Introduction

Tout administrateur faisant son entrée dans l’écosystème Microsoft 365 sera confronté à des termes comme « cloud », « tenant », « intelligence artificielle », « application » ou encore « service ». Le rôle d’un administrateur Microsoft 365 est de mettre en place et de maintenir une infrastructure qui puisse répondre aux exigences d’une organisation.

En fonction des équipes et des demandes, les administrateurs devront appliquer leur savoir-faire dans différents domaines :

la gestion : être capable d’administrer les différents objets (compte, groupe, boîtes aux lettres, etc.) ;
le collaboratif : mettre à disposition des utilisateurs différents services et applications afin de leur permettre de réaliser leur projet ;
la sécurité : assurer la protection des données et des comptes utilisateur ;
la formation : être en mesure de transmettre les bonnes pratiques sur les différents outils ;
la communication : savoir informer sur les derniers changements mis en place ou à venir.

De nos jours, la technologie cloud s’est largement développée au sein des entreprises, faisant de nos simples outils bureautiques d’autrefois...

Fonctionnalités et innovations

1. Le cloud

Avant d’embarquer dans le vol en direction de l’écosystème Microsoft 365, il est important de comprendre le concept de base : le cloud.

Le cloud (ou communément appelé « nuage ») est une technologie qui permet d’accéder à distance à des données, des applications ou des serveurs hébergés par un fournisseur comme Amazon, Google ou bien encore Microsoft.

Le principe de cette solution est simple, se libérer de toute contrainte matérielle. En effet, avec le cloud, les infrastructures physiques laissent leur place à des ressources distantes se mettant à jour automatiquement.

Pour utiliser ce genre de solution, deux éléments sont essentiels : une connexion internet et un compte utilisateur. Ce compte permettra à un utilisateur ou à une utilisatrice d’accéder aux différents services en fonction de son abonnement ou de son type de licence.

Comme toute technologie, le cloud présente de nombreux avantages, mais également certains inconvénients :

Avantages	Inconvénients
La donnée est disponible 24 h/24, 7j/7 et accessible de n’importe quel endroit.	Avoir une connexion internet stable.
Les mises à jour et les correctifs sont automatiquement déployés.	Les données étant hébergées ailleurs, il est nécessaire de mettre l’accent sur la sécurité et la confidentialité des données.
Moins de serveurs physiques donc une architecture beaucoup plus simplifiée.	Sur le long terme, le coût peut rapidement être important (licence, service, augmentation des tarifs, etc.).

Tous ces avantages et inconvénients démontrent qu’il est primordial de respecter certaines étapes avant d’adopter une stratégie orientée cloud :

Identification de son besoin : un besoin bien identifié permettra d’avoir une architecture adaptée et évitera les solutions surdimensionnées.
Choix de l’hébergeur : il faut choisir un hébergeur qui respecte les normes de sécurité ainsi que la confidentialité des données, conformément aux réglementations en vigueur comme le RGPD.
Conduite du changement : bien se faire accompagner est important. Une bonne conduite du changement est essentielle pour assurer une transition complète vers un nouvel environnement.

Depuis ces dernières années, le cloud a totalement changé la manière dont sont utilisés les outils numériques. Que ce soit en entreprise, dans le domaine privé, pour stocker des fichiers, développer des applications ou gérer des systèmes, le cloud est devenu aujourd’hui une solution largement utilisée.

2. Présentation de Microsoft 365

Maintenant que le concept du cloud est bien assimilé, il est temps de découvrir l’écosystème Microsoft 365. Anciennement connu sous le nom d’Office 365, Microsoft 365 a été lancé en 2011. Alors qu’à ses débuts Office 365 se concentrait uniquement sur les applications bureautiques et leur accessibilité en ligne, Microsoft a, au fil des années, élargi son périmètre en y intégrant des solutions de communication et de collaboration. Aujourd’hui, Microsoft est bien plus qu’une simple suite bureautique, c’est une solution qui regroupe plusieurs services.

Les applications bureautiques

Déjà connues du grand public, les applications bureautiques comme Word, Excel, PowerPoint et Outlook continuent d’évoluer et intègrent désormais plusieurs fonctionnalités cloud. Il est très fréquent aujourd’hui de pouvoir créer un document Word et le partager instantanément à travers un lien OneDrive. Cela permet de limiter les échanges de fichiers et la multiplication des versions.

Les outils collaboratifs

Les outils collaboratifs comme SharePoint, Microsoft Teams et OneDrive combinent la collaboration, le stockage ainsi que le partage. Ces outils sont devenus des éléments clés de Microsoft 365, car ils permettent aux utilisateurs de communiquer, partager des informations et travailler en temps réel, peu importe l’emplacement de l’utilisateur.

Les services cloud

Les services cloud regroupent une multitude de produits qui assurent différentes fonctions. Parmi eux, il y a la messagerie avec Exchange Online, la gestion des identités avec Microsoft Entra ID ou encore...

Abonnements Microsoft 365

Pour accéder aux différents services ou applications de Microsoft 365, les utilisateurs doivent disposer d’une licence. Ces licences sont disponibles à travers des abonnements mis à disposition des entreprises en fonction de leurs besoins. Les abonnements définissent les applications disponibles, les services cloud accessibles, les niveaux de sécurité et les capacités de stockage.

Microsoft 365 propose différents types d’abonnements qui couvrent la plupart des besoins d’un utilisateur ou d’une organisation.

Abonnements pour les particuliers et familles

Ces abonnements sont dédiés à un usage personnel et incluent les applications Office ainsi qu’un stockage cloud.

Microsoft 365 Personal est à destination d’un utilisateur avec 1 To de stockage OneDrive.
Microsoft 365 Family contient les mêmes fonctionnalités que la version Microsoft 365 Personal, mais pour six utilisateurs.

Abonnements pour les entreprises

Ces abonnements sont à destination des petites ou moyennes entreprises (PME). En plus des applications de base, ils offrent des fonctionnalités avancées en termes de sécurité et de services cloud.

Microsoft 365 Business Basic contient les outils collaboratifs, mais sans les applications de bureau (version web uniquement).
Microsoft 365 Business Standard contient les applications de bureau et outils...

Création d’un environnement Microsoft 365

La création d’un environnement Microsoft 365 est une étape importante dans la mise en place d’une infrastructure cloud. Que ce soit pour une petite ou une grande organisation, cette première étape doit être minutieusement préparée, pour garantir la bonne configuration du tenant.

1. Qu’est-ce qu’un tenant Microsoft 365 ?

Un tenant Microsoft 365 est un espace dédié à une entreprise dans le cloud de Microsoft. Il s’agit d’un environnement unique qui centralise les données, la gestion des utilisateurs, les applications/services et les différents paramètres de sécurité.

Lorsqu’une organisation souhaite s’inscrire à Microsoft 365, il lui faut créer un tenant. Celui-ci est automatiquement associé au domaine cloud de Microsoft @onmicrosoft.com. Ce nom de domaine sera utilisé comme base pour les adresses e-mail et l’authentification, tant qu’un domaine personnalisé ne sera pas configuré.

Chaque entreprise possède son propre tenant. Cependant, il est possible qu’une entreprise en possède plusieurs.

2. Prérequis

La création d’un tenant Microsoft 365 nécessite de suivre en amont certaines étapes, afin de garantir une mise en place sans encombre.

Évaluation des besoins : cette étape revient à procéder à un audit de l’entreprise. Dans cette étape, il faudra prendre en compte le nombre d’utilisateurs, les services à déployer ainsi que les politiques de sécurité.
Gouvernance : il faut identifier les administrateurs qui seront responsables de la gestion du tenant Microsoft 365 et mettre en place une feuille de route qui comprendra les services et les politiques de sécurité à activer.
Abonnement : lors de cette étape, il faut sélectionner l’abonnement qui correspond le mieux aux différents besoins de l’entreprise. Ne pas oublier d’anticiper les éventuelles évolutions.
Nom de domaine : un domaine personnalisé peut être ajouté pour personnaliser les adresses e-mail et l’identité de l’organisation. Il est donc nécessaire de configurer un nom de domaine pour utiliser des services comme Exchange Online. Il faut bien penser à modifier les enregistrements DNS du domaine afin de le faire pointer vers les serveurs Microsoft 365.
Communication : communiquer auprès des utilisateurs est primordial. Cette communication peut être sous forme de document, vidéo ou session de formation afin de familiariser les utilisateurs avec...

Conclusion

Microsoft 365 fait partie des solutions cloud les plus répandues du marché. Les différents services et applications que Microsoft 365 propose ouvrent la voie à de nombreuses possibilités. Les différents abonnements proposés permettent aux entreprises, qu’il s’agisse de petites ou grandes structures, d’acquérir une suite complète d’outils, comme une messagerie ou bien des outils collaboratifs tels que SharePoint, Microsoft Teams ou encore OneDrive. Il est donc important de maîtriser :

le fonctionnement du cloud pour être en mesure de faire les bons choix ;
les licences afin de couvrir tous les besoins de l’organisation ;
la création d’un tenant.

Toutes ces étapes primordiales peuvent être considérées comme les premiers pas d’une organisation dans l’écosystème de Microsoft 365.

Introduction à Microsoft 365