Partage

Introduction

Le présent chapitre couvre trois aspects étroitement liés du travail collaboratif sous Word : le partage de documents, la co-edition et le suivi des modifications.

Word permet de partager un document avec d’autres utilisateurs tout en précisant si ses auteurs ont le droit de modifier le document ou uniquement de le lire. Pour ce faire, le propriétaire du document doit avoir enregistré au préalable le document dans un espace de stockage en ligne tel que OneDrive personnel ou professionnel ou, si vous disposez de Microsoft 365, d’une bibliothèque SharePoint ou d’une équipe Teams. Les possibilités de partage sont explorées dans un premier temps.

Une fois le document partagé avec d’autres utilisateurs, si ceux-ci ont un droit de modification, ils peuvent travailler simultanément sur le fichier, ce que l’on appelle la co-édition.

Enfin, le mode Suivi des modifications permet à tous les utilisateurs de visualiser les modifications apportées par chacun d’entre eux. Le document n’a pas besoin d’être placé en ligne et partagé (un document peut être envoyé à un collaborateur, par exemple, qui apporte ses modifications et renvoie une copie avec ses changements mis en évidence grâce au mode Suivi des modifications), mais ce mode peut également s’appliquer...

Partager un document avec Word 2024

Les documents placés sur OneDrive ou ceux qui doivent être partagés avec des utilisateurs externes à l’organisation (à condition que l’administrateur ait autorisé le partage externe), doivent être partagés pour devenir accessibles aux autres utilisateurs.

Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez être connecté à votre compte Microsoft et, si besoin, pouvoir accéder depuis Word à votre espace partagé en ajoutant le service à votre liste d’emplacements (cf. titre Ajouter ou supprimer un service du chapitre Gestion des comptes).

La fenêtre Partager s’affiche. Si le fichier à partager n’a pas été enregistré dans un espace de stockage en ligne, Word le signale :

Lorsque le document a été ajouté à un espace de stockage, la fenêtre s’actualise :

La fenêtre propose plusieurs modes de partage que nous décrivons maintenant.

Partager un document avec Word Microsoft 365

Les documents placés dans une bibliothèque de documents partagés d’un site d’équipe SharePoint ou dans la liste de fichiers d’une équipe Teams sont accessibles à tous les membres du site ou de l’équipe. Il n’est donc pas nécessaire de partager ces documents avec les membres du site ou de l’équipe.

Les raisons et les manières de partager un document dans Word Microsoft 365 sont similaires à Word 2024 (cf. section Partager un document avec Word 2024), mais les interfaces et les options changent légèrement.

La fenêtre Partager s’affiche. Si le fichier à partager n’a pas été enregistré dans un espace de stockage en ligne, Word le signale :

Lorsque le document a été ajouté à l’espace de stockage, la fenêtre Partager s’actualise :

Gérer les accès à un document partagé

À tout moment, vous pouvez ajouter ou supprimer des utilisateurs, ou modifier le type d’accès au fichier.

L’onglet Personnes affiche les utilisateurs qui ont accès au document et leur droits sur le document.

L’onglet Groupes / famille affiche les groupes avec qui le fichier est partagé.

L’onglet Liens affiche les différents liens générés et les utilisateurs avec qui ils ont été partagés.

Les possibilités de gestion ne sont pas les mêmes selon que le lien de partage au moment de sa génération a donné accès à Tout le monde ou à Des personnes spécifiques. Notez que les invitations de partage faites avec Word Microsoft 365 créent des accès pour des personnes spécifiques, alors qu’avec Word 2024, les fonctionnalités Envoyer un lien et Copier le lien nécessitent toutes les deux de déterminer le périmètre du lien de partage.

Sur l’exemple ci-dessus, effectué avec Word 2024, le partage avec Paul Wolfoni lui est spécifique, alors que le partage avec Sophie Le Bihan s’est fait aussi par e-mail mais avec un lien qui donne accès à...

Co-éditer un document

Lorsqu’un document a été partagé avec d’autres utilisateurs, les utilisateurs disposant d’un droit de modification peuvent ouvrir et travailler simultanément sur le même document. Ils reçoivent un message de ce type :

Les fichiers partagés sur OneDrive sont également accessibles via le lien Partagés de l’espace OneDrive. Le bouton Ouvrir visible dans le message reçu de l’invitation du partage permet d’y accéder rapidement.

Si d’autres utilisateurs sont en train de modifier le document, des boutons apparaissent à gauche du bouton Partager et des marqueurs de couleurs apparaissent à l’endroit où ces utilisateurs ont effectué des modifications. L’application Word pour le Web est l’application en ligne de Word ; elle ne possède pas toutes les fonctionnalités de l’application de bureau.

Le document peut alors être modifié même si un autre utilisateur est en train de faire des modifications....

Gérer les commentaires

Créer des commentaires

Cette technique vous permet d’associer des commentaires à du texte. Les commentaires sont surtout utilisés dans un document qui est mis à disposition de plusieurs utilisateurs. Vous avez la possibilité de répondre aux commentaires des autres utilisateurs.

 En mode d’affichage Page, sélectionnez le texte sur lequel doit porter le commentaire.

 Dans l’onglet Révision, cliquez sur le bouton Nouveau commentaire visible dans le groupe Commentaires.

Le point d’insertion clignote dans une bulle visible à droite du document dans laquelle apparaît le nom de l’utilisateur.

 Saisissez le texte du commentaire dans la bulle.

Dans le document, le texte sur lequel porte le commentaire apparaît sur fond de couleur. 

Si, dans le document, des commentaires ont été créés par plusieurs utilisateurs, les bulles apparaissent de différentes couleurs selon l’auteur du commentaire.

 Cliquez n’importe où dans le document.

Si l’option Marques simples est sélectionnée dans la liste Afficher pour la révision du groupe Suivi (onglet Révision) et que le bouton Afficher les commentaires est désactivé dans le groupe Commentaires, lorsque vous créez un commentaire une petite fenêtre s’affiche à la place d’une bulle, dans laquelle vous devez saisir le texte. Vous visualisez également une petite bulle à droite de la fenêtre.

Lorsque vous cliquez dans le document, la fenêtre du commentaire disparaît ; pour la faire réapparaître, cliquez sur la bulle .

En affichage Brouillon, les commentaires n’étant pas visibles dans les bulles, vous devez afficher le Volet Vérifications pour les visualiser : dans l’onglet Révision, ouvrez la liste associée au bouton Volet Vérifications visible dans le groupe Suivi puis cliquez sur l’option Volet Vérifications - Vertical ou Volet Vérifications - Horizontal selon l’orientation que vous souhaitez lui donner. Un clic sur le bouton Volet Vérifications...

Activer le suivi des modifications

Le suivi des modifications permet de conserver une trace visible des modifications apportées à un document ; il peut être activé avant de mettre à disposition le document auprès d’autres utilisateurs afin de visualiser les modifications apportées par chaque utilisateur.

Bien que le mot de passe soit facultatif, il est fortement conseillé. En effet, si aucun mot de passe n’est associé au verrouillage, n’importe quel utilisateur pourra très facilement désactiver le verrouillage du suivi et ainsi désactiver le suivi des modifications (cf. première remarque).

Modifier les options de suivi des modifications

Vous pouvez éventuellement choisir les modifications à afficher dans le document ainsi que modifier les marques que Word utilise pour afficher les différents types de modification.

Accepter ou refuser les modifications

Les modifications réalisées en mode Suivi par le ou les utilisateurs peuvent être rejetées ou incorporées dans le document.

Les modifications ne peuvent pas être rejetées ou incorporées au document si le suivi des modifications est verrouillé.

Marques simples

Word inclut toutes les modifications au document. Chaque modification est indiquée par un trait vertical dans la marge de gauche. Si les commentaires sont affichés (cf. titre Gérer les commentaires au début de ce chapitre), vous les visualisez dans des bulles en regard des textes concernés ; si les commentaires sont masqués, vous visualisez une petite bulle à droite des lignes...

Fusionner des documents

Lorsque plusieurs utilisateurs ont travaillé en mode Suivi sur plusieurs copies d’un même document, vous pouvez fusionner les copies afin de réunir dans un document (le document original, révisé ou dans un nouveau document), les modifications (insertion, suppression de texte, modification de mise en forme...) et les commentaires effectués dans les copies du document par les différents utilisateurs.

Vous pouvez également ouvrir la liste correspondante puis cliquer sur le nom du document concerné.

Un clic sur l’outil permet d’échanger les documents des zones Document original et Document révisé.

Les paramètres choisis restent actifs pour les prochaines fusions de documents, jusqu’à ce que vous modifiiez de nouveau vos choix.