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Gagner en efficacité personnelle grâce à Copilot
Introduction
En tant que professionnels, nous sommes constamment confrontés à des exigences croissantes et à une charge de travail qui ne cesse d’augmenter. Pour rester performants, il est essentiel de maximiser notre efficacité personnelle.
Dans ce chapitre, nous allons explorer divers cas d’usage où Copilot peut considérablement améliorer cette efficacité personnelle. Que ce soit pour réaliser un rapport d’étude, gérer son temps et ses tâches, gérer ses messages, créer et maintenir une base de connaissances, faire de la veille, organiser une réunion ou se former, Copilot offre des outils et des fonctionnalités qui simplifient et optimisent le travail au quotidien. Nous verrons comment utiliser Copilot pour automatiser ou nous assister dans l’exécution de tâches fastidieuses, accéder rapidement aux informations pertinentes et structurer le travail de manière plus efficace.
En tirant parti des capacités d’intelligence artificielle et de leurs intégrations dans les applications Microsoft, Copilot deviendra rapidement un assistant indispensable pour améliorer votre productivité personnelle.
Les cas d’usages présentés ici viennent en complément des cas d’usages métiers proposés par Microsoft et disponibles ici : https://adoption.microsoft.com/fr-fr/copilot-scenario-library/...
Principaux cas d’usage de Copilot pour une meilleure efficacité personnelle
D’une manière générale, les activités professionnelles quotidiennes peuvent être regroupées en trois grandes catégories : produire, s’organiser et communiquer.
Ces catégories, bien que distinctes, sont souvent interconnectées et se chevauchent fréquemment dans notre travail quotidien :
-
Produire englobe, dans le cadre de l’efficacité personnelle, toutes les activités liées à la création de contenu, qu’il s’agisse de rédiger des rapports, d’analyser des données ou de concevoir des présentations.
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S’organiser concerne la gestion du temps, des tâches et des ressources pour maximiser l’efficacité.
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Communiquer couvre l’ensemble des interactions avec les collègues, clients et partenaires, que ce soit par e-mail, lors de réunions ou via d’autres canaux.
Pour identifier des cas d’usages pertinents de Copilot visant à améliorer l’efficacité personnelle, nous pouvons utiliser un diagramme de Venn. Ce diagramme, composé de trois cercles représentant chacun une des catégories mentionnées, nous permet de visualiser non seulement les activités spécifiques à chaque catégorie, mais aussi...
Réaliser un rapport d’étude
Objectifs
Dans le cadre du travail quotidien d’un professionnel, la réalisation de rapports d’étude est une tâche à la fois courante et essentielle. Que ce soit pour analyser des données de marché, évaluer des performances internes ou proposer des recommandations stratégiques, la qualité et la précision des rapports d’étude sont cruciales.
Copilot peut apporter une aide précieuse en automatisant la collecte et l’organisation des données nécessaires, en structurant le rapport selon les meilleures pratiques et en fournissant des suggestions pour améliorer la clarté et la cohérence du document. Il peut également générer des résumés concis, intégrer des graphiques pertinents ou générer une présentation, permettant ainsi au professionnel de se concentrer sur l’analyse et les conclusions.
Dans le cadre de ce cas d’usage, il est notamment attendu de Copilot :
-
une accélération de la collecte et de l’analyse des données ;
-
une amélioration de la clarté et de la cohérence du rapport ;
-
une réduction du temps de préparation des présentations.
Processus et applications
La réalisation d’un rapport d’étude repose sur un processus en quatre étapes :
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collecter et analyser les données ;
-
rédiger le rapport ;
-
présenter les résultats ;
-
ajuster le rapport suite aux premiers retours.
Divers outils et applications Microsoft peuvent intervenir pendant ces étapes.
La collecte et l’analyse des données peuvent être réalisées à l’aide de différentes applications : Copilot, Edge, Excel, Outlook, Forms, etc.
La rédaction du rapport sera réalisée avec Word.
La présentation du rapport se fera avec PowerPoint pour la création d’un diaporama. Teams pourra être utilisé pour la présentation du diaporama dans le cadre d’une réunion à distance.
Quant aux notifications réalisées sur le rapport à la suite des retours obtenus lors de la présentation, ils seront effectués avec Word.
Copilot facilite...
Gérer son temps et ses tâches
Objectifs
La gestion efficace du temps et des tâches est essentielle pour maintenir la productivité et éviter le surmenage. Pour un professionnel utilisant les outils Microsoft, planifier des tâches, organiser des réunions et suivre les actions à entreprendre sont des activités quotidiennes.
Copilot peut automatiser la planification des tâches en identifiant et organisant les éléments à partir de notes de réunion et d’idées.
Dans le cadre de ce cas d’usage, il est notamment attendu de Copilot :
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une optimisation de la planification et de la gestion des tâches ;
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une amélioration de la communication et du suivi des actions ;
-
une réduction des risques de procrastination et des oublis ;
-
une réduction du stress et de la charge cognitive.
Processus et applications
La gestion du temps et des tâches implique différentes activités et applications Microsoft :
-
identifier et organiser les tâches ;
-
planifier les tâches ;
-
suivre les avancées.
L’identification et l’organisation des tâches peut être réalisée à partir des notes de réunion et des idées contenues dans OneNote, dans un fil de discussion Outlook ou bien à la suite d’une réunion Teams.
La planification...
Gérer ses messages
Objectifs
Les professionnels passent une part importante de leur temps à gérer des messages, que ce soit par e-mail ou via des plateformes de communication comme Teams. La capacité à traiter rapidement et efficacement ces messages est cruciale pour rester productif.
Copilot peut analyser les e-mails et les messages, fournir des résumés clairs des fils de discussion et suggérer des réponses pertinentes. En automatisant ces processus, Copilot permet aux professionnels de gérer leurs communications de manière plus efficace et de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Dans le cadre de ce cas d’usage, il est notamment attendu de Copilot :
-
une réduction du temps passé à gérer les e-mails et les messages ;
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une amélioration de la réactivité et de la pertinence des réponses ;
-
une meilleure organisation des informations et des communications.
Processus et applications
La gestion des messages repose sur deux activités principales :
-
rédiger les messages ;
-
résumer les fils de discussion.
Dans l’écosystème Microsoft, l’ensemble des messages sont en grande partie créés, envoyés et gérés dans les deux applications que sont Outlook et Teams.
Cette gestion passe principalement par :...
Créer et maintenir une base de connaissances personnelle
Objectifs
Créer et maintenir une base de connaissances personnelle permet de centraliser et d’organiser les informations importantes pour un accès rapide et efficace. Cela inclut la documentation des processus, la collecte de données de référence et la mise à jour des informations critiques.
Copilot facilite ce processus en aidant à structurer et à organiser les informations de manière cohérente. Il peut extraire des données pertinentes de différents documents et aider à les centraliser dans une base de connaissances. De plus, Copilot peut suggérer des mises à jour et des améliorations en fonction des nouvelles informations disponibles, assurant ainsi que la base de connaissances reste à jour et utile.
Dans le cadre de ce cas d’usage, il est notamment attendu de Copilot :
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une meilleure organisation et centralisation des connaissances personnelles pour un accès rapide ;
-
une amélioration de la capitalisation et de la compréhension des informations ;
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une réduction du temps de recherche et d’organisation des informations.
Processus et applications
Créer et maintenir une base de connaissances personnelle nécessite de réaliser de nombreuses activités. Dans le cadre de ce cas d’usage, nous...
Faire de la veille
Objectifs
La veille est cruciale pour rester informé des dernières tendances, innovations et évolutions du marché. De manière simplifiée, faire de la veille consiste à surveiller l’environnement extérieur (les tendances d’un secteur, les concurrents, les innovations, les nouvelles réglementations, etc.) pour rester informé, prendre des décisions, réagir, etc.
Copilot peut être d’une aide précieuse pour identifier et synthétiser les informations pertinentes et importantes. Il peut également organiser ces informations de manière à faciliter leur analyse et leur utilisation. En réduisant le temps passé à rechercher et à synthétiser des informations, Copilot permet aux professionnels de se concentrer sur l’interprétation des données et la prise de décision stratégique.
Dans le cadre de ce cas d’usage, il est notamment attendu de Copilot :
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une identification simplifiée d’informations pertinentes sur le Web ;
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une réduction du temps consacré à l’analyse de tendances ;
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une amélioration de la communication et du partage d’information à valeur ajoutée.
Processus et applications
Le processus de réalisation d’une veille repose sur le cycle du renseignement...
Organiser une réunion
Objectifs
L’organisation de réunions efficaces est une compétence essentielle pour tout professionnel. Cela inclut la préparation de la réunion, son animation et le suivi des actions après la réunion.
Copilot peut aider à préparer et organiser les réunions. Par ailleurs, il peut résumer les discussions et les décisions prises, et suivre les actions à entreprendre. Cela assure une organisation fluide et efficace des réunions, permettant de maximiser leur productivité.
Dans le cadre de ce cas d’usage, il est notamment attendu de Copilot :
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une amélioration de la préparation et de la structuration des réunions ;
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une communication claire et efficace des objectifs et des documents de réunion ;
-
un suivi rigoureux des actions et des décisions prises lors des réunions.
Processus et applications
L’organisation d’une réunion nécessite la réalisation d’un certain nombre de tâches :
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préparer la réunion ;
-
animer la réunion ;
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réaliser le suivi de la réunion.
La préparation de la réunion peut être réalisée à partir de notes prises dans OneNote, d’informations collectées dans Teams ou les fils de discussions Outlook.
L’animation peut s’appuyer...
Se former
Objectifs
La formation continue est essentielle pour rester compétitif et à jour avec les dernières connaissances et compétences dans un domaine donné. Les professionnels doivent souvent identifier les ressources de formation appropriées et suivre leur progression.
Copilot peut recommander des cours, des articles, des vidéos et d’autres ressources pertinentes en fonction des besoins et des intérêts du professionnel. Il peut également suivre la progression de la formation, fournir des résumés des contenus étudiés et suggérer des étapes de formation supplémentaires. Cela permet de personnaliser et d’optimiser le processus de formation, rendant l’apprentissage plus efficace et ciblé.
Dans le cadre de ce cas d’usage, il est notamment attendu de Copilot :
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une identification simplifiée des compétences à développer ;
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une meilleure sélection des contenus d’apprentissage ;
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un suivi efficace des progrès et des objectifs de formation.
Processus et applications
Pour pouvoir se former de manière efficace, il est nécessaire de procéder par étape :
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identifier les compétences à développer ;
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trouver les ressources pédagogiques ;
-
suivre ses progrès.
L’identification des compétences à développer...