un classeur

Le classeur global (ainsi que ses sous-parties) portant sur un département de l’entreprise peut, par exemple, comporter des éléments génériques (dans l’exemple ci-dessous situés sur la gauche et sur fond vert), accessibles de manière systématique pour tous et des parties spécifiques accessibles aux seuls concernés (dans l’exemple ci-dessous situés sur la droite et sur fond orange). Pour chaque département, l’information sera découpée en items, ratios, indicateurs, points de détail, thématiques… Dans les trois tableaux de bord suivants nous les nommerons « thématique ».

Une autre approche consiste à distinguer les zones permanentes des zones liées à l’année en cours et éventuellement à l’année précédente. Une zone de données plus anciennes sera localisée dans les archives.

Enfin dans le cas d’un processus, il sera intéressant de matérialiser chaque étape constituant le processus en le présentant de manière chronologique de gauche à droite.

Ainsi, si le processus concerne les ressources humaines, on pourra gérer la globalité du processus du recrutement, à la gestion des fins de contrats, en passant par toutes les étapes (mensuelles et annuelles) de la relation du salarié avec son entreprise.

Les données seront de préférence stockées dans le même classeur et réparties dans différentes feuilles. L’avantage de cette méthode est que les liens internes sont plus faciles à maintenir (par rapport à des liens vers d’autres classeurs). La sauvegarde et la diffusion du tableau...

Exploiter les données existant dans l’entreprise (données internes)

Excel offre la possibilité de se brancher sur des sources de données existantes au sein de votre organisation.

Le branchement se fait par l’onglet Données - groupe Données externes. Différents choix sont possibles comme vous pouvez le constater dans l’écran ci-dessous :

La connexion peut se faire À partir d’un fichier, fichier de type PDF ou fichier texte ou csv pour importer des données de type texte (cette manipulation est détaillée au chapitre Les données).

Le second choix À partir d’une base de données peut se faire à partir d’une base de données Access ou SQL ; nous détaillerons l’usage de la source Access au chapitre Les données.

Le troisième choix À partir d’Azure permet de se connecter à des sources Synapse Analytics ou autres.

Le quatrième choix À partir de service en ligne permet de puiser dans des données de type Power BI, SharePoint, Dynamics, Salesforce notamment.

Enfin, le choix À partir d’autres sources permet d’opter pour des connexions de type classeur Excel (table structurée ou plage nommée), Web, Microsoft Query, voire Facebook… Ces choix de sources sont liés à la nature de la base de données que votre organisation utilise :

Le point d’achoppement d’une chaîne de traitement d’informations réside souvent dans la qualité des données : c’est vrai aussi pour les tableaux de bord. Il faut donc que les données présentes dans les serveurs de l’entreprise soient de qualité optimale. Le travail consiste donc dans un premier temps, à traquer...