Partage

Introduction

Excel permet à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur un même classeur, chaque utilisateur voyant en temps réel les modifications des autres co-éditeurs. Pour ce faire, le propriétaire du classeur doit avoir enregistré au préalable le classeur dans un espace de stockage en ligne tel que OneDrive personnel ou professionnel ou, si vous disposez de Microsoft 365, d’une bibliothèque SharePoint ou d’une équipe Teams.

Les fichiers placés sur un espace OneDrive peuvent être consultés ou modifiés par d’autres utilisateurs à condition que vous les partagiez.

Les fichiers placés dans une bibliothèque SharePoint ou une équipe Teams sont accessibles par tous les utilisateurs du site d’équipe ou de l’équipe Teams. Vous pouvez également partager un fichier avec un utilisateur externe à votre organisation si l’administrateur Microsoft 365 l’a autorisé.

Partager un classeur dans Excel 2024

Cette fonctionnalité permet de partager un fichier situé sur un espace OneDrive (personnel ou professionnel) afin qu’un ou plusieurs utilisateurs faisant partie ou pas de votre organisation puissent y accéder. Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez être connecté à votre compte Microsoft et, si besoin, pouvoir accéder, depuis Excel, à votre espace partagé en ajoutant le service à votre liste d’emplacements (cf. titre Ajouter ou supprimer un service du chapitre Gestion des comptes).

Vous pouvez également utiliser la commande Fichier - Partager.

La fenêtre Partager s’affiche.

Si le fichier à partager n’a pas été enregistré dans un espace de stockage en ligne, Excel le signale :

Lorsque le classeur a été ajouté à l’espace de stockage, la fenêtre Partager s’actualise :

La fenêtre propose plusieurs modes de partage que nous décrivons maintenant.

Envoyer un lien

La première section de la fenêtre permet d’envoyer un lien de partage directement par e-mail.

Le lien se trouvant à côté des icônes ou , selon le cas, résume les conditions du partage. 

 Cliquez sur le lien pour modifier les paramètres de partage.

La fenêtre Paramètres du lien s’affiche.

 Sélectionnez une option dans la section Partager le lien avec :

• Tout le monde donne accès au fichier à toute personne disposant du lien de partage, par exemple si la personne avec qui vous l’avez...

Partager un classeur dans Excel Microsoft 365

Les manières de partager un classeur dans Excel Microsoft 365 sont similaires à celles disponibles dans Excel 2024, mais les interfaces et les options diffèrent légèrement.

Vous pouvez également utiliser la commande Fichier - Partager.

La fenêtre Partager s’affiche. Si le fichier à partager n’a pas été enregistré dans un espace de stockage en ligne, Excel le signale :

Cliquez dans ce cas sur le bouton de l’espace de stockage en ligne à utiliser. Lorsque le classeur a été ajouté à l’espace de stockage, la fenêtre Partager s’actualise :

Gérer les accès à un classeur partagé

À tout moment, vous pouvez ajouter ou supprimer des utilisateurs, ou modifier le type d’accès au fichier.

L’onglet Personnes affiche les utilisateurs qui ont accès au classeur et leurs droits sur le classeur.

L’onglet Groupes/famille affiche les groupes avec qui le fichier est partagé.

L’onglet Liens affiche les différents accès générés et les utilisateurs avec qui ils ont été partagés.

Les possibilités de gestion ne sont pas les mêmes selon que le lien de partage au moment de sa génération a donné accès à Tout le monde ou à Des personnes spécifiques (cf. titre Partager un classeur). Notez que les invitations de partage faites avec Excel Microsoft 365 créent des accès pour des personnes spécifiques, alors qu’avec Excel 2024, les fonctionnalités Envoyer un lien et Copier le lien nécessitent toutes les deux de déterminer le périmètre du lien de partage.

Sur l’exemple ci-dessus, effectué avec Excel 2024, le partage avec Paul Wolfoni lui est spécifique, alors que le partage avec Sophie Le Bihan s’est fait aussi par e-mail mais avec...

Co-éditer un classeur

Lorsqu’un classeur a été partagé avec d’autres utilisateurs, les utilisateurs disposant d’un droit de modification peuvent ouvrir et travailler simultanément sur le classeur. Avec Excel 2024, pour travailler simultanément sur un classeur, tous les utilisateurs doivent y accéder via l’application en ligne Excel pour le Web.

Avec Excel Microsoft 365, il est possible de travailler simultanément sur un classeur directement dans l’application de bureau Excel, ainsi que via l’application en ligne Excel pour le Web.

Les fichiers partagés sur OneDrive sont également accessibles à partir du lien Partagé de l’espace OneDrive.

Pour rappel, les fichiers placés dans une bibliothèque SharePoint ou une équipe Teams sont accessibles par tous les utilisateurs du site d’équipe ou de l’équipe Teams.

À partir du lien de partage, le classeur s’ouvre dans l’application Excel pour le Web via le navigateur Internet....