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Cadrer le projet
Introduction
Un projet de formation digitale implique la plupart du temps une multiplicité d’acteurs. Il peut se dérouler sur plusieurs semaines, voire plusieurs mois. Il est essentiel de bien démarrer, de bien cadrer le projet afin que le rendu final corresponde le mieux possible à ce qui est attendu par le commanditaire du projet.
Définir le cahier des charges
Nous allons dans cette première étape cadrer le projet, en fixer le périmètre en termes de cible, d’objectifs, de résultats attendus. Tout cela sera formalisé dans le premier document de référence que constitue le cahier des charges.
L’objectif de ce document est de rendre le projet compréhensible par tous et de permettre à tous les acteurs de parler de la même chose pour travailler dans la même direction vers la poursuite des mêmes objectifs. Ce document peut également établir des règles de fonctionnement, une organisation du projet.
Définir les besoins
L’entreprise qui décide de s’engager dans la mise en œuvre d’un projet de digital learning entend répondre à un besoin, plus ou moins clairement exprimé.
Par quoi commencer ?
Qu’est-ce qu’un besoin ? Une étude de besoin est parfois menée en réaction à une situation déficiente ou ressentie comme telle ou suite à un état des lieux qui dégage la présence de points à optimiser. Nous cherchons alors ce que devrait être la situation idéale corrigeant l’état défectueux indésirable.
L’écart significatif entre la situation actuelle non satisfaisante et la situation souhaitée définit les besoins à satisfaire.
Quels sont les besoins auxquels répond un dispositif de formation ?
Pour analyser les besoins, vous allez essayer de déterminer l’écart qui existe entre les moyens pédagogiques existants et les moyens pédagogiques nécessaires pour atteindre l’objectif fixé.
Dans cette analyse, vous vous apercevrez par exemple que :
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L’entreprise éprouve des difficultés à transmettre certaines connaissances avec les moyens traditionnels : ces difficultés peuvent être dues à des questions de public, de temps, de planning, de dispersion géographique...ou de pandémie…
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L’entreprise a échoué avec certains contenus de formation : la formation dispensée n’a pas été efficace, les compétences ne sont pas acquises par les apprenants, certains savoir-faire...
Enjeux et risques
Les enjeux des projets de mise en place de formation blended sont à la fois stratégiques, économiques, technologiques et pédagogiques. Cela tient essentiellement aux composantes de ce type de projet qui implique plusieurs services ou départements de l’entreprise aussi divers que les RH, l’informatique, la communication, le service financier, le service qualité...
Enjeux
Le développement des compétences et la formation sont devenus des axes stratégiques majeurs pour les entreprises. En effet, le savoir, les compétences permettent aux entreprises d’acquérir des avantages compétitifs importants. De plus, cette période pandémique a largement souligné l’importance de l’outil numérique dans le partage de connaissances
Ainsi, le défi à relever est énorme et se situe dans le développement constant des compétences dans un contexte hautement concurrentiel, quel que soit le secteur d’activité.
Le digital learning n’est pas simplement la transposition de la formation présentielle à l’écran. La mise en place d’un dispositif hybride implique la gestion de nouvelles dimensions :
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Individualisation de la formation : le formateur, tuteur ou coach, quel que soit le nom qu’on lui donne, s’adresse à des individus et non plus à des groupes d’apprenants réunis dans un même lieu et en même temps.
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Multiplicité...
Contraintes techniques
Votre dispositif de formation hybride va certainement s’intégrer dans un système d’information existant avec ses contraintes, il faut donc s’y adapter.
Il est important de tenir compte de ces contraintes techniques dès le début du projet :
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Type de connexion Internet : la population à former bénéficie-t-elle d’une qualité de connexion suffisante pour accéder aux ressources dans de bonnes conditions ?
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Hébergement interne, externe : quelle est la solution d’hébergement choisie ?
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Quel est le choix de l’entreprise en termes de langage et de solution technique : open source, propriétaire ?
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Quelle est la politique de sécurité de l’entreprise ? En matière d’affichage web (JavaScript et pop-up bloqués par exemple).
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En matière de support technique et de maintenance applicative, comment fonctionne l’entreprise ?
Le meilleur conseil à donner ici est certainement d’opter pour une solution technique souple, évolutive, simple, bien dimensionnée, et de préférence en mode SAAS (Software As A Service : location de services logiciels) afin que les contraintes techniques internes ne soient pas bloquantes.
Stratégie
Quelle stratégie adopter ?
Les défis
Pour les entreprises, l’enjeu est très important : il s’agit de bien choisir la politique de développement des compétences, en maîtrisant les coûts, et en étant le plus efficace possible.
Le digital learning ne constitue pas la solution miracle à toutes les questions et problématiques en matière de formation. C’est simplement un outil supplémentaire.
Les défis à relever sont nombreux :
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Rapidité de production et de diffusion : l’entreprise doit sans cesse augmenter ses performances et pour ce faire, de plus en plus de personnes doivent pouvoir accéder à la formation pour développer leurs compétences. La production et la diffusion des formations doivent être rapides.
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Impératif qualité : il faut aussi, bien sûr, penser à mesurer l’efficacité de la formation. Le meilleur résultat réside dans l’augmentation des performances globales de l’entreprise grâce à la montée en compétence des individus, dans une optique d’organisation apprenante.
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Adaptation à l’environnement : pour qu’une stratégie de formation soit efficace, il est plus intéressant de la penser en termes de gestion de développement des individus plutôt qu’en termes de consommation de cours.
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Capital formation : les nouvelles lois sur la formation professionnelle permettent ou permettront aux apprenants que nous sommes de garder l’historique des formations suivies et de les capitaliser. Les certifications seront de plus...
Rédiger le cahier des charges
Le rôle du cahier des charges est de définir la demande, cadrer le projet de manière à répondre précisément aux besoins identifiés par le maître d’ouvrage.
Le cahier des charges d’un projet digital learning contient au minimum les éléments suivants :
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Nom du projet ou titre de la formation.
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Description du contexte et des enjeux du projet : origine du besoin, description de la situation à améliorer…
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Comité de pilotage : le comité de pilotage doit être clairement identifié par le maître d’ouvrage afin que les étapes du projet puissent être validés et que les délais ne s’allongent pas inutilement.
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Population cible : y-a-t-il des prérequis à la formation ? description précise de la population à former : métiers, profils, appétence digital learning, compétence digitale, motivation, attentes par rapport à la formation…
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Objectifs : indiquer les objectifs stratégiques, les objectifs de la formation et les objectifs opérationnels. Plus le maître d’ouvrage en saura sur les objectifs, mieux il pourra répondre à la demande exprimée.
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Caractéristique de la formation à digitaliser : si elle existe en présentiel...
Étude de cas 1
Données
Votre entreprise lance un nouveau produit et souhaite que les commerciaux soient formés à ce produit très rapidement pour prendre de vitesse la concurrence.
La formation à un nouveau produit est habituellement dispensée en une journée en face à face.
Vous avez une équipe de trois formateurs dont un qui a déjà pratiqué le tutorat chez un employeur précédent.
Vous n’avez pas de ressources techniques.
Il n’y a pas de comité de pilotage.
L’objectif général de la formation fixé par la Direction est que les commerciaux sachent vendre ce nouveau produit.
Aucune plateforme n’est installée.
Les apprenants utilisent les TIC de façon professionnelle et sont dispersés géographiquement en Europe.
Instructions
Vous devez proposer un cadre de travail au projet pour tous les acteurs qui y seront impliqués : définir un planning, des objectifs, une organisation projet, déterminer les résultats attendus.
Vous préparez une réunion de présentation dans laquelle vous allez défendre le choix du blended learning.
Avec les données dont vous disposez, définissez le périmètre du projet, préparez le cahier des charges pour ce projet.
Étude de cas 2
Données
Vous êtes Consultant Formateur Indépendant.
Vous réfléchissez à l’introduction du blended learning dans vos formations, mais pour l’instant vous n’avez pas beaucoup de compétences en la matière, vous vous documentez et vous vous renseignez, mais vous êtes plutôt en mode « découverte ».
Vous ne disposez pas de plateforme.
Vos cours sont structurés, vos supports d’animation sont bien conçus, vos supports de cours sont numérisés.
Il y a une partie pratique importante dans vos deux jours de formation présentielle.
Instructions
Vous allez vous tourner vers un consultant digital learning pour vous accompagner dans cette démarche qui va modifier votre activité professionnelle.
Avec les données dont vous disposez, définissez le périmètre du projet, préparez le cahier des charges pour ce projet.