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Les documents PRINCE2®
Introduction
Dans le but d’adopter une approche cohérente du management de projet, la première étape est de standardiser les documents utilisés. Beaucoup de sociétés développent des modèles de documentation projet applicables à tous les projets. Avant de créer des modèles, il convient de créer une description claire, complète et sans ambiguïté pour chaque produit ou chaque document.
La description des produits
Une description des produits permet d’obtenir des renseignements complets et exacts sur les livrables du projet et d’assurer une compréhension mutuelle des parties prenantes. Cette démarche implique qu’il existe par ailleurs un contrôle approprié du management, une assurance qualité et une communication appropriée afin de garantir la réalisation de la solution demandée par le client.
Contenu et composition du document
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Identifiant : numéro de référence unique.
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Titre : nom du produit.
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Objectif/description : aperçu du produit et raisons pour lesquelles il est nécessaire.
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Dérivation : liste de matériels ou références à partir desquels le produit est dérivé.
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Format : standard auquel le produit doit se conformer.
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Attribution : personnes ou compétences nécessaires pour créer le produit.
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Critères qualité : spécifications qualité auxquelles le produit doit se conformer et mesures qualité qui vont être réalisées.
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Méthode qualité : comment et quand les critères qualité seront mesurés.
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Tolérances qualité : étendue des critères qualité pour lesquels le produit sera accepté.
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Compétences qualité : indications des compétences ou des personnes...
Le mandat de projet
L’objectif du mandat de projet est de fournir suffisamment d’informations sur le projet proposé pour permettre au comité de pilotage d’en autoriser le démarrage. Si le projet est accepté, les informations du mandat de projet servent de base pour préparer le Brief projet. Bien que sa réalisation soit en dehors du périmètre projet, le mandat de projet fournit des informations sur lesquelles les premières décisions peuvent être prises.
Contenu et composition du document
La composition du mandat de projet varie suivant le type et la taille des projets et l’environnement dans lequel il est produit. Le projet peut être un ouvrage complètement nouveau ou une partie d’un programme. La liste ci-après contient des suggestions qui doivent être adaptées aux spécificités du projet.
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Autorité responsable
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Contexte
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Objectifs du projet
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Périmètre
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Contraintes
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Interfaces
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Exigences qualité
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Ébauche du Business case
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Tolérances projet
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Exécutif et chef de projet
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Clients, utilisateurs et parties prenantes
Si le mandat de projet est associé à une étude préliminaire, des informations complémentaires peuvent s’avérer utiles, par exemple, la taille estimée du projet, sa durée, une appréciation des risques...
Le Brief projet
Le Brief projet complète les informations du mandat de projet et établit les bases pour l’initialisation du projet. Son contenu sera affiné lors de la préparation des documents d’initialisation du projet. Toute modification significative dans le contenu du Brief projet doit être rapportée au management du programme ou à la direction de l’entreprise.
Contenu et composition du document
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Contexte
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Définition de projet : explique ce que le projet doit réaliser et contient les éléments suivants :
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Objectifs projet
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Périmètre et exclusions
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Livrables projet
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Contraintes (limitations ou restrictions)
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Interfaces (relations avec les autres projets)
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Tolérances projet
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Exigences qualité émises par le client
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Critères d’acceptation : définition en termes mesurables de ce qui est acceptable pour le client. Par exemple :
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Dates prévues
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Fonctionnalités principales
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Apparence
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Niveau de performance
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Capacité
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Précision
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Fiabilité
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Coûts de développement et de maintenance
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Sécurité
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Facilité d’utilisation
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Risques identifiés
Le document d’initialisation projet
Le document d’initialisation décrit l’approche utilisée. Il explique de façon détaillée les contrôles mis en place, le reporting, l’assurance qualité, la communication, les ressources nécessaires et le planning envisagé. Son but est de poser des bases solides pour le projet avant de demander au comité de pilotage un engagement important. Il sert également de référence afin d’évaluer la progression, les demandes de changement et la viabilité du projet.
Contenu et composition du document
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Contexte : inclut le statut actuel du projet révisé, actualisé et confirmé.
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Définition de projet. Elle explique ce que le projet doit réaliser et contient les éléments suivants :
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Objectifs projet, révisés, actualisés et confirmés.
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Périmètre et exclusions, révisés, actualisés et confirmés.
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Livrables projet, révisés, actualisés et confirmés.
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Exclusions, révisées, actualisées et confirmées.
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Contraintes, révisées, actualisées et confirmées.
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Interfaces, révisées, actualisées et confirmées.
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Hypothèses (événements qui peuvent affecter le plan).
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Approche projet. Elle définit...
Le Business case (cas d’affaire)
Le Business case a essentiellement pour objectif de documenter la justification d’entreprendre le projet. Il estime les coûts de développement et ceux de mise en œuvre en regard des risques et des bénéfices attendus. Tous les changements de l’activité doivent être pris en considération. Ceux-ci peuvent s’avérer plus importants que les seuls coûts de développement.
Le Business case est utilisé pour justifier le temps et les efforts consacrés au projet. Le comité de pilotage surveillera en permanence la viabilité du projet en regard du Business case.
Contenu et composition du document
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Raisons : cette section explique les raisons pour lesquelles le résultat du projet est nécessaire. Cette information doit provenir du mandat de projet. Sinon, la justification doit absolument être établie lors du processus « Élaborer un projet ».
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Options : cette section décrit dans les grandes lignes les options qui ont été considérées pour réaliser le résultat attendu. L’option retenue doit être indiquée avec un résumé qui justifie les raisons de son adoption. Ainsi, le comité de pilotage voit la confirmation de ce que d’autres options ont été prises en considération.
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Bénéfices...
Le plan projet
Le plan projet détaille comment et quand les objectifs du projet seront réalisés. Il expose les produits, les activités et les ressources nécessaires pour réaliser le projet. Il fournit au Business case la planification des coûts projet et identifie les phases de management et les principaux jalons de contrôle. L’objectif du plan projet est de fournir au comité de pilotage une référence avec laquelle la progression et les coûts du projet peuvent être comparés phase après phase, et de servir de base à la diffusion d’information auprès des parties prenantes.
Contenu et composition du document
Le plan projet fait partie du document d’initialisation du projet et contient les informations ci-après :
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Plan description, qui fournit une brève description sur les aspects couverts par le plan.
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Dépendances externes
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Prérequis projet, qui contiennent tous les aspects fondamentaux qui doivent être en place au commencement du projet et qui doivent le rester pour que le projet soit un succès.
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Hypothèses de planification, qui incluent les événements qui peuvent se produire et sur lesquels le plan est construit.
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Plan projet :
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Diagramme de Gantt avec les phases de management identifiées.
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Nomenclature produits. Elle répertorie tous les produits à développer...
Le plan de phase
Le plan de phase décrit comment et quand les objectifs fixés pour la phase seront atteints. Il identifie tous les produits réalisés pendant la phase, établit les contrôles du management, les tolérances, le reporting, et précise les contrôles qualité ainsi que les ressources. Il sert de référence pour mesurer la progression de la phase.
Contenu et composition du document
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Plan description : fournit une brève description des aspects couverts par le plan.
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Plan qualité : présente les méthodes de contrôle qualité utilisées pour chaque produit.
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Prérequis : contient tous les aspects fondamentaux qui doivent être en place au début de la phase et qui doivent le rester pour que le plan soit un succès.
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Dépendances externes
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Tolérances
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Surveillance, contrôle des processus et reporting
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Hypothèses de planification : incluent les événements qui pourraient se produire et sur lesquels le plan est construit.
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Plans et graphiques :
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Diagrammes montrant les ressources, activités, dates de début et de fin.
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Nomenclature produits et diagrammes de production.
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Budget de la phase.
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Évaluation des risques de la phase. Elle comprend les plans de contingence.
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Descriptions produits : concernent les produits à livrer au cours de cette phase.
Un plan d’exception...
Le plan de communication
Le plan de communication a pour objectif d’assurer que toutes les parties prenantes sont tenues informées du projet depuis la préparation jusqu’à la clôture. Le plan définit toutes les parties qui ont un intérêt dans le projet et la fréquence de diffusion du reporting.
Contenu et composition du document
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Parties prenantes
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Informations requises
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Fréquence et format des communications
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Méthode de communication
Le registre des incidences projet
Une incidence est un terme générique pour tout sujet qui doit être porté à l’attention de l’équipe projet et qui demande une réponse. Une incidence projet peut avoir un impact négatif ou un impact positif sur le projet. Le traitement d’une incidence doit respecter une certaine procédure. Après l’attribution d’un numéro de référence unique, les incidences projet sont évaluées en tenant compte de l’impact sur le projet, des efforts et des coûts engendrés, des risques, du plan projet et du Business case. Le chef de projet décide des actions à mener. Le cas échéant, les incidences peuvent être remontées au comité de pilotage. Les incidences projet comprennent les sujets suivants :
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Demandes de changement
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Hors-spécifications
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Questions
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Motifs de préoccupation
Contenu et composition du document
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Auteur
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Date
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Numéro d’incidence projet
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Description de l’incidence
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Priorité
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Analyse d’impact
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Décision
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Signature du décisionnaire
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Date de la décision
Le registre des risques projet
Le registre des risques contient toutes les informations sur les risques, leur analyse, les contre-mesures et les statuts.
Contenu et composition du document
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Identifiant risque : code unique.
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Auteur
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Date d’identification
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Catégorie risques (par exemple, commercial, légal, technique).
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Impact : effet sur le projet, le programme ou l’organisation.
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Probabilité : estimation des chances que les risques se produisent.
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Proximité : mesure dans le temps de l’occurrence.
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Contre-mesures : actions qui sont menées pour éviter, réduire ou supprimer les risques.
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Responsable : personne désignée pour surveiller les risques.
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Date de mise à jour : moment où le statut d’un risque a été vérifié pour la dernière fois.
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Statut (par exemple, clôturé, en augmentation, réduit, pas de changement).
Les unités de travail
Dans un lot de travaux (unité de travail) sont inscrites toutes les informations nécessaires pour réaliser les produits. Le chef de projet rassemble ces informations avant de transmettre formellement la responsabilité des lots de travaux au chef d’équipe. Une fois autorisé, un lot de travaux forme en quelque sorte un contrat entre le chef de projet et le chef d’équipe.
Contenu et composition du document
Bien que son contenu soit variable et que le degré de formalité dépende des circonstances, un lot de travaux doit comprendre les éléments suivants :
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Date. Elle est choisie d’un commun accord entre le chef de projet et le chef d’équipe.
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Équipe ou personne autorisée : nom du chef d’équipe ou du contributeur.
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Description du lot de travaux. Elle décrit le travail à effectuer.
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Description des produits. Il s’agit des produits identifiés dans le lot de travaux.
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Techniques/processus/procédures (utilisés pour la création des produits).
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Interfaces : identification des produits avec lesquels le lot de travaux doit être compatible.
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Exigences de gestion de configuration. Elles sont utilisées par les développeurs pour le contrôle des différentes versions du produit.
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Extrait du planning : section qui détaille le lot de travaux.
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Accord...
Le rapport de synthèse
Le rapport de synthèse a pour objectif de fournir au comité de pilotage et aux autres parties prenantes un résumé du statut de la phase en cours. Il est utilisé par le comité de pilotage pour surveiller le déroulement de la phase et la progression du projet.
Contenu et composition du document
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Date (choisie d’un commun accord entre le chef de projet et le chef d’équipe)
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Période concernée
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Statut du budget
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Statut du planning
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Produits réalisés durant la période
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Problèmes actuels ou potentiels, et risques
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Statut des incidences
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Impact des changements sur le planning et sur le budget
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Situation des tolérances
Le rapport de suivi
Le rapport de suivi est réalisé régulièrement par le chef d’équipe à destination du chef de projet à une fréquence prédéfinie dans le plan de phase ou l’unité de travail. Il fait état du travail en cours pour chaque membre de l’équipe.
Contenu et composition du document
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Date (choisie d’un commun accord entre le chef de projet et le chef d’équipe)
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Période concernée
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Activités de suivi des rapports précédents
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Produits réalisés pendant la période
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Travail qualité réalisé pendant la période
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Statut des tolérances du lot de travaux
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Problèmes actuels ou potentiels, et risques
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Travaux planifiés pour la prochaine période
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Produits à réaliser pendant la prochaine période
Le rapport de fin de phase
Ce rapport résume la progression du projet à ce jour et donne un aperçu du projet dans son ensemble, comme l’impact de la phase terminée sur le plan projet, le Business case et les risques. Le comité de pilotage utilise ces informations pour décider quelle action engager : approuver le plan de la phase suivante, demander un plan de la phase suivante révisé, amender le périmètre projet ou arrêter le projet.
Contenu et composition du document
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Plan de la phase en cours. Il inclut les budgets actualisés.
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Performance (par rapport aux tolérances)
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Revue du Business case
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Revue des risques
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Situation des incidences
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Statistiques qualité
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Rapport du chef de projet. Il rend compte des événements qui ont affecté la performance.
Le rapport de fin de projet
Ce rapport est réalisé par le chef de projet pour le compte du comité de pilotage qui peut éventuellement le communiquer au management programme. Il décrit la performance du projet en regard du document d’initialisation projet. En particulier, il compare la réalité avec les coûts planifiés, le planning prédéfini, les tolérances, le Business case et le plan projet.
Contenu et composition du document
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Réalisation des objectifs du projet
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Revue des bénéfices réalisés à ce jour
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Performance en regard des objectifs de coûts, de délais et de tolérances projet
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Effets des changements approuvés sur le plan projet et le Business case
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Statistiques finales sur les incidences traitées durant le projet
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Impact des changements approuvés
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Statistiques du travail qualité réalisé
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Plan et date de revue post-projet
La revue post-projet (revue des bénéfices)
La revue post-projet définit comment et quand sera effectuée une évaluation sur les bénéfices réels du projet. Ce document est présenté par l’Exécutif à la fin du projet. Chaque bénéfice attendu doit être évalué. L’utilisation du produit peut parfois entraîner des conséquences inattendues. Des explications pour ces conséquences imprévues doivent être données. Le plan de cette revue doit aussi inclure des recommandations sur l’amélioration des bénéfices.
Contenu et composition du document
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Comment évaluer la réalisation des bénéfices attendus ?
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Quand les différents bénéfices peuvent-ils être évalués ?
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Quelles ressources sont nécessaires pour effectuer la revue ?
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Autres domaines qui méritent d’être pris en considération, comme les réactions des utilisateurs.