Name: Gérez vos projets (3ème édition) De novice à maestro en gestion de projet
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Prioriser ses tâches

Un projet consiste en plusieurs centaines de tâches, parfois même plus. Pour ne pas manquer de temps en fin de projet, il est essentiel de bien cibler notre effort sur les tâches les plus centrales en premier. Comment ? C’est ce que nous allons voir tout de suite.

1. Remplissez votre bocal de cailloux

Connaissez-vous la métaphore du bocal de cailloux ? C’est une image destinée à illustrer la bonne gestion du temps, dont l’auteur resté anonyme ne passera malheureusement pas à la postérité.

L’idée est la suivante : vous disposez d’un bocal en verre, de cailloux, de gravier et de sable. Vous devez remplir le bocal le plus possible avec ces différents éléments. Comment procédez-vous ?

La meilleure façon de faire est de mettre d’abord les cailloux, puis de remplir les interstices avec le gravier, et enfin de finir avec le sable qui comblera les petits trous.

Les leçons à tirer de cette métaphore sont les suivantes :

Le bocal en verre est votre temps. Il est grand, mais pas infini.
Les cailloux sont vos tâches importantes. Vous devez commencer par elles, sinon vous ne pourrez plus les faire rentrer dans le bocal.
Les graviers et le sable sont les tâches de moindre importance. Elles viendront remplir les interstices s’il reste de la place…...

Pareto, la loi des 80/20

1. Les petits pois de Pareto

Connaissez-vous le principe de Pareto ? 20 % des efforts produisent 80 % des effets. Si vous le connaissiez déjà, aviez-vous pris conscience de la puissance de ce principe au quotidien ?

D’abord, retournons un peu dans le passé. Nous sommes en 1896. Vilfredo Pareto, économiste de son état, est également amateur de petits pois frais. Il en cultive donc un grand nombre de pieds dans son jardin. Il prend conscience au fil des récoltes que la plupart de ses pieds participent peu à sa production globale et que seul un petit nombre, 20 % pour être précis, en produit 80 %.

Aiguillonné par cette observation, il se livre à d’autres études. Il découvre alors des faits troublants : 80 % des terres italiennes sont, à l’époque, détenues par 20 % de la population. En étendant son analyse aux données fiscales du reste de l’Europe, il se rend compte que la même distribution existe en Angleterre, en Russie, en France, en Suisse et en Prusse.

Laissons Vilfredo Pareto à son activité de professeur d’économie pour analyser les éléments essentiels de son principe éponyme :

1.	La distribution des éléments d’un ensemble donné n’est pas équitable...

La liste de tâches (to-do list)

1. Travaillez comme vous faites vos courses !

Pour faire vos courses sans perdre de temps au milieu des 20 000 articles disponibles en moyenne dans un magasin, le plus efficace est une liste de courses. Elle peut même être organisée par rayon pour éviter des allers-retours entre la poissonnerie et le rayon des détergents.

Transposez cette situation au travail. Comparez ces deux approches :

1.

J’arrive à mon bureau, je ne sais pas encore ce que je vais faire aujourd’hui. Je prends un café avec mes collègues, puis j’ouvre mes e-mails pour y répondre plus tard, je commence une tâche, un collègue vient me rappeler une autre tâche que je commence immédiatement, puis je rouvre mes e-mails pour y répondre.

2.

J’arrive à mon bureau l’esprit déjà à la tâche que j’ai commencée hier soir, je la termine, puis j’enchaîne avec la tâche suivante sur la liste que j’ai dressée la veille. Un collègue vient me parler d’une autre tâche, je lui dis que d’après ma liste de tâches, je m’en occuperai dans l’après-midi. En milieu de matinée, je réponds à mes e-mails immédiatement, puis je vais prendre un café. Je discute cinq minutes avec mes collègues, car je sais qu’une troisième tâche qui m’occupera jusqu’à midi m’attend : pas question de traîner.

Visualisez-vous l’analogie ? Dans le premier cas, je fais mes courses...

Anticipez les problèmes

Un projet rencontre inévitablement des problèmes au cours de son existence puisqu’il amène l’organisation à s’aventurer sur des terrains qu’elle maîtrise moins que ses affaires courantes. Pour en éviter le plus grand nombre, le mieux est de les anticiper avec des méthodes éprouvées.

1. Les six chapeaux de la réflexion de Bono

Commençons par lever un doute : non, la méthode des six chapeaux de Bono n’a pas de rapport avec les habitudes vestimentaires du chanteur de U2, Bono. Il s’agit en réalité d’une méthode de structuration de la pensée de groupe élaborée par Edward de Bono, psychologue maltais spécialisé en sciences cognitives.

Il a constaté que pour analyser une situation, nous avons naturellement tendance à adopter un schéma de pensée qui est influencé par notre vécu personnel : émotions, croyances, opinions…

Ce schéma nous ramène toujours dans l’ornière de notre cheminement habituel. Il limite notre capacité à avoir des idées originales.

L’analyse de Bono (le psychologue, donc, et non le chanteur), est que nous devons structurer notre réflexion. Sa proposition est d’évaluer six éléments fondamentaux l’un après l’autre, et non plus tous en même temps comme nous avons l’habitude de le faire.

Cette façon de procéder a été popularisée sous le nom de pensée latérale (lateral thinking en anglais). Ce concept s’oppose à celui de pensée verticale ou linéaire. Il permet de regarder les choses sous un jour nouveau, et d’envisager des solutions plus simples qu’à l’accoutumée.

La pensée latérale pour envisager un problème sous un jour nouveau

Pour y arriver, Bono a identifié six rôles indispensables (les fameux « chapeaux ») à envisager dans notre réflexion :

Chapeau	Rôle	Détails
Blanc	Factuel « Rabat-joie »	Les faits connus, les informations manquantes, comment les obtenir
Rouge	Emotionnel « Coeur d’artichaut »	Les émotions...

Prenez de la hauteur

La gestion d’un projet vous mettra aux prises avec une multitude de problèmes, petits et grands. Votre capacité à prendre de la hauteur vous permettra de garder la tête froide en toutes circonstances et ne pas vous perdre dans les détails.

1. Qu’est-ce que la hauteur de vue ?

Pour illustrer le risque de dispersion vers des problématiques accessoires, prenons l’exemple d’un responsable de projet de construction d’une autoroute devant relier Limoges à Clermont-Ferrand à travers le Massif central.

Le projet est déjà bien avancé, mais trois chefs d’équipe, chacun en charge d’un tronçon, remontent des problèmes au responsable du projet :

l’un n’a pas reçu les panneaux de signalisation à installer sur sa portion déjà goudronnée,
le second n’a pas réussi à forer un tunnel à travers une montagne,
et le troisième n’avait plus de peinture blanche et n’a donc pas pu peindre les zébras réglementaires.

Le responsable du projet se rend immédiatement sur place pour interrompre l’exécution de cette tâche.

Vue sous cet angle, l’erreur de jugement paraît évidente, n’est-ce pas ? Le fait qu’il manque un tunnel sur le tracé d’une autoroute est un problème autrement plus fondamental que l’absence de zébras. C’est vrai. Pourtant, lorsqu’un projet est lancé et que chacun est absorbé dans sa mission, il n’est pas rare de voir des responsables...

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