Blog ENI : Toute la veille numérique !
🎃 Jusqu'à -30% sur les
livres en ligne, vidéos et e-formations.
Code : GHOST30.
Cliquez ici !
Accès illimité 24h/24 à tous nos livres & vidéos ! 
Découvrez la Bibliothèque Numérique ENI. Cliquez ici

Saisie et modification des données

Saisir des données constantes (texte, valeurs...)

 Activez la cellule dans laquelle la donnée doit apparaître.

Vérifiez toujours la référence de la cellule active dans la zone Nom de la barre de formule.

 Saisissez la donnée.

images/0605rb13.png

Dès la saisie du premier caractère, deux symboles apparaissent dans la barre de formule :

images/i104V21.PNG permet d’annuler la saisie (correspond à la touche Echap).
images/i105V21.PNG permet de valider la saisie (correspond à la touche Entrée).

Parallèlement, l’indicateur Entrer de la barre d’état indique que seules des saisies peuvent être réalisées.

 Pour valider la saisie, utilisez la touche Entrée ou Tab ou une touche de direction quelconque ou bien cliquez sur le bouton images/i105V21.PNG.

Le fait d’atteindre une nouvelle cellule valide la saisie précédente. Dès que vous activez une nouvelle cellule, Excel revient en mode Prêt et les symboles images/i104V21.PNG et images/i105V21.PNG se grisent.

Après validation, les données de type Texte s’alignent à gauche des cellules et celles de type Date ou Numérique s’alignent à droite. En outre, les données de type Date sont automatiquement formatées (exemple : 31/03 devient 31-mars).

Pour la saisie des données, prêtez attention aux remarques suivantes :

  • Pour les valeurs numériques, faites attention à saisir...

Insérer des caractères spéciaux

Cette technique permet d’insérer des symboles qui ne figurent pas sur le clavier. Un caractère spécial peut être inséré dans une cellule vide ou à l’intérieur d’un texte au moment de la saisie.

 Activez l’onglet Insertion et cliquez sur le bouton Symbole du groupe Symboles.

La boîte de dialogue Caractères spéciaux s’affiche ; l’onglet Symboles est actif.

 Dans la liste Police, sélectionnez la police contenant le caractère à insérer : pour insérer des caractères classiques (par exemple, des majuscules accentuées, des fractions...), choisissez la police (texte normal) ; pour insérer des caractères grecs ou mathématiques, choisissez la police Symbol ; pour insérer des symboles illustrés, utilisez les polices Webdings, Wingdings, Wingdings 2 et Wingdings 3.

 Sélectionnez le caractère à insérer en cliquant dessus.

images/05RBXL16-01.png

 Cliquez sur le bouton Insérer.

 Insérez éventuellement d’autres caractères puis fermez la boîte de dialogue en cliquant sur le bouton Fermer.

 Terminez la saisie si besoin puis validez.

Insérer la date/l’heure système dans une cellule

La date et l’heure système sont gérées par Windows.

 Activez la cellule dans laquelle doit apparaître la date et/ou l’heure système.

 Pour insérer la date et/ou l’heure système mises à jour à chaque ouverture du classeur, utilisez l’une des deux fonctions suivantes :

=AUJOURDUI()

Pour insérer la date du jour.

=MAINTENANT()

Pour insérer la date et l’heure.

 Pour insérer la date du jour et/ou l’heure système fixe, utilisez l’un des raccourcis-clavier suivants : Ctrl; pour insérer la date ou Ctrl: pour insérer l’heure.

Si la date affichée n’est pas celle du jour, corrigez la date système de votre ordinateur sur Windows 8, à partir du Panneau de configuration de Windows, option Horloge, langue et région puis Date et heure ou sur Windows 10, en choisissant l’option Ajuster la date/l’heure du menu contextuel (clic droit) de la date (à droite de la barre des tâches).

Utiliser la fonction de saisie semi-automatique

Lorsque vous saisissez les premiers caractères, il est possible qu’Excel vous propose des données existant dans la colonne et commençant par les mêmes caractères.

 Si l’entrée proposée vous convient, validez la saisie ; sinon, vous pouvez afficher une liste en appuyant sur AltFlèche en bas.

images/0607rb13.png

La liste des entrées existant dans la colonne apparaît. Vous pouvez également afficher cette liste en cliquant avec le bouton droit de la souris et en choisissant l’option Liste déroulante de choix.

 Cliquez alors sur l’entrée qui vous convient.

Si aucune entrée ne vous convient, poursuivez la saisie.

Cette fonction est disponible si l’option Saisie semi-automatique des valeurs de cellule de la boîte de dialogue Options Excel est active (onglet Fichier - Options - catégorie Options avancées - Options d’édition).

Utiliser le Remplissage instantané pour compléter une colonne

Auparavant, lorsque vous souhaitiez effectuer des manipulations sur des chaînes de caractères telles que l’extraction de noms ou de prénoms, d’adresses électroniques, de numéros de téléphone, etc. vous deviez utiliser la commande Convertir ou les fonctions GAUCHE, DROITE, CHERCHE ou NBCAR. Mais la création d’une telle formule pouvait vite s’avérer difficile pour des manipulations complexes comme l’extraction d’un nom de famille suivi de l’initiale du prénom par exemple. Désormais, la fonctionnalité appelée Remplissage instantané (ou Flash Fill en anglais) permet depuis Excel 2013 de détecter la règle de décomposition, de concaténation et/ou de mise en forme que vous appliquez à un exemple, afin de la reproduire automatiquement sur toute votre liste.

Après avoir appris comment activer ou désactiver cette fonctionnalité, nous découvrirons ici comment l’utiliser à travers quelques exemples. Ces exemples ne sont pas une représentation exhaustive des possibilités de cet outil mais ils vous permettent d’en comprendre le principe d’utilisation.

Activer/désactiver la fonctionnalité

Le Remplissage instantané est activé par défaut depuis Excel...

Saisir un même contenu dans plusieurs cellules

 Sélectionnez la plage de cellules concernées (elles peuvent ne pas être adjacentes).

 Saisissez le contenu commun à toutes ces cellules (formule, texte ou nombre).

Lorsque le contenu est une formule, saisissez la formule qui concerne la cellule active.

 Validez par les touches CtrlEntrée.

Saisie et recopie sont réalisées en une seule manipulation !

Saisir un texte de plusieurs lignes dans une cellule

Deux techniques permettent de faire apparaître du texte sur plusieurs lignes dans une cellule : par la saisie ou en modifiant le format de la cellule.

Créer un saut de ligne

 Lorsque vous êtes en cours ou en modification de saisie, utilisez la combinaison de touches AltEntrée pour imposer votre retour à la ligne à l’endroit souhaité.

images/0624rb13.png

Si la hauteur de la barre de formule n’est pas ajustée, vous ne visualisez que la dernière ligne saisie.

 Validez par Entrée.

La hauteur de ligne de la feuille de calcul s’adapte automatiquement.

Définir un renvoi à la ligne automatique

 Sélectionnez les cellules concernées.

 Dans le groupe Alignement de l’onglet Accueil, cliquez sur l’outil Renvoyer à la ligne automatiquement images/IC-001n.png.

Les données sont renvoyées à la ligne de manière à ajuster le contenu de la cellule à la largeur de la colonne. Si vous modifiez la largeur de la colonne, les données sont automatiquement ajustées en conséquence.

Créer une série de données

Une série de données correspond à une suite logique de valeurs. Vous pouvez créer une série de données de dates, d’heures, de mois, de jours, d’un mélange de textes et de valeurs numériques.

Créer une série de données simple

Ce type de série permet d’afficher des valeurs successives avec un incrément égal à une unité.

 Saisissez la première valeur de la série : il peut s’agir d’une date, d’un mois, d’un jour de la semaine, d’un trimestre ou d’un texte quelconque se terminant par un chiffre.

 Faites glisser la poignée de recopie de cette cellule jusqu’à la cellule d’affichage de la dernière valeur vers le bas ou vers la droite pour remplir en ordre croissant, vers le haut ou vers la gauche pour remplir en ordre décroissant.

images/0625rb13.png
Juste après avoir créé votre série, le bouton Options de recopie incrémentée images/OUT32.png apparaît dans le coin inférieur droit de la série.

 Si vous souhaitez modifier le type d’incrémentation selon le type de série, ouvrez la liste du bouton Options de recopie incrémentée images/OUT32.png.

images/05RBXL19-01.png

 Cliquez sur l’option adéquate, les options affichées dépendent du type...

Insérer des données d’Internet

Vous pouvez désormais enrichir vos tableaux avec des données boursières et/ou géographiques grâce à la fonctionnalité Type de données de Excel Microsoft 365.

Ces deux types de données sont considérés comme des types de données liés car Microsoft récupère directement les informations depuis Internet pour les importer dans votre tableau Excel.

 Sélectionnez les cellules contenant les données pour lesquelles vous souhaitez ajouter des informations.

Bien que ce ne soit pas nécessaire, nous vous recommandons de créer un tableau de données pour faciliter l’extraction des informations (cf. chapitre Tableau de données - Créer un tableau de données).

 Cliquez sur le bouton Données Boursières ou Données géographiques du groupe Types de données de l’onglet Données.

images/15RB04V21.PNG
Excel convertit votre texte et affiche en regard du nom l’icône images/i123V21.png pour le type de données boursières et l’icône images/i124V21.png pour le type de données géographiques. Le texte entre parenthèses indique le code d’identification du marché financier.

Une icône point d’interrogation peut s’afficher lorsque le nom saisi n’a pas été identifié...

Utiliser l’Éditeur d’équations

L’Éditeur d’équations permet de documenter une formule dans une feuille de calcul Excel en insérant une équation mathématique en tant qu’objet.

Insérer une équation prédéfinie

 Activez l’onglet Insertion, puis cliquez sur le bouton Symboles et ouvrez la liste associée au bouton Équation pour afficher la liste des équations disponibles.

images/03RB01v23.png

 Cliquez sur l’équation souhaitée.

L’équation s’insère sous forme d’objet dans la feuille de calcul ; l’onglet Equation propose des outils d’équation :

images/03RB02v23.png

 Pour convertir la sélection en formulaire à une dimension pour une édition simplifiée, cliquez sur le bouton images/i013V21.PNG du groupe Outils.

Notre équation devient :

images/05RBXL16-05.png

 À l’inverse, pour convertir la sélection en formulaire 2D pour un affichage professionnel, cliquez sur le bouton images/i014V21.PNG du groupe Outils.

Notre équation se présente alors ainsi :

images/05RBXL16-06.png

Créer une équation

 Activez l’onglet Insertion, puis cliquez sur le bouton Symboles et sur la partie supérieure du bouton Équation.

images/05RBXL16-07.png

 Utilisez les outils de l’onglet contextuel Equation pour saisir les variables de l’équation. Vous pouvez ainsi cliquer sur les boutons du groupe...

Modifier le contenu d’une cellule

 Faites un double clic dans la cellule à modifier :

images/0634rb13.png

Un point d’insertion apparaît dans la cellule (la petite barre verticale clignotante) à l’endroit où vous avez cliqué et Excel passe en mode Modifier.

 Réalisez vos modifications.

 Validez les modifications.

Vous pouvez aussi cliquer dans la cellule et utiliser la touche F2 ou effectuer directement vos modifications dans la barre de formule.

Effacer le contenu des cellules

 Sélectionnez les cellules à effacer puis appuyez sur la touche Suppr.

Le contenu des cellules est alors supprimé mais pas le format.

 Pour effacer le contenu et/ou le format et/ou les commentaires et les notes, cliquez sur l’outil Effacer du groupe Édition de l’onglet Accueil.

images/05RB03V21.PNG

 Cliquez sur l’option en fonction de ce que vous souhaitez effacer.

Pour effacer le contenu des cellules, vous pouvez également sélectionner les cellules concernées puis faire glisser la poignée de recopie sur cette même sélection.

Remplacer un contenu de cellule et/ou un format par un autre

Cette manipulation permet de remplacer automatiquement le texte et/ou le format de plusieurs cellules par un autre texte et/ou format. Cette technique permet également de modifier le texte contenu dans les formules.

Remplacer du texte

 Si le remplacement doit porter sur toute la feuille ou toutes les feuilles du classeur, activez une seule cellule ; si le remplacement ne concerne qu’une partie de la feuille active, sélectionnez la plage de cellules correspondante.

 Dans l’onglet Accueil, cliquez sur le bouton Rechercher et sélectionner du groupe Édition puis cliquez sur l’option Remplacer ou utilisez le raccourci-clavier CtrlH.

 Dans la zone Rechercher, saisissez le texte à remplacer.

Cette zone peut contenir des lettres, des nombres, des signes de ponctuation ou des caractères génériques (? ou * qui remplacent respectivement un ou plusieurs caractères).

 Dans la zone Remplacer par, saisissez le texte de remplacement.

 Comme pour la recherche de cellules (cf. Rechercher une cellule du chapitre Déplacements/sélections dans une feuille) vous pouvez, après avoir cliqué sur le bouton Options, indiquer où et comment Excel doit rechercher le texte à remplacer.

 Pour réaliser le remplacement un par un, cliquez sur le bouton Suivant pour atteindre la première...

Vérifier l’orthographe

Le vérificateur contrôle la feuille de calcul active, y compris le contenu des cellules, les commentaires de cellule, les graphiques, les zones de texte, les boutons, les en-têtes et pieds de page mais ne contrôle pas les feuilles protégées ni les formules ou le texte résultant d’une formule.

 Pour vérifier toute une feuille d’un classeur, activez seulement l’une de ses cellules. Pour vérifier une zone de texte, sélectionnez-la.

 Activez l’onglet Révision et cliquez sur le bouton Orthographe du groupe Vérification ou faites F7.

Excel lit le texte et s’arrête dès qu’un mot lui est inconnu. Un mot peut être inconnu s’il est absent du dictionnaire Excel ou saisi avec un emploi inhabituel de majuscules (exemple : NOus).

Cette vérification repose sur un dictionnaire principal (celui d’Excel) et autant de dictionnaires personnels que vous le souhaitez (par défaut le seul dictionnaire personnel existant est PERSO.DIC).

images/05RBXL16-17.png

 Si le mot est correctement orthographié, cliquez sur le bouton :

Ignorer

Pour laisser le mot inchangé et poursuivre la vérification.

Ignorer tout

Pour "ignorer" le mot et toutes ses occurrences suivantes.

Ajouter au dictionnaire

Pour ajouter le mot dans le dictionnaire personnel actif.

 Si le mot est incorrect, vous pouvez...

Utiliser et définir les corrections automatiques

La correction automatique corrige vos fautes habituelles en cours de saisie (ex : vous tapez toujours "magazin" au lieu de "magasin").

 Pour activer ou désactiver la correction automatique, cliquez sur l’onglet Fichier puis Options. Sélectionnez la catégorie Vérification et cliquez sur le bouton Options de correction automatique.

Cochez ou décochez (selon le cas) l’option Correction en cours de frappe.

 Pour définir des corrections automatiques, saisissez le mot mal orthographié ou l’abréviation dans la zone Remplacer puis saisissez la bonne orthographe dans la zone de saisie Par.

images/05RBXL16-19.png

 Cliquez sur le bouton Ajouter pour définir une autre correction automatique.

 Validez ensuite en cliquant à deux reprises sur le bouton OK.