Administration de SharePoint Online et OneDrive

Introduction

SharePoint et OneDrive font partie, avec Microsoft Teams, des outils collaboratifs les plus utilisés de l’écosystème de Microsoft 365. Certaines personnes l’ignorent encore, mais ces trois outils partagent la même base, à savoir SharePoint. 

La première version de SharePoint a été lancée en 2001 sous le nom de SharePoint Portal Server. Cette première version était une solution de gestion documentaire avec des fonctionnalités limitées sur la collaboration et le partage de documents.

Entre 2003 et 2010, SharePoint a connu plusieurs évolutions majeures, notamment avec les versions Windows SharePoint Services (WSS) 2.0 et 3.0, puis SharePoint Server 2007 et 2010. Ces versions ont apporté des fonctionnalités telles que les bibliothèques de documents, les listes ainsi que le flux de travail (workflow).

Cependant, l’évolution la plus marquante de SharePoint a été son entrée dans le cloud. En 2008, le service avait été intégré à Microsoft Online Services, mais cette version était encore limitée en termes de fonctionnalités.

C’est en 2011, avec le lancement de Microsoft 365 (à l’époque Office 365), que l’appellation de SharePoint Online fait son apparition. Cette version permet de faire de SharePoint un service...

Vue d’ensemble de SharePoint Online

Le centre d’administration de SharePoint Online regroupe tous les paramètres liés à SharePoint, mais aussi ceux liés à OneDrive. Cette interface, commune aux deux produits, centralise les usages comme la gestion des sites, les permissions ou encore le partage. Il dispose de son propre rôle, appelé SharePoint Administrator. Comme le rôle Global Administrator qui dispose de l’ensemble des autorisations nécessaires à la gestion d’un tenant Microsoft 365, d’autres rôles peuvent également y accéder, mais avec des droits limités et une visibilité restreinte.

Le centre d’administration de SharePoint est accessible depuis l’adresse https://nomdutenant-admin.sharepoint.com ou depuis le centre d’administration de Microsoft 365 disponible à l’adresse https://admin.microsoft.com.

Il se compose de deux sections principales : la partie centrale affichant plusieurs vignettes qui offrent un aperçu général des différents services et la partie de gauche qui regroupe les différents menus présents dans le portail d’administration.

Présentation des menus du centre d’administration de SharePoint :

Création et administration des sites

L’administration des sites est l’une des principales tâches des administrateurs SharePoint. Il existe différents types de sites et chacun est conçu pour répondre à des besoins spécifiques, allant de la collaboration à la gestion de documents. 

Voici les différents types de sites.

Le site d’équipe sans groupe

Le site d’équipe sans groupe fonctionne de la même manière qu’un site d’équipe, mais sans être lié à un groupe Microsoft 365. Ce type de site sera utilisé pour des besoins tels que :

Le site de communication

Contrairement au site d’équipe, le site de communication n’est pas conçu pour de la collaboration active. Il est principalement utilisé pour partager des informations au sein de l’organisation sous forme de :

Que ce soit un site d’équipe sans groupe ou un site de communication, ils reposent tous deux sur un site SharePoint.

Voici un aperçu de la structure d’un site SharePoint :

Partage et travail collaboratif sur OneDrive

Comme vu en introduction, OneDrive utilise la même plateforme que SharePoint. Son utilisation permet aux utilisateurs de partager, modifier et sauvegarder des documents à travers un espace de stockage. Il permet également de synchroniser des bibliothèques de documents SharePoint afin de faciliter aux utilisateurs la modification des fichiers.

Gestion des partages externes

Le partage externe dans SharePoint et OneDrive est une fonctionnalité très utilisée dans une organisation, car elle permet de collaborer avec des personnes extérieures à l’organisation (clients, fournisseurs ou prestataires). Les utilisateurs externes n’ont pas l’obligation de détenir un compte Microsoft 365. Le partage peut se faire au niveau d’un document, d’un dossier, d’une bibliothèque ou d’un site SharePoint.

Bien que le partage externe soit utile pour les utilisateurs d’une organisation, il est important de noter que l’activation d’une telle option nécessite une surveillance et une sensibilisation accrues pour éviter les risques de fuites de données. C’est pour cela qu’il est recommandé d’activer l’authentification multifacteur (MFA) pour ce type de compte.

PnP PowerShell

PowerShell est un outil permettant aux administrateurs de réaliser et automatiser des tâches. Chaque service de Microsoft 365 est administrable à travers certains modules, c’est le cas notamment d’Exchange Online avec son module Exchange Online PowerShell. Dans le cas de SharePoint Online, en plus du module principal SharePoint Online Management Shell, il existe un module appelé PnP PowerShell.

Limitations de SharePoint et OneDrive

SharePoint et OneDrive sont des outils performants qui facilitent la collaboration au sein d’une organisation.

Cependant, il est possible que certains administrateurs et utilisateurs puissent faire face à des limites techniques et fonctionnelles.

Voici une liste non exhaustive des limites dans SharePoint et OneDrive.

Limitations des documents et fichiers

La taille d’un fichier ne peut pas excéder 250 Go. Au-delà de cette taille, le fichier ne peut pas être téléchargé ni synchronisé à travers SharePoint ou OneDrive.

Il n’est pas recommandé de synchroniser plus de 300 000 fichiers avec OneDrive. S’il y a un dépassement, la synchronisation peut ralentir, voire s’arrêter.

Le chemin d’accès à un fichier ne doit pas dépasser 400 caractères. La limite démarre à un moment précis dans l’URL :

Si l’URL d’un fichier OneDrive était la suivante :

https://lekxis-my.sharepoint.com/personal/ruben_lukas_lekxis_
onmicrosoft_com/Documents/Export/2023-07-10T08_54_50+00_00.pdf 

la limite commencerait à s’appliquer à partir de :

personal/ruben_lukas_lekxis_onmicrosoft_com/Documents/Export/
2023-07-10T08_54_50+00_00.pdf 

Si l’URL...