Name: Ma petite entreprise au quotidien Du bilan à l'analyse financière : comprendre, gérer, analyser
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Introduction

Une entreprise, qu’elle soit individuelle ou en société, peut embaucher des salariés. La gestion de la paie prend alors une importance capitale, dans le sens des relations humaines qui se créent entre l’employeur et ses salariés.

La gestion de la paie

Avant d’en arriver à éditer des bulletins de salaire et de compléter des bordereaux de cotisations pour payer les charges, une organisation très précise s’impose pour traiter les différentes étapes de la gestion de la paie.

Les obligations légales

Créer des bulletins de salaire et payer les charges patronales passe par des obligations légales pour l’employeur, qui délègue souvent les travaux à l’extérieur de son entreprise.

L’embauche

L’employeur a l’obligation de déclarer les salariés embauchés dans l’entreprise, quelle que soit la nature du contrat de travail qui lie les deux parties.

La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est à réaliser avant l’arrivée du salarié à son poste de travail, sans distinction de durée du contrat ni de notion de temps de travail.

Une embauche donne lieu à la déclaration d’un événement via la Déclaration Sociale Nominative (DSN), ce qui permet l’inscription du salarié aux différentes caisses : sécurité sociale, retraite, prévoyance et mutuelle.

La sortie d’un salarié

À chaque départ d’un salarié, l’employeur a l’obligation d’en effectuer la déclaration par la DSN.

Le salarié reçoit un certificat de travail, un solde de tout compte, ainsi qu’une attestation pour le Pôle emploi, ce qui permet d’évaluer ses droits aux indemnités de chômage.

À partir de cette déclaration d’un événement « sortie », le registre du personnel est mis à jour automatiquement par le logiciel de gestion de la paie.

Les arrêts de travail

Les absences pour maladie, maternité, paternité et accident du travail donnent aussi lieu à une déclaration auprès de la CPAM.

Le salarié doit informer la caisse dont il dépend, ainsi que son employeur. En effet, un arrêt de travail donne toujours lieu à une ligne spéciale pour absence sur le bulletin de salaire.

Le maintien de salaire est possible, en plus des indemnités journalières de sécurité...

Le bulletin de salaire

L’employeur a l’obligation de fournir les fiches de paie pour chaque période et pour tous les salariés. Il s’expose à des sanctions dans le cas contraire (jusqu’à 450 € par fiche non remise).

De même, l’employeur a l’obligation de conserver des doubles durant cinq ans.

Le document

Le format du bulletin

À la fin de chaque période de paie, l’employeur fournit un bulletin de salaire à tous les salariés, prouvant ainsi le temps de travail effectué au sein de l’entreprise.

Depuis 2017, le bulletin est dématérialisé, sauf si le salarié n’a pas donné son accord.

Le bulletin de salaire présente des éléments fixes obligatoires pour que le document servant de preuve soit validé par l’administration.

Le document qui sert de preuve aussi pour l’employeur est divisé en différentes sections :

les coordonnées de l’employeur,
les coordonnées du salarié et sa position dans l’entreprise,
la date de la période de paie,
les éléments du salaire brut,
les cotisations salariales et patronales,
les éléments non soumis à cotisation à inclure ou soustraire du salaire net,
le net à payer et le net imposable,
les différents cumuls annuels.

Les mentions sur le bulletin

Certaines mentions sont obligatoires et se réfèrent aux détails des éléments constituant chacune des sections.

D’autres mentions sont interdites, c’est le cas notamment pour :

la mention du droit de grève,
la mention de représentation du personnel,
les mentions pouvant porter atteinte à la personne,
les mentions personnelles.

Les éléments du brut

Le salaire brut n’est pas uniquement composé du salaire de base fixé dans le contrat de travail, des éléments particuliers au mois de la paie viennent en addition ou soustraction suivant le motif.

Les éléments du salaire de base

Le salaire brut est le reflet des accords pris entre l’employeur et le salarié à travers le contrat de travail qui précise :

le temps de travail,
les heures supplémentaires éventuelles,
les primes (elles seront précisées...

Les cas particuliers en paie

En gestion de la paie, il existe des particularités qui, bien souvent sont à traiter au cas par cas, dans chaque entreprise.

Certaines de ces particularités se retrouvent dans beaucoup de situations. C’est notamment le cas des salaires au forfait, des avantages en nature, mais aussi de l’abattement pour frais dans le secteur du BTP et des remboursements de frais.

Salaire au forfait

Dans la plupart des cas, le salaire est calculé à partir d’un taux horaire fixé dans le contrat de travail, ainsi que du nombre d’heures effectuées dans le mois de paie.

Cependant, certains contrats prévoient un paiement au forfait :

Le forfait en jours est fonction d’un accord collectif d’entreprise ou d’une convention ou accord de branche.
Le forfait en heures est fonction de la situation particulière du salarié (pour variation notable des heures de travail sur les douze mois de l’année).

Forfait en jours

Dans ce contexte, l’accord du salarié est obligatoire, il signe une convention individuelle, elle est adaptée à son poste et à ses attributions :

Pour les cadres : ils sont autonomes dans l’organisation de leur planning de travail.
Pour les non-cadres : la durée du temps de travail est difficile à déterminer et ils sont autonomes dans leur organisation de travail....

Les chiffres à connaître pour 2022

Les taux et barèmes permettant la gestion de la paie sont susceptibles d’être modifiés au moins une fois par an, c’est pourquoi il est important de rester vigilant et informé.

Le salaire minimum interprofessionnel de croissance (SMIC) s’applique sur l’ensemble du territoire et représente le salaire en dessous duquel la rémunération d’un salarié ne doit pas descendre.