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Découvrir SharePoint 2019
Connaître les concepts et l’architecture générale
SharePoint 2019 (ou SharePoint Server 2019) fait référence à un environnement matériel et logiciel propre à une entreprise, c’est-à-dire à un environnement On Premise. Par opposition, il est possible de disposer d’une version de SharePoint dans un environnement Cloud et dans ce second cas, nous parlerons de SharePoint Online. Cette ouverture vers le Cloud sera abordée dans le chapitre Aller plus loin dans le Cloud avec Office 365.
Grâce à un vaste ensemble de fonctionnalités, SharePoint 2019 va permettre de d’atteindre trois objectifs fondamentaux :
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Un meilleur partage de la connaissance et une meilleure collaboration entre les équipes.
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Une diffusion plus aisée (tout en étant à la fois plus large et plus ciblée et par conséquent avec un plus fort impact), des idées et autres informations présentes dans l’entreprise.
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Une transformation numérique qui va permettre d’améliorer voire de réinventer les processus opérationnels.
Tout cela va, bien entendu, nécessiter de la puissance de calcul et de la capacité de stockage et les équipes IT vont déployer SharePoint 2019 sur une batterie de serveurs (on emploie également le terme de ferme de serveurs).
Cette ferme de serveurs...
Déterminer les licences et la bonne édition (standard ou Entreprise)
Le produit SharePoint Server 2019 est un produit soumis à licence. Jusqu’en version 2013, il existait une déclinaison (certes limitée) de SharePoint qui était gratuite : SharePoint Foundation 2013.
Mode de licence et nombre d’utilisateurs
Désormais, il existe deux éditions de SharePoint : SharePoint 2019 Standard et SharePoint 2019 Entreprise. Choisir la bonne édition aura un impact sur les fonctionnalités, mais est également l’un des trois facteurs influençant le TCO.
TCO est acronyme anglais qui signifie Total Cost of Ownership, soit le coût global de possession.
Pour être complet, le coût global de revient de votre plateforme SharePoint 2019 dépend de trois facteurs : les fonctionnalités utilisées, le mode de déploiement de SharePoint et le nombre d’utilisateurs.
Concernant le mode de déploiement, les modes de licences On Premise vs Online font l’objet d’une comparaison au chapitre Aller plus loin dans le Cloud avec Office 365 qui abordera Office 365.
Intéressons-nous tout d’abord au nombre d’utilisateurs. La notion semble triviale et pourtant, c’est « l’arbre qui cache la scierie ». On peut trouver les premières explications officielles sur ce site Microsoft (https://products.office.com/fr-fr/sharepoint/sharepoint-licensing-overview) : « une licence SharePoint Server 2019 est requise pour chaque instance active du logiciel (chaque serveur de la ferme SharePoint) et des licences d’accès client sont nécessaires pour chaque personne ou appareil qui accède à SharePoint Server ».
Cependant, « dans SharePoint 2019, concernant les scénarii de sites extranet et Internet, aucune licence d’accès client n’est requise pour les utilisateurs externes. Et pour finir, Le terme « utilisateurs externes » désigne tous les utilisateurs autres que les employés, agents ou sous-traitants sur site de votre société ou de ses filiales ».
En clair, dans le cadre d’un extranet, les partenaires ou des clients sont manifestement considérés comme des utilisateurs...
Comprendre les évolutions depuis la version SharePoint 2016
Microsoft conserve son rythme de sortie d’une nouvelle version SharePoint On Premise tous les trois ans et cette mouture 2019 ne déroge pas à la règle. Les nouveautés y sont nombreuses et peuvent se classer en deux catégories. Nous allons parcourir dans un premier temps celles à destination des utilisateurs finaux et des contributeurs qui améliorent l’expérience utilisateur et augmentent (encore) les possibilités collaboratives de l’outil. Ensuite, nous parcourrons, celles, plus techniques, plutôt à destination des administrateurs et des équipes IT. Enfin, nous aborderons et referons un état des lieux sur certaines fonctionnalités déconseillées et/ou supprimées.
Évolutions pour les utilisateurs
Expérience MODERNE
La partie la plus visible des nouveautés de SharePoint 2019 est l’arrivée de l’expérience MODERNE qui bouleverse depuis quelque temps déjà l’écosystème SharePoint Online et qui arrive pour la première fois en environnement On Premise.
Les utilisateurs finaux verront tout d’abord arriver les sites de communication qui sont dédiés au partage d’actualités, à la présentation d’articles ou plus généralement à la distribution de contenus à d’autres personnes. Le principe est simple et efficace : les sites de communication se veulent attrayants, dynamiques, prêts à l’emploi et les pages que l’on va construire vont pouvoir diffuser du contenu plus riche tout en adressant une population d’utilisateurs plus large. En effet, là où SharePoint 2016 était quelque peu balbutiant sur le côté adaptatif ou « Responsive », cette interface Moderne est conçue comme étant responsive. Le contenu s’adapte de lui-même en fonction du périphérique et du navigateur de l’utilisateur qui consulte le site web, ce qui permet une consultation sur smartphone ou tablette. Ci-après, le même site en affichage sur PC à gauche et sur mobile à droite :
Dans ces sites « Modernes », les pages le sont également, modernes....