Créer et participer à une réunion en ligne

Réaliser et gérer sa première réunion

Vous êtes chef de projet et vous désirez présenter un nouveau projet à votre équipe, voici les étapes à suivre pour réussir votre animation virtuelle.

Étape 2 : vérifier la disponibilité des participants à l’aide de Doodle

Il est crucial de vérifier la disponibilité des participants pour avoir un aperçu du nombre de personnes présentes ou non.

Si votre équipe n’a pas créé de groupe sur Teams, vous pouvez utiliser Doodle. C’est aujourd’hui le leader en planification collective par sondage, surtout pour des groupes, tandis que Calendly domine le créneau des rendez-vous professionnels automatisés en one-to-one. Dans la sphère professionnelle, les personnes utilisent l’expression « faire un doodle » nous indiquant l’ancrage dans l’esprit des utilisateurs et non utilisateurs.

 Cherchez Doodle dans le moteur de recherche Google.

 Cliquez sur ce lien pour accéder au site.

 Cliquez sur Créer un Doodle.

 Donnez les informations suivantes : votre nom et prénom, votre e-mail et donnez un titre à l’événement.

 Ajustez le temps de la réunion.

 Utilisez la grille pour positionner les possibilités d’heures et de dates pour la réunion en cliquant sur l’heure du jour directement sur la grille.

 Cliquez sur Créer et partager.

 Cliquez sur Copier le lien.

 Collez le lien dans le message d’invitation à envoyer aux participants. Par exemple :

Voici l’écran...

Comment participer à une réunion

Depuis 2020, les réunions virtuelles sont devenues une pratique courante, aussi bien dans le monde professionnel que dans la sphère personnelle. Cette évolution rapide s’est imposée en réponse à la crise sanitaire liée au Covid-19, qui a bouleversé les modes de travail et de communication à l’échelle mondiale. Avant cette période, les outils de visioconférence tels que Skype, Zoom ou Google Meet étaient déjà utilisés, mais de manière plus ponctuelle, principalement dans les secteurs technologiques, les contextes internationaux ou au sein d’entreprises ayant des équipes réparties sur différents sites. Le recours aux réunions à distance restait alors limité à des situations spécifiques, comme le télétravail exceptionnel ou les échanges avec des partenaires éloignés.

Avec les confinements successifs débutant en mars 2020, le télétravail s’est rapidement généralisé, rendant les réunions virtuelles indispensables pour assurer la continuité des activités professionnelles, éducatives et même sociales. Aujourd’hui, elles font partie intégrante du quotidien de nombreux secteurs. Elles sont utilisées pour organiser des réunions d’équipe à distance, mener des entretiens d’embauche, dispenser des formations, animer des webinaires ou encore maintenir le lien entre membres d’une association ou d’une famille.

Au-delà de la commodité, ce mode de communication présente également des avantages écologiques et économiques : il limite les déplacements, réduit l’empreinte carbone liée aux transports, et diminue l’utilisation de papier, les documents étant partagés numériquement. Dans un cadre plus personnel, les « apéros virtuels » ou réunions en ligne entre proches sont devenus un moyen simple et efficace de garder le contact malgré la distance.

Ainsi, la réunion virtuelle n’est plus une solution de repli temporaire, mais bien un outil moderne, durable et polyvalent, adapté à...