Communiquer par e-mail

Créer sa première boîte de courrier électronique

Qu’est-ce qu’une adresse électronique ?

La digitalisation de l’économie demande aux citoyens et aux consommateurs la possession d’une boîte e-mail pour recevoir du courrier et de la publicité dématérialisés.

Un e-mail est un moyen de communication électronique qui permet à un expéditeur d’envoyer des messages écrits, des fichiers et d’autres informations numériques à un ou plusieurs destinataires via Internet. Cela se traduit par quatre éléments distincts :

1. Le nom d’utilisateur

2. Le symbole arobase @

3. Le nom du domaine

4. L’extension

Regardez le tableau ci-dessous. Voici comment interpréter une adresse e-mail par rapport à l’adresse que nous trouvons sur une boîte à lettres classique.

Prenons trois cas :

Une personne vivant en France

	Le nom d’utilisateur	Arobase	Nom de domaine	Extension
Adresse e-mail	Jean.Martin	@	Gmail	.fr
Vie réelle	Jean Martin	Habitant	6 rue de la Paix 75001 PARIS	En France

Une personne qui est bénévole pour une association

	Le nom d’utilisateur	Arobase	Nom de domaine	Extension
Adresse e-mail	JeanneMartin	@	Lacroixrouge-44	.org
Vie réelle	Jeanne Martin Présidente	Est bénévole pour	La Croix Rouge 10 rue d’Athènes, 44300 Nantes	Association

Une personne travaillant pour une entreprise de Marseille

	Le nom d’utilisateur	Arobase	Nom de domaine	Extension
Internet	Lea-Martin	@	lalicorne	.com
Vie réelle	Léa Martin Présidente Directrice Générale	Travaille pour	Savonnerie Marseillaise de la Licorne 34 Cr Julien 13006 Marseilles	Entreprise

Pour résumer, votre adresse e-mail sera de cette forme :

Monprénom.Monnomdefamille@hebergeurdevotreemail.fr

D’autres exemples :

Johannajulix@aol.fr
Kelly-sjohr@air-france.fr
President@lesrestaurantsducoeur.org

Les adresses sont en couleur bleue (parfois en violet) et sont soulignées : cela vous indique que l’ordinateur a reconnu cette adresse comme valide et qu’elle peut être utilisée pour communiquer sur Internet.

Créer un compte Gmail

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Écrire un e-mail

Préparer son travail

Le courrier électronique, c’est :

Un message qui est envoyé grâce à Internet.
Un message qui peut être envoyé à un ou plusieurs destinataires.
Un message contenant ou non une pièce jointe.
Un message pour un usage professionnel ou personnel.

L’objet

L’objet est une courte phrase ou une expression placée en haut juste après les adresses e-mail. Il sert à indiquer brièvement le contenu ou le sujet de la lettre.

Pensez à toujours indiquer un objet à votre message. Si vous ne mettez pas l’objet, l’ordinateur risque de déposer votre message dans les spams, et vous risquez de passer à côté d’une réponse attendue.

Deux règles simples à garder en tête pendant l’écriture de l’objet

1. Soyez bref : n’écrivez pas un message mais faites plutôt un résumé de votre message.

Par exemple :

« Candidature pour le poste de soudeur »,

« Demande d’information pour le compas 31415 »,

« Invitation pour mon anniversaire ».

2. Facilitez la lecture de votre courrier : augmentez la compréhension rapide du sujet de la lettre pour le destinataire. Cela peut être particulièrement utile dans un contexte professionnel où avoir une communication rapide et efficace est importante.

Par exemple : une secrétaire d’un hypermarché reçoit deux courriels pour un poste de boulanger :

« Jean du Marais, 45 ans, Laval »

« Candidature pour le poste de boulanger »

Le second message sera transmis au service Ressources humaines plus rapidement puisque la secrétaire n’aura pas besoin d’ouvrir et de lire le message pour le transmettre, connaissant l’objet dudit message.

Pourquoi rédiger un bon objet ?

Identification rapide du contenu	L’objet du courriel permet au destinataire de comprendre rapidement de quoi traite le message. Cela facilite le tri et la gestion des courriels dans la boîte de réception.
Résumé du contenu	L’objet sert de résumé succinct du contenu du courriel. Il donne au destinataire une idée...

Gérer sa boîte e-mail

Nous avons déjà évoqué le bouton Nouveau message qui permet de rédiger un e-mail.

La boîte de réception

L’onglet Boîte de réception est la zone où arrivent les e-mails. Le chiffre affiche le nombre de messages non lus :

Messages suivis

L’onglet Messages suivis est réservé aux messages ou conversations que l’utilisateur souhaite suivre en priorité.

Dans la boîte de réception, cliquez sur l’étoile pour définir ce message comme prioritaire.

L’utilisation du message suivi est utile dans les cas suivants :

Si un message est important et contient des éléments essentiels tels que l’adresse exacte d’une réunion, le code d’accès d’un objet connecté ou encore un message contenant une pièce joint précise.
Certaines conversations doivent être conservées.
Porter attention à une conversation particulière est souhaitable pour la bonne tenue d’un service après-vente efficace.
Etc.

Planifier les envois

Cet onglet affiche les messages qui sont en attente d’envoi. Certains messages ont besoin d’être retardés, par exemple si un client tarde à payer et que le service juridique et comptable a offert un délai, il faut attendre cette date avant d’envoyer les relances. Il est quelques fois judicieux d’attendre des chiffres, un rapport, une conversation avec la personne en face à face pour envoyer un message.

Cliquez sur la flèche à côté du bouton Envoyer puis cliquez sur Programmer l’envoi.

Cliquez sur l’une des trois propositions ou cliquez sur Choisir une date et une heure pour définir une d’envoi.

Cliquez ensuite sur le calendrier, ou inscrivez directement dans la première case le jour de l’envoi.

Précisez l’heure au format 24 heures dans la seconde case.

Cliquez sur Programmer l’envoi pour définir l’envoi du message.

Cliquez alors sur l’onglet Planifié pour afficher la liste des messages dont l’envoi a été retardé. Remarquez que la date d’envoi apparaît en rouge.