Saisie et modification des données

Saisir des données constantes (texte, valeurs...)

Vérifiez toujours la référence de la cellule active dans la zone de nom de la barre de formule.

Dès la saisie du premier caractère, deux symboles apparaissent dans la barre de formule :

permet d’annuler la saisie (correspond à la touche Echap).

permet de valider la saisie (correspond à la touche Entrée).

Parallèlement, l’indicateur Entrer de la barre d’état indique que seules des saisies peuvent être réalisées.

Le fait d’atteindre une nouvelle cellule valide la saisie précédente. Dès que vous activez une nouvelle cellule, Excel revient en mode Prêt et les symboles et se grisent.

Après validation, les données de type Texte s’alignent à gauche des cellules et celles de type Date ou Numérique s’alignent à droite. En outre, les données de type Date sont automatiquement formatées (exemple : 31/03 devient 31-mars).

Utiliser le Remplissage instantané pour compléter une colonne

Auparavant, lorsque vous souhaitiez effectuer des manipulations sur des chaînes de caractères telles que l’extraction de noms ou de prénoms, d’adresses électroniques, de numéros de téléphone, etc. vous deviez utiliser la commande Convertir ou les fonctions GAUCHE, DROITE, CHERCHE ou NBCAR. Mais la création d’une telle formule pouvait vite s’avérer difficile pour des manipulations complexes comme l’extraction d’un nom de famille suivi de l’initiale du prénom par exemple. Désormais, la fonctionnalité appelée Remplissage instantané (ou Flash Fill en anglais) permet depuis Excel 2013 de détecter la règle de décomposition, de concaténation et/ou de mise en forme que vous appliquez à un exemple, afin de la reproduire automatiquement sur toute votre liste.

Après avoir appris comment activer ou désactiver cette fonctionnalité, nous découvrirons ici comment l’utiliser à travers quelques exemples. Ces exemples ne sont pas une représentation exhaustive des possibilités de cet outil mais ils vous permettent d’en comprendre le principe d’utilisation.

Activer/désactiver la fonctionnalité

Le Remplissage instantané est activé par défaut depuis Excel 2013, mais vous pouvez modifier ce paramètre si vous le souhaitez.

 Activez l’onglet Fichier, cliquez sur Options et sélectionnez la catégorie Options avancées.

 Cochez (pour activer) ou décochez (pour désactiver) l’option Utiliser automatiquement le remplissage instantané du groupe Options d’édition.

 Validez par le bouton OK.

Remplir une colonne à partir du contenu de plusieurs colonnes

Dans ce premier exemple, nous allons laisser Excel compléter la colonne Identité à partir du contenu des colonnes Prénom et Nom.

Notez que la présentation de nos données n’est pas homogène, il y a un mélange de majuscules et de minuscules.

 Activez la première cellule dans laquelle vous allez saisir l’exemple qui sera analysé par Excel pour déterminer les règles que vous souhaitez appliquer à cette...

Créer une série de données

Une série de données correspond à une suite logique de valeurs. Vous pouvez créer une série de données de dates, d’heures, de mois, de jours, d’un mélange de textes et de valeurs numériques.

Créer une série de données simple

Ce type de série permet d’afficher des valeurs successives avec un incrément égal à une unité.

 Saisissez la première valeur de la série : il peut s’agir d’une date, d’un mois, d’un jour de la semaine, d’un trimestre ou d’un texte quelconque se terminant par un chiffre.

 Faites glisser la poignée de recopie de cette cellule jusqu’à la cellule d’affichage de la dernière valeur vers le bas ou vers la droite pour remplir en ordre croissant, vers le haut ou vers la gauche pour remplir en ordre décroissant.

Juste après avoir créé votre série, le bouton Options de recopie incrémentée apparaît dans le coin inférieur droit de la série.

 Si vous souhaitez modifier le type d’incrémentation selon le type de série, ouvrez la liste du bouton Options de recopie incrémentée.

 Cliquez sur l’option adéquate, les options affichées dépendent du type de la donnée ;...

Utiliser l’Éditeur d’équations

L’Éditeur d’équations permet de documenter une formule dans une feuille de calcul Excel en insérant une équation mathématique en tant qu’objet.

Insérer une équation prédéfinie

 Activez l’onglet Insertion, puis cliquez sur le bouton Symboles et ouvrez la liste associée au bouton Équation pour afficher la liste des équations disponibles.

 Cliquez sur l’équation souhaitée.

L’équation s’insère sous forme d’objet dans la feuille de calcul ; l’onglet Conception propose des outils d’équation :

 Pour convertir la sélection en formulaire à une dimension pour une édition simplifiée, cliquez sur le bouton du groupe Outils.

Notre équation devient :

 À l’inverse, pour convertir la sélection en formulaire 2D pour un affichage professionnel, cliquez sur le bouton du groupe Outils.

Notre équation se présente alors ainsi :

Créer une équation

 Activez l’onglet Insertion, puis cliquez sur le bouton Symboles et sur la partie supérieure du bouton Équation.

 Utilisez les outils de l’onglet contextuel Conception pour saisir les variables de l’équation. Vous pouvez ainsi cliquer sur les boutons du groupe...

Remplacer un contenu de cellule et/ou un format par un autre

Cette manipulation permet de remplacer automatiquement le texte et/ou le format de plusieurs cellules par un autre texte et/ou format. Cette technique permet également de modifier le texte contenu dans les formules.

Vérifier l’orthographe

Le vérificateur contrôle la feuille de calcul active, y compris le contenu des cellules, les commentaires de cellule, les graphiques, les zones de texte, les boutons, les en-têtes et pieds de page mais ne contrôle pas les feuilles protégées ni les formules ou le texte résultant d’une formule.

Excel lit le texte et s’arrête dès qu’un mot lui est inconnu. Un mot peut être inconnu s’il est absent du dictionnaire Excel ou saisi avec un emploi inhabituel de majuscules (exemple : NOus).

Cette vérification repose sur un dictionnaire principal (celui d’Excel) et autant de dictionnaires personnels que vous le souhaitez (par défaut le seul dictionnaire personnel existant est PERSO.DIC).