Produire et gérer les documents

Comprendre ce qu’est un document

Quelques mots sur les notes

Blocs-notes OneNote

Dans l’environnement Microsoft 365, dont Teams fait partie, les notes OneNote sont des documents avec quelques spécificités qu’il nous semble important de décrire ici.

Dans OneNote, les notes sont organisées en blocs-notes, composées de sections, elles-mêmes découpées en pages, ce sont les notes.

À chaque équipe peut être associé un bloc-notes OneNote d’équipe dédié. Celui-ci est disponible au travers d’un onglet de canal et il est accessible à tous les membres de l’équipe qui peuvent y apporter leurs contributions.

Exemple de bloc-notes d’équipe

Bien qu’il s’agisse d’un document, ce bloc-notes d’équipe n’est pas accessible par l’onglet Fichiers.

Cependant, dans l’onglet Fichiers, il est tout à fait possible de gérer des blocs-notes OneNote comme le montre la capture d’écran suivante.

Partage de bloc-notes dans l’onglet Fichiers

En plus du bloc-notes d’équipe, il est également...

Définir et mettre en place une gouvernance dédiée, mais adaptée

En matière de gestion de documents, la principale bonne pratique mise en place consiste à définir et mettre en place une gouvernance dédiée. Cela consiste à définir des rôles, des responsabilités ainsi que des règles et des principes à respecter.

Dans tous les cas, la définition et l’attribution de ces règles doivent être claires et précises. 

Tout ceci doit bien entendu être à la mesure de l’importance que les documents vont prendre dans les travaux de l’équipe.

Si les documents jouent un rôle central et que l’équipe produit un grand nombre de documents, alors les règles et la gouvernance seront plus élaborées que si la production documentaire est modeste. Dans ce cas, quelques principes simples suffisent avec une cogestion coordonnée par l’animateur.

Définir des règles de gestion

Pour être réellement efficace et performante d’un point de vue opérationnel, la gouvernance doit définir des principes, règles et standards qui seront utilisés quotidiennement par les différents membres de l’équipe impliqués et impactés par la gestion des documents. Ces éléments sont aussi nombreux que variés et leur étendue peut être très différente d’une équipe à l’autre.

Par ailleurs, il est très important que ces règles soient définies de manière collaborative avec l’ensemble des membres de l’équipe. En effet, ce sont eux qui sont les premiers concernés, à la fois en tant que producteurs de documents, mais également...

Introduction

La vocation de l’organisation des documents est de faciliter l’accès des utilisateurs aux informations utiles. Il s’agit donc de mettre en œuvre divers mécanismes leur permettant de trouver facilement les documents pertinents, c’est-à-dire les documents dont ils ont besoin pour réaliser leurs tâches.

Classiquement, ces mécanismes sont au nombre de trois :

Nommer

Dans Teams, le nom d’un document revêt une importance capitale dans la mesure où c’est le principal élément qui permet de l’identifier. Il est donc fortement conseillé d’adopter des règles de nommage afin de faciliter le repérage, l’identification et la recherche de documents. Et ce conseil vaut même si un plan de classement précis et efficace a été mis en place.

En effet, dans un même dossier dédié à un sujet précis, il peut y avoir des documents similaires, sans noms explicites, nécessitant de les ouvrir un à un pour savoir ce qu’ils contiennent.

Exemple de noms de fichiers non explicites

Dans l’exemple ci-dessus difficile de savoir de quels types de notes il s’agit et surtout de savoir quelles sont les différences entre les documents en ce qui concerne les contenus… Il aurait fallu à la place de « notes » ou en complément indiquer des mots clés décrivant les contenus en question.

Cependant, la mise en place de règles de nommage est souvent vécue par les utilisateurs comme une contrainte. C’est notamment le cas, lorsque ces mêmes règles...

Introduction

Tout au long de leur existence, les documents ne cessent d’évoluer, depuis leur création jusqu’à leur destruction.

Par exemple, certains documents, avant leur diffusion publique, passent par diverses étapes de modification, enrichissement, mais aussi et surtout de validation et d’approbation. C’est le cas de livrables importants comme un Business Cas ou un cahier des charges.

Par ailleurs, certains documents sont archivés après de nombreuses années d’utilisation alors que d’autres ont une durée de vie très limitée dans le temps du fait de leur obsolescence rapide.

Enfin, certains autres documents connaîtront une nouvelle vie après avoir subi une reconfiguration des éléments les composant.

Ces évolutions dans le temps et dans les usages des documents doivent être prises en compte pour en faciliter l’utilisation au quotidien et notamment dans le cadre des travaux d’équipe. C’est l’objet de la gestion du cycle de vie des documents.

Par définition, on peut définir le cycle de vie des documents comment étant le processus que chaque document suit, depuis sa création jusqu’à sa destruction, en passant par son enrichissement, son approbation, sa publication et son archivage.

En règle générale, on peut identifier trois grands types de statuts :

Introduction

La collaboration autour des documents dans le cadre de Teams est le procédé par lequel plusieurs personnes peuvent éditer et modifier un même document. On parle également de co-édition. Celle-ci peut être séquentielle ou simultanée et elle est intimement liée au concept de suivi des modifications, comme nous allons le voir dans les sections suivantes. 

Mais avant de voir comment définir des modes de fonctionnement autour de la co-édition et du suivi des modifications, nous allons nous intéresser plus en détail à la notion de co-édition et de ses deux formes principales.