Classeurs

Créer un classeur basé sur un modèle

Il s’agit de créer un nouveau classeur à partir d’un autre modèle que celui utilisé pour créer un classeur vide : soit à partir d’un des modèles prédéfinis par Excel, soit à partir d’un modèle créé par vos soins (cf. Créer un modèle de classeur personnalisé).

Créer un classeur basé sur un des modèles proposés

Dans la partie droite de la page d’accueil, ou à l’aide de l’onglet Fichier - option Nouveau, Excel propose quelques modèles prédéfinis, présentés sous forme de vignette.

Si vous avez créé au moins un modèle personnalisé, les modèles sont alors répartis en deux grandes catégories : Office et Personnel. Dans le cas contraire, seuls les modèles prédéfinis par Excel vous sont proposés.

Notez que le nom du modèle apparaît sous sa vignette vous donnant ainsi une idée du thème traité par ce modèle.

 Activez si nécessaire l’onglet Office pour lister les modèles prédéfinis d’Excel. Utilisez la barre de défilement vertical pour afficher les différents modèles.

 Pour créer un nouveau classeur à partir d’un modèle prédéfini, cliquez sur la vignette du modèle à utiliser.

Le descriptif ainsi que le visuel du modèle choisi sont présentés dans...

Ouvrir un classeur

Notez que pour afficher la boîte de dialogue Ouvrir à la place de l’écran ci-dessus, vous pouvez utiliser le raccourci CtrlF12 au lieu de Ctrl O.

Le mode Backstage qui s’affiche permet d’accéder rapidement à vos fichiers récemment utilisés (option Récent) ainsi qu’à tous les emplacements à partir desquels votre compte utilisateur peut ouvrir des fichiers (dans notre exemple : OneDrive - Personnel pour les enregistrements en ligne et Ce PC pour les données enregistrées sur le disque dur).

Le bouton Récupérer des classeurs non enregistrés situé sous la liste des classeurs récemment utilisés permet d’afficher le contenu du dossier C:\Utilisateurs\Nom_utilisateur\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles dans lequel Excel effectue les sauvegardes automatiques (généralement toutes les 10 minutes) (cf. Récupérer une version antérieure d’un fichier).

Intérêts de l’utilisation de l’espace OneDrive

OneDrive est un service de stockage en ligne proposé par Microsoft pour tout utilisateur disposant d’un compte Microsoft (compte utilisé avec Hotmail, Messenger, Windows Phone, Xbox LIVE, Outlook.com…). Chaque utilisateur dispose gratuitement d’un espace personnel de 5 Go avec possibilité d’acheter de l’espace supplémentaire (jusqu’à 1 To).

Les données (fichiers, photos, musique…) enregistrées dans cet espace de stockage sont accessibles depuis n’importe quel matériel connecté à Internet : leur synchronisation sur ces matériels est automatique. Vous pouvez ainsi accéder à vos fichiers à partir de votre ordinateur professionnel, personnel, à partir d’une tablette connectée en Wi-Fi à Internet et même à partir de votre smartphone.

Pour accéder aux fichiers de votre espace de stockage depuis une des applications Office, vous devez être connecté avec vos identifiants Microsoft (cf. chapitre Gestion des comptes de la partie Fonctions avancées diverses) ; si vous disposez de plusieurs espaces, vous pouvez les ajouter en tant que service pour y accéder également (onglet Fichier - Compte - Ajouter un service - Stockage).

Dans votre espace OneDrive, plusieurs dossiers...

Enregistrer un classeur

Enregistrer un nouveau classeur

Un classeur qui n’a jamais été enregistré n’a pas de nom personnalisé (ex : Classeur2, Classeur3…) ou alors un nom provisoire (ex : Mon modèle1, Mon modèle2...). Si vous éteignez votre ordinateur alors qu’un fichier n’a pas été enregistré, vous perdez toutes les modifications que vous y avez apportées.

 Cliquez sur l’outil Enregistrer de la barre d’outils Accès rapide (ou Ctrl S).

La fenêtre suivante s’affiche :

Le lien Autres options permet d’accéder à l’option Enregistrer sous de l’onglet Fichier.

 Renseignez le nom du classeur dans la zone Nom de fichier.

 Dans la liste Choisissez un emplacement, choisissez le dossier d’enregistrement du fichier s’il est proposé dans la liste puis cliquez sur le bouton Enregistrer.

 Si le dossier n’est pas proposé, cliquez sur Autres emplacements.

L’option Enregistrer sous de l’onglet Fichier s’affiche. Par défaut, l’option Récent sélectionnée dans le volet central propose, dans le volet droit, les dossiers récemment utilisés classés par date :

 Si le dossier d’enregistrement du fichier est visible dans le volet droit, cliquez sur son nom pour l’ouvrir. Dans le cas contraire, sélectionnez le nom de l’emplacement concerné (OneDrive, Ce PC…). Si vous avez ajouté d’autres emplacements (service de stockage), ils apparaissent également dans la liste du volet central.

 Cliquez sur l’emplacement souhaité ou sur l’option Parcourir pour rechercher à partir de votre appareil....

Vérifier la compatibilité d’un classeur Excel avec des versions antérieures

Le format de fichier basé sur le langage XML est associé aux classeurs créés depuis la version Microsoft Office Excel 2007. Ils portent l’extension .xlsx tandis que ceux créés dans les versions antérieures à 2007 portent l’extension .xls.

Il est possible d’enregistrer un classeur dans une version antérieure (97 à 2003), mais il est conseillé de vérifier au préalable sa compatibilité pour détecter et résoudre d’éventuels problèmes de compatibilité susceptibles de provoquer une perte d’informations.

La boîte de dialogue suivante s’ouvre :

Exploiter les classeurs de version antérieure à Excel 2007

Travailler en mode de compatibilité dans Excel

 Dans Excel 2024 ou Microsoft 365, ouvrez le classeur créé dans une version antérieure à 2007.

Le classeur est automatiquement ouvert en Mode de compatibilité : ce terme est indiqué entre crochets à côté du nom de fichier dans la barre de titre. Le format de fichier Excel 97-2003 (.xls) est utilisé.

Les nouvelles fonctionnalités d’Excel ou celles qui ont été améliorées ne sont pas disponibles (ceci afin d’empêcher la perte de données et de confidentialité lorsque le classeur est ouvert dans une version antérieure).

 Travaillez et enregistrez vos modifications comme vous le faites habituellement, en tenant compte des remarques précédentes.

Lorsque vous enregistrez les modifications, le format de fichier Excel 97-2003 (.xls) est conservé.

Enregistrer un classeur au format PDF ou XPS

Les formats de fichiers PDF et XPS conservent les polices, les images, les graphiques et la mise en forme d’un document tel qu’il a été créé dans son application d’origine. Un utilisateur peut afficher, partager et imprimer des fichiers PDF s’il dispose du logiciel Acrobat Reader (disponible gratuitement sur le site web d’Adobe) et des fichiers XPS s’il dispose de Microsoft .NET Framework (disponible gratuitement sur le site Microsoft). Ces logiciels étant gratuits et fonctionnant dans la grande majorité des systèmes d’exploitation, quelle que soit leur version, les fichiers aux formats PDF et XPS peuvent être facilement diffusés par voie électronique sans craindre de problèmes de compatiilité lors de leur ouverture dans un autre appareil.

Une fois le fichier enregistré au format PDF ou XPS, il ne peut plus être converti au format Excel (.xls, .xlsx…) avec l’application Microsoft Excel ; seul un logiciel spécialisé pourra effectuer cette conversion.

Ouvrir ou enregistrer un classeur au format .ods

Le format Feuille de calcul OpenDocument (.ods) est utilisé par certains tableurs comme OpenOffice.org Calc, LibreOffice Calc ou Google Sheets.

Ouvrir un classeur au format .ods

 Pour ouvrir un classeur au format OpenDocument dans Excel, cliquez sur l’onglet Fichier puis sur l’option Ouvrir.

 Utilisez le volet central et éventuellement la boîte de dialogue Ouvrir pour accéder à l’emplacement qui contient le fichier à ouvrir, comme avec tout autre classeur.

Pour afficher uniquement les fichiers enregistrés au format .ods dans la boîte de dialogue Ouvrir, ouvrez la liste des types de fichiers, située en regard de la zone Nom de fichier et sélectionnez le type Feuille de calcul OpenDocument (*.ods).

 Cliquez sur le fichier de votre choix puis sur Ouvrir.

Lorsqu’une feuille de calcul OpenDocument est ouverte dans Excel, sa mise en forme peut être différente de celle dans son application d’origine. Les données et le contenu brut sont convertis, mais certaines fonctions et certains éléments graphiques ne seront pas pris en charge, ou alors partiellement.  

Afficher ou modifier les propriétés d’un classeur

Les propriétés, également appelées métadonnées (c’est-à-dire des données décrivant d’autres données ; par exemple, les mots d’un classeur sont des données et le nombre de mots est un exemple de métadonnées), sont des informations identifiant ou décrivant le fichier. Elles contiennent des informations comme le titre, le nom de l’auteur, l’objet…

Sur la droite de la fenêtre, le panneau Propriétés présente, sous forme de liste, le nom des principales propriétés suivi de leur contenu.

Créer un modèle de classeur personnalisé

Un modèle est un document contenant des feuilles de calcul, des données mises en forme, des formules de calcul... qui peuvent être exploitées pour la création de nouveaux classeurs.

Le dossier d’enregistrement proposé par défaut est le dossier Modèles Office personnalisés situé dans le dossier Documents de votre disque dur :

L’emplacement par défaut de vos modèles est renseigné (et modifiable) dans les Options d’Excel (onglet Fichier - Options - catégorie Enregistrement - zone Enregistrer les classeurs - option Emplacement des modèles personnels par défaut).

Paramétrer la récupération automatique des classeurs

Il peut arriver parfois que Microsoft Excel s’interrompt (coupure de courant, dysfonctionnement...) avant que vous n’ayez eu le temps d’enregistrer votre travail. Le système de récupération automatique, actif par défaut, enregistre vos données et l’état de l’application de manière automatique. Vous pouvez paramétrer cette fonction.

Récupérer une version antérieure d’un fichier

Si les fonctionnalités de récupération automatique sont activées (cf. Paramétrer la récupération automatique des classeurs), vous pouvez facilement ouvrir une version antérieure du fichier sur lequel vous travaillez en vue de le vérifier ou de le récupérer. Selon que ce classeur ait été ou non enregistré au moins une fois, la procédure de récupération est sensiblement différente.

Récupérer un classeur enregistré au moins une fois

 Activez le classeur pour lequel vous souhaitez afficher les versions enregistrées automatiquement.

 Cliquez sur l’onglet Fichier puis sur Informations.

La liste des versions enregistrées s’affiche en marge du bouton Gérer le classeur.

Si un classeur est fermé sans que les modifications n’aient été enregistrées, Excel affiche sa version intitulée (lorsque j’ai fermé sans enregistrer).

 Cliquez sur la version que vous souhaitez ouvrir.

Les deux versions du fichier sont désormais ouvertes.

 Après vérification, si vous souhaitez remplacer le fichier actuel par cette version antérieure (dont le nom et la date d’enregistrement apparaissent dans la barre de titre), cliquez sur le bouton Restaurer...

Envoyer un classeur par e-mail

Microsoft Excel permet d’envoyer un classeur en utilisant la messagerie électronique à condition bien sûr de disposer d’un logiciel de messagerie installé sur votre poste et d’une connexion Internet.

La fenêtre Partager s’affiche.

Microsoft privilégie le partage de fichiers par le biais de OneDrive ou SharePoint quand celui-ci est disponible. Ces options de partage sont évoquées dans la partie Travail collaboratif - chapitre Partage.

Si toutefois vous souhaitez envoyer une copie du classeur par e-mail, cliquez sur le bouton Classeur Excel.

La fenêtre d’envoi de message de votre logiciel de messagerie s’affiche. Le classeur est joint au message.

Utiliser le vérificateur d’accessibilité

Cette fonctionnalité permet de vérifier si votre classeur peut être facilement exploitable par des personnes handicapées disposant de matériel spécifique d’adaptation de fichiers à leur handicap.

Deux outils apparaissent : l’onglet Accessibilité dans le ruban et le volet Accessibilité sur la droite de la fenêtre.

Le volet Accessibilité affiche les résultats de l’inspection classés en catégories selon l’importance du problème :

Le lien Plus d’informations sur l’accessibilité des documents affiche la fenêtre d’aide sur le sujet.