Gestion de contenu : les bibliothèques

Introduction

Un des avantages de la gamme SharePoint dans une organisation est l’élimination ou la réduction des partages de fichiers. Même dans une PME, le nombre de documents stockés, uniquement caractérisés par un nom et une arborescence de dossiers, s’accroît chaque année. Avec le temps, il devient quasiment impossible de maintenir le contenu de certains partages. Malgré tout, le besoin de partager des documents est bien réel.

SharePoint offre une possibilité bien supérieure : les bibliothèques de documents. Quelques-uns de ses nombreux avantages sont les suivants :

Boutons d’action communs

L’administration du contenu d’un site SharePoint se fait principalement via les commandes du bouton Paramètres situé à droite de chaque page web du site. Ce bouton est contextuel, son contenu dépendant du contexte d’exécution (du compte d’utilisateur connecté sur la page web). Les commandes sont les suivantes :

Gestion documentaire

1. Création des bibliothèques

Nous allons créer les bibliothèques de documents de la partie Accueil du site. La commande Ajouter une application du bouton Paramètres permet d’accéder à la page de création. Vous pouvez également utiliser la commande Contenu du site puis le lien Ajouter une application.

Les caractéristiques de base d’une bibliothèque de documents à renseigner dans cette page via le lien Avancé sont :

• Le Nom qui sera celui du lien créé automatiquement dans la barre de liens lancement rapide.

• Une Description qui sera affichée sur la page de départ de la bibliothèque.

• Autoriser ou non la bibliothèque à recevoir des messages électroniques ? Et si oui, l’adresse de destination à activer pour cet objet.

• L’activation ou non de la gestion des versions pour cette bibliothèque.

• Le type de contenu par défaut (lors de l’utilisation du bouton Nouveau document de la bibliothèque).

Pour qu’un utilisateur puisse avoir accès à la création d’objet (donc de bibliothèques), il doit posséder dans son niveau d’autorisation le droit Gérer le site web. Une bibliothèque se gère via deux rubans. Le ruban FICHIERS permet les actions suivantes :

• Nouveau dossier, Nouveau document : création de dossier, de fichiers (cf. section Types de contenu).

• Télécharger un document : ajout de fichiers existants stockés sur un autre emplacement (réseau, poste de travail...).

• Ouvrir et extraire, Gérer : gestion des propriétés et du contenu des documents. 

• Partage et suivi : gestion des alertes, partage de document, fonction « suivre ».

• Copies : téléchargement de documents, gestion des copies et destinations d’envoi.

• Flux de travail : gestion des éventuels flux de travail affectés aux documents.

Le ruban BIBLIOTHÈQUE contient les boutons :

• Se connecter et exporter : synchronisation avec les logiciels de la suite Office. 

• Paramètres : administration de la librairie (gestion des autorisations, des versions, des affichages, suppression...).

• La gestion des affichages.

• La gestion des alertes de niveau bibliothèque.

Bien sûr, ces boutons...

Contrôle de version

Un autre avantage de SharePoint sur les partages de fichiers classiques est la gestion intégrée et automatisée optionnelle des versions de documents. Cette fonction s’active par bibliothèque au moment de sa création ou en modifiant ses paramètres personnels (pour rappel, via le bouton Paramètres de la bibliothèque du ruban BIBLIOTHÈQUE) par l’utilisation du lien Paramètres de contrôle de version. Une section nous intéresse dans cette page de configuration : Document - Historique des versions.

Il est ainsi possible de choisir d’utiliser uniquement une numérotation principale ou principale et secondaire pour conserver des versions intermédiaires de documents.

Par exemple, cela s’applique aux documents servant de soutien aux démarches normatives (qualité, environnement...). La maîtrise documentaire imposée par la norme demande en général de conserver plusieurs versions d’un même document afin d’en apprécier l’évolution par un auditeur interne ou externe. Ici, nous choisissons donc d’activer uniquement la gestion de versions principales et de conserver dix versions principales d’un même fichier.

Une modification d’un fichier générera un nouveau numéro de version, la consignation d’un commentaire de version...

Principe d’extraction

Activée sur une bibliothèque de documents, cette fonction permet à un utilisateur de travailler sur un fichier sans qu’une seconde personne puisse modifier le même fichier et générer des conflits lors de la sauvegarde. L’extraction permet de cacher momentanément un document pendant sa modification à tous les utilisateurs (sauf ceux possédant le droit Remplacer l’extraction). Le contraire de l’extraction est l’archivage dans le langage SharePoint.

Cette fonction s’active systématiquement sur une bibliothèque si plusieurs personnes sont susceptibles de modifier les mêmes fichiers mais n’accompagne pas nécessairement la gestion des versions. Elle est liée au droit Modifier les éléments.

Le principe de l’extraction est celui d’un bouton bascule. Un fichier extrait est marqué d’une icône particulière. Les seules actions qui peuvent suivre sont :

Principe d’approbation

Cette fonctionnalité permet de mettre en place un circuit d’approbation avant mise à disposition effective d’un document dans une bibliothèque (avant approbation, il ne sera visible que par ceux qui ont le droit Approuver des éléments). À nouveau, cette fonction s’active par bibliothèque en modifiant ses paramètres personnels (via le bouton Paramètres de la bibliothèque du ruban BIBLIOTHÈQUE) par l’utilisation du lien Paramètres de contrôle de version et l’option Demander une approbation du contenu pour les éléments soumis ?.

Il faut ensuite décider, via la section Sécurité des éléments de brouillon, qui aura la possibilité de voir les documents non approuvés :

Il reste ensuite à attribuer le droit d’approbation à un ou plusieurs utilisateurs dont la position dans l’entreprise leur confère cette prérogative. Tout fichier ajouté...

Types de contenu

Qui n’a jamais rêvé d’une solution pour uniformiser l’utilisation des modèles de documents dans les outils de bureautique (modèles Word, Excel, PowerPoint par exemple) sur tous les postes de travail de l’entreprise ? Normalement, un responsable qui veut diffuser un modèle réalisé en bureautique doit demander au service informatique de déployer sur chaque poste client (ou un partage de fichiers plus communément) le fichier modèle et de paramétrer les logiciels en conséquence. À partir de là, chacun peut (normalement doit) utiliser le même modèle pour créer par exemple une démonstration PowerPoint aux couleurs de l’entreprise.

SharePoint offre une approche simple et complète à cette problématique : les types de contenu. Un type de contenu est un modèle de document (.dotx pour Word, .xltx pour Excel, .potx pour PowerPoint...) qui a une description. L’administrateur peut affecter un type de contenu à une bibliothèque.

La description du type apparaîtra simplement en déroulant le bouton Nouveau de la bibliothèque.

Le principe du type de contenu est très attractif. Il suffit de créer chaque type, d’y associer le fichier modèle et enfin de modifier les paramètres de la bibliothèque pour lui affecter un ou plusieurs types. Il n’y a plus besoin de stocker les modèles de documents sur un partage, de gérer les configurations des clients Office... Tout utilisateur ayant le droit Ajouter des éléments...

Personnalisations et paramètres avancés

1. Paramètres avancés

Examinons les paramètres complémentaires disponibles sur une bibliothèque de documents. Pour y accéder :

 Sélectionnez dans le ruban BIBLIOTHÈQUE le bouton Paramètres de la bibliothèque.

 Sélectionnez le lien Paramètres avancés.

La liste de choix Ouverture des documents dans le navigateur permet de choisir la méthode de chargement d’un document lors de sa sélection dans l’interface de la bibliothèque :

• Dans l’application cliente : chargement de l’application associée au type de fichier sur le poste d’accès ;

• Dans le navigateur ;

• Suivre les paramètres par défaut du serveur.

La zone de saisie Destination d’envoi personnalisée permet d’ajouter une commande de menu contextuel de document pour la copie d’un fichier d’une bibliothèque vers une autre. Comme dans l’exemple, saisissez l’URL d’une bibliothèque de destination et un nom.

Observez le résultat en utilisant le bouton Envoyer vers du ruban FICHIERS. Une nouvelle commande permet de créer une copie du fichier sélectionné vers l’emplacement prédéfini.

Le contenu des autres boutons d’options est décrit ci-dessous :

• Dossiers : rendre possible la création d’un élément...

Bibliothèques Wiki

Pour ceux qui ne seraient pas familiers avec le site web contributif Wikipédia, le principe des bibliothèques Wiki est identique. Il s’agit d’un ensemble de pages web avec un titre et un contenu (texte, images...). Les pages peuvent être liées entre elles via une syntaxe très simple.

Le principe d’une bibliothèque Wiki est d’offrir un moyen rapide et pas forcément hiérarchisé de collecte d’informations. Sur un intranet (donc limité au périmètre de l’entreprise), elle permet de favoriser la création et l’enrichissement d’un Wiki métier où chacun apportera ses connaissances sur des thèmes ou des définitions de termes techniques. Chaque page Wiki peut contenir une simple phrase de définition ou un exposé plus long. Trois principales tâches sont à réaliser pour la mise en œuvre d’une bibliothèque Wiki :

Fonctionnalités avancées

La gestion de contenu est un aspect important des usages d’une plate-forme SharePoint. En effet, la version Server propose un ensemble de fonctionnalités liées aux bibliothèques et, pour certaines, aux listes. Les exemples ci-dessous permettent de balayer les problématiques traitées par ces fonctionnalités.

1. Valeurs de colonne par défaut

Chaque colonne définie dans une bibliothèque SharePoint peut disposer d’une valeur par défaut quel que soit le type de colonne. Cependant, il peut être plus uniforme de définir ces valeurs de colonne par défaut au niveau de la bibliothèque plutôt qu’au niveau de chaque colonne. Cette fonctionnalité est utilisable sur toute bibliothèque disposant de colonnes autres que celles définies par le système et s’utilise avec le lien Paramètres des valeurs de colonne par défaut des paramètres de la bibliothèque. Il suffit de sélectionner une colonne pour saisir la valeur par défaut. Il est également possible de disposer de plusieurs valeurs selon chaque dossier de la bibliothèque.

2. Ciblage de l’audience

Une audience au sens SharePoint permet de filtrer le contenu affiché d’un objet comme une bibliothèque en fonction d’une ou plusieurs règles applicables aux utilisateurs connectés :

• Selon l’appartenance d’un utilisateur à un groupe (Active Directory par exemple, de sécurité ou de distribution) ;

• Selon la valeur d’une propriété d’un profil utilisateur (appartenance à un service de l’entreprise par exemple).

Les étapes d’utilisation des audiences sont :

• Création de l’audience, via le site d’administration centrale. Les audiences sont gérées par l’application de service de profil utilisateur. Une audience se définit par un nom, une description, un propriétaire et une ou des règles d’appartenance (dans l’exemple ci-dessous, l’appartenance d’un utilisateur à un groupe Active Directory particulier) ;

• Compiler l’audience : par le lien du même nom sur la page d’administration de l’application de service de profil utilisateur. Seulement...