Les rôles et responsabilités PRINCE2®

Introduction

Un des points forts de la méthodologie PRINCE2® est de proposer une définition claire des rôles et responsabilités de chacun des contributeurs ou des parties prenantes d’un projet.  Attention, un rôle n’est pas nécessairement associé à un poste. Certains rôles peuvent être tenus à temps partiel, alors que d’autres peuvent être partagés ou regroupés suivant les besoins du projet.

L’Exécutif

L’Exécutif préside le comité de pilotage. Bien qu’il soit assisté du fournisseur senior et de l’utilisateur senior pour prendre les décisions clés, c’est lui le responsable ultime du projet. Son rôle est de s’assurer que le projet reste focalisé sur ses objectifs et délivre les bénéfices attendus. Il est aussi responsable du Business case, et plus particulièrement de la rentabilité économique du projet.

Il nomme le chef de projet, parfois aussi l’équipe projet, et supervise le développement du Brief projet, ainsi que du Business case. Il doit sécuriser le financement du projet, et s’assurer que les risques éventuels sont sous contrôle.

L’utilisateur senior

L’utilisateur senior représente les intérêts de ceux qui vont utiliser les produits du projet. Il est responsable des produits, de la spécification des besoins à la réalisation effective des bénéfices attendus. Dans un souci d’efficacité, ce rôle ne doit pas être partagé entre plusieurs personnes.

Les attentes des utilisateurs concernant la qualité doivent être définis de manière quantifiable avec des critères d’acceptation validés par les utilisateurs. Cela évite les conflits lors de la livraison des produits. Les bénéfices attendus sont aussi définis en termes mesurables afin de faciliter la revue des bénéfices. C’est la responsabilité de l’utilisateur senior de superviser la validation des produits, ainsi que la revue post-projet des bénéfices.

Le fournisseur senior

Le fournisseur senior représente les intérêts de ceux qui conçoivent, développent et réalisent la solution. Il est responsable de la qualité des produits et de l’intégrité technique du projet.

Pendant la phase « Élaborer un projet », il confirme la viabilité de l’approche retenue et la faisabilité technique de la solution. Pour la livraison des produits, le client peut aussi faire appel à un cabinet de consultants indépendants pour tester la qualité des produits et déployer ensuite la solution auprès des utilisateurs.

Le chef de projet

Le chef de projet dispose de l’autorité pour assurer le management quotidien du projet. Responsable du projet devant le comité de pilotage, il doit gérer la réalisation des produits dans les tolérances imposées pour les coûts, la qualité, les délais, le périmètre, les bénéfices et les risques. Son objectif final est la réalisation des bénéfices.

Le chef de projet doit préparer ou superviser la préparation des produits de management du projet, c’est à dire le Brief projet, le PID (Project Initiation Document), l’approche de management des bénéfices, les plans de phase ou d’exception.

Il anime et dirige son équipe projet, échange avec les fournisseurs et toutes les parties prenantes. Il établit les contrôles du projet, ainsi que le découpage des lots de travaux. C’est aussi le responsable de l’adaptation de PRINCE2® à l’environnement projet.

Le chef de projet rédige également les différents rapports (progression, incidences, exceptions, fin de phase et fin de projet). Il maintient tous les registres du projet (incidences, risques, leçons apprises), et gère les procédures de gestion des risques et des changements.

Le chef d’équipe

Un chef d’équipe gère le groupe de spécialistes en charge de la réalisation des produits. Responsable de l’avancement des travaux, il assume les contraintes de coûts, de qualité et de délais et doit respecter les directives du chef de projet.

Il élabore le plan d’équipe et conseille le chef de projet sur le découpage en lots de travaux et les risques associés. Il tient à jour les registres de la qualité, des risques et des incidences, et doit vérifier que les produits terminés ont été approuvés avant de notifier leur livraison au chef de projet.

L’assurance projet

Indépendante du chef de projet, l’assurance projet représente les intérêts du Business, des fournisseurs et des utilisateurs. Son rôle consiste à auditer le projet afin de s’assurer de son bon déroulement. Par exemple, elle vérifie que les bonnes compétences sont réunies dans l’équipe projet, que les risques sont sous contrôle et que les changements sont bien notifiés.

L’assurance projet peut assister le chef de projet pour développer le Business case et l’approche de management des bénéfices. Elle peut aussi apporter ses conseils sur de nombreux thèmes tels que la sélection des membres de l’équipe projet ou encore l’approche de management des risques.

L’autorité des changements

Le comité de pilotage délègue l’autorité pour approuver ou rejeter les demandes de changement à un groupe de personnes appelé « Autorité des changements ». Le chef de projet conserve certaines prérogatives concernant ces changements dans la mesure où cela n’affecte pas les tolérances. L’autorité des changements gère également le hors-spécifications, ainsi que son propre budget indépendamment de celui du projet.

Le support projet

Bien que le support projet soit optionnel pour PRINCE2®, la mise en place de ce service facilite l’administration du projet et soulage le travail du chef de projet. Le support projet, aussi appelé PMO (Project Management Office), aide le chef de projet à réaliser et à maintenir les documents projets tels que les plannings ou à rendre compte des réunions. Il gère aussi les revues qualité et administre le statut des produits. Il assure ainsi le contrôle des changements et la gestion des configurations.