Documents

Ouvrir un document

Vous pouvez également cliquer sur le bouton Ouvrir visible dans la fenêtre qui s’affiche à l’ouverture de l’application Word.

Le mode Backstage qui s’affiche permet d’accéder rapidement à vos fichiers récemment utilisés (option Récent) ainsi qu’à tous les emplacements à partir desquels votre compte utilisateur peut ouvrir des fichiers (dans notre exemple : OneDrive - Personnel pour les enregistrements en ligne et Ce PC pour les données enregistrées sur le disque dur).

Le bouton Récupérer des documents non enregistrés situé sous la liste des documents récemment utilisés permet d’afficher le contenu du dossier C:\Utilisateurs\Nom_utilisateur\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles dans lequel Word effectue les sauvegardes automatiques (généralement toutes les 10 minutes) (cf. Récupérer une version d’un document).

Intérêts d’utiliser OneDrive

OneDrive est un service de stockage en ligne gratuit proposé par Microsoft pour tout utilisateur disposant d’un compte Microsoft (compte utilisé avec Hotmail, Messenger, Windows Phone, Xbox LIVE, Outlook.com…). Chaque utilisateur dispose gratuitement d’un espace personnel de 5 Go avec possibilité d’acheter de l’espace supplémentaire.

Les données (fichiers, photos, musique…) enregistrées dans cet espace de stockage sont accessibles depuis n’importe quel matériel connecté à Internet : leur synchronisation sur ces matériels est automatique. Vous pouvez ainsi accéder à vos fichiers à partir de votre ordinateur professionnel, personnel, à partir d’une tablette connectée en Wi-Fi à Internet et même à partir de votre smartphone.

Pour accéder aux fichiers de votre espace de stockage depuis une des applications Office, vous devez être connecté avec vos identifiants Microsoft (cf. chapitre Gestion des comptes) ; si vous disposez de plusieurs espaces, vous pouvez les ajouter en tant que service pour y accéder également (onglet Fichier - Compte - Ajouter un service - Stockage).

Pour gérer vos fichiers enregistrés sur OneDrive, vous pouvez utiliser l’Explorateur de fichiers de Windows : l’emplacement...

Enregistrer un document

Enregistrer un nouveau document avec Word 2024

Un document qui n’a jamais été enregistré n’a pas de nom personnalisé (ex : Document2, Document3…) ou alors un nom provisoire (ex : Mon modèle1, Mon modèle2...). Si vous éteignez votre ordinateur alors qu’un fichier n’a pas été enregistré, vous perdez toutes les modifications que vous y avez apportées.

 Cliquez sur l’outil Enregistrer de la barre d’outils Accès rapide (ou Ctrl S).

La fenêtre suivante s’affiche :

Le lien Autres options permet d’accéder à l’option Enregistrer sous de l’onglet Fichier.

 Renseignez le nom du document dans la zone Nom de fichier.

 Dans la liste Choisissez un emplacement, choisissez le dossier d’enregistrement du fichier s’il est proposé dans la liste puis cliquez sur le bouton Enregistrer.

 Si le dossier n’est pas proposé, cliquez sur Autres emplacements.

L’option Enregistrer sous de l’onglet Fichier s’affiche. Par défaut, l’option Récent sélectionnée dans le volet central propose, dans le volet droit, les dossiers récemment utilisés classés par date :

 Si le dossier d’enregistrement du fichier est visible dans le volet droit, cliquez sur son nom pour l’ouvrir. Dans le cas contraire, sélectionnez le nom de l’emplacement concerné...

Utiliser la liste des documents/dossiers récemment utilisés

Documents récents

 Comme vu dans la section Ouvrir un document, pour ouvrir rapidement un des derniers documents utilisés, cliquez sur l’option Ouvrir de l’onglet Fichier ou utilisez le raccourci-clavier Ctrl O (l’onglet Fichier ne doit pas être actif) puis, si besoin, cliquez sur l’option Récent du volet central.

 Dans le volet droit, activez, si besoin, l’onglet Documents.

Par défaut, les 50 derniers documents utilisés sont visibles dans la liste du volet. Si la liste est complète, à chaque fois que vous ouvrez un document, le dernier document de cette liste disparaît pour laisser la place au document que vous venez d’ouvrir qui lui, est placé en haut de la liste.

 Pour conserver (attacher) un document dans la liste Récent, pointez le document concerné puis cliquez sur le symbole visible à droite du nom du document ; vous pouvez aussi faire un clic droit sur le document concerné puis cliquer sur l’option Épingler à la liste.

Les documents ainsi ajoutés s’affichent en haut de la liste :

Le dossier d’enregistrement du document est visible sous son nom.

 Pour retirer un document attaché à la liste, pointez le document puis cliquez sur le symbole ou faites un clic droit sur le document...

Reprendre la lecture d’un document

Vous pouvez reprendre la lecture d’un document là où vous l’aviez arrêtée au moment de la fermeture de celui-ci. En effet, Word mémorise le contenu du document visible à l’écran au moment de sa fermeture et vous propose d’atteindre ce contenu lorsque vous l’ouvrez de nouveau.

À l’ouverture du document, une info-bulle apparaît à droite de la fenêtre de l’application. Si vous ne pointez pas cette info-bulle avec votre souris, elle reste affichée environ cinq secondes puis est ensuite remplacée par le symbole .

L’info-bulle vous informe du temps écoulé depuis la dernière fermeture du document. Cela peut être Il y a qques sec si le temps écoulé est inférieur à 1 minute, un nombre de minutes si le temps écoulé est compris entre 1 et 60 minutes (Il y a 40 minutes), un nombre d’heures si le temps écoulé est compris entre 1 et 10 heures (Il y a 3 heures), Hier si le document a été fermé la veille, le jour de fermeture si le temps écoulé est compris entre 1 et 7 jours (mercredi), ou encore la date de fermeture si le temps écoulé...

Récupérer une version d’un document

Créer un document basé sur un modèle

Le nouveau document reprend les styles et les éléments du modèle. Celui-ci peut être un modèle prédéfini, un modèle personnalisé situé sur votre disque dur ou sur le site Microsoft Online.

Utiliser un modèle personnalisé

Un modèle personnalisé est un modèle créé par vous (cf. Modèles - Créer un modèle).

 Cliquez sur l’onglet Fichier puis sur l’option Nouveau.

Par défaut, Word vous propose des modèles en ligne ; l’option Office, située au-dessus de la zone Recherches suggérées, est active.

 Pour visualiser vos modèles personnalisés, cliquez sur l’option Personnel située au-dessous de la zone Recherches suggérées.

Les options Office et Personnel ne sont pas visibles si aucun modèle personnalisé n’a été créé.

Les modèles personnalisés sont enregistrés dans le dossier Modèles Office personnalisés situé dans votre dossier Documents (C:\Utilisateurs\nom_utilisateur\Documents\Modèles Office personnalisés).

 Cliquez sur le nom du modèle à utiliser.

Un nouveau document basé sur le modèle choisi apparaît à l’écran....

Vérifier la compatibilité d’un document Word avec les versions antérieures

Le format de fichier basé sur le langage XML est associé aux documents créés depuis la version Microsoft Office Word 2007. Ils portent l’extension .docx tandis que ceux créés dans les versions antérieures à 2007 portent l’extension .doc.

Il est possible d’exploiter un document réalisé avec la version 2003 dans les versions postérieures (voir la section Exploiter les documents de version antérieure à Word 2007).

Vous pouvez ouvrir dans Word, un document réalisé dans les versions 2007 et postérieures car le format de fichier est identique. Pour ouvrir un document Word 2024 ou Word Microsoft 365 dans une version 2007 à 2019, il est préférable auparavant de vérifier sa compatibilité.

La boîte de dialogue suivante s’ouvre :

Vous savez ainsi quelles sont les fonctionnalités ou éléments que vous ne pourrez pas exploiter lorsque vous ouvrirez le document dans une version antérieure de Word....

Exploiter les documents de version antérieure à Word 2007

Travailler en mode compatibilité dans Word

 Dans Word, ouvrez le document créé dans une version antérieure à 2007 : dans l’onglet Fichier, cliquez sur Ouvrir puis sur Parcourir du volet central. Si besoin, sélectionnez le dossier contenant le document à ouvrir.

Si vous souhaitez afficher uniquement les documents des versions 97 à 2003 de Word, sélectionnez l’option Documents Word 97-2003 dans la liste située à droite de la zone Nom de fichier. Attention, cette option restera sélectionnée lors d’une prochaine ouverture de la boîte de dialogue Ouvrir ; pour afficher de nouveau tous les documents Word, vous devrez penser à sélectionner l’option Tous les documents Word dans la liste contenant les types de fichiers.

Sélectionnez le document à ouvrir puis cliquez sur le bouton Ouvrir ou faites directement un double clic sur le document à ouvrir.

Le document s’affiche à l’écran. Le texte Mode de compatibilité est visible à droite du nom du document dans la barre de titre. Les fonctionnalités de Word introduites depuis la version 2007 ne sont pas disponibles.

 Travaillez et enregistrez vos modifications comme vous le faites habituellement.

Lorsque vous enregistrez les modifications...

Enregistrer un document au format PDF ou XPS

Les formats des fichiers PDF et XPS permettent la diffusion de documents électroniques. Ces formats conservent les polices, les images, les graphiques et la mise en forme d’un document tel qu’il a été créé dans son application d’origine. Un utilisateur peut afficher, partager et imprimer des fichiers PDF s’il dispose du logiciel Acrobat Reader (disponible gratuitement sur le site web d’Adobe) et des fichiers XPS s’il dispose de Microsoft .NET Framework (disponible gratuitement sur le site Microsoft). En outre, si vous travaillez sous l’environnement Windows 10 ou Windows 11, ceux-ci sont en mesure d’ouvrir les fichiers PDF en utilisant le navigateur Microsoft Edge.

Modifier un document PDF dans Word

Vous pouvez ouvrir un fichier PDF dans Word afin de modifier son contenu.

L’option Tous les documents Word sélectionnée par défaut dans la liste des types de fichiers (à droite de la zone Nom de fichier) inclut désormais le format PDF. Ainsi, dans un même dossier vous visualisez en même temps les fichiers PDF et les documents Word. Vous pouvez cependant afficher uniquement les fichiers PDF.

Un message vous informe que le fichier PDF va être converti en document Word modifiable. Ce message vous informe également qu’il se peut...

Ouvrir ou enregistrer un document au format .odt

Le format Texte OpenDocument (.odt) est utilisé par certains traitements de texte comme OpenOffice.org Writer, LibreOffice Writer ou Google Docs.

Ouvrir un document au format .odt

 Pour ouvrir un document au format OpenDocument dans Word, cliquez sur l’onglet Fichier puis sur l’option Ouvrir.

 Utilisez le volet central et éventuellement la boîte de dialogue Ouvrir pour accéder à l’emplacement qui contient le fichier à ouvrir, comme avec tout autre document.

Pour afficher uniquement les fichiers enregistrés au format .odt dans la boîte de dialogue Ouvrir, ouvrez la liste des types de fichiers, située en regard de la zone Nom de fichier et sélectionnez le type Texte OpenDocument.

 Cliquez sur le fichier de votre choix puis sur Ouvrir.

Lorsqu’un document OpenDocument est ouvert dans Word, sa mise en forme peut être différente de celle dans son application d’origine. Les données et le contenu brut sont convertis, mais certaines fonctions et certains éléments graphiques ne seront pas pris en charge, ou alors partiellement.

Définir les propriétés d’un document

Les propriétés d’un document permettent d’identifier celui-ci ; elles sont utilisées pour afficher les renseignements relatifs à un document, organiser les documents afin de les retrouver facilement ou encore rechercher des documents.

Les propriétés du document sont visibles dans le volet droit, dans le cadre Propriétés.

Par défaut, vous ne visualisez pas toutes les propriétés.

Word affiche les propriétés les plus pertinentes pour le document ; le lien Afficher moins de propriétés est désormais visible, il permet de réduire le nombre des propriétés. 

Comparer des documents côte à côte

Il s’agit ici d’afficher deux documents côte à côte à l’écran, afin de pouvoir les comparer.

Un document pour lequel l’onglet Fichier est actif ne pourra pas être affiché côte à côte avec un autre document.

Envoyer un document par e-mail

Microsoft Word permet d’envoyer un document en utilisant la messagerie électronique à condition bien sûr de disposer d’un logiciel de messagerie installé sur votre poste et d’une connexion Internet.

La fenêtre Partager s’affiche.

Microsoft privilégie le partage de fichiers par le biais de OneDrive ou SharePoint quand celui-ci est disponible. Ces options de partage sont évoquées dans la partie Travail collaboratif - chapitre Partage.

Si toutefois vous souhaitez envoyer une copie du document par e-mail, cliquez sur le bouton Document Word.

La fenêtre d’envoi de message de votre logiciel de messagerie s’affiche. Le document est joint au message.