Les thèmes de la méthode PRINCE2®

Présentation

Après les sept principes qui constituent le premier socle sur lequel repose la méthode PRINCE2®, le second socle est composé de sept thèmes ou domaines fonctionnels. Les thèmes livrent une explication détaillée de toutes les bonnes pratiques de la gestion de projet, et ils ont pour but d’augmenter les chances de succès d’un projet.

Ces sept domaines fonctionnels comprennent le Business case, l’organisation, la gestion de la qualité, la planification, la gestion des risques, la gestion des changements, et le contrôle de la progression. Tous ces aspects du management de projet doivent être continuellement pris en compte et intégrés tout au long du projet afin d’en assurer la réussite.

Dans une première approche, chacun des thèmes peut s’interpréter comme la réponse à une question simple :

Ensuite, chaque domaine fonctionnel peut se résumer en une phrase comme suit :

Le Business case (cas d’affaire)

La justification d’un projet doit toujours être claire et les raisons pour l’entreprendre doivent être valables et solides. Le Business case définit les mécanismes par lesquels est jugé un projet et permet de savoir si celui-ci reste viable et réalisable. Outil essentiel dans la décision d’investissement, le Business case est aussi un document de référence pour prendre des décisions tout au long du projet.

Le Business case sert également de fil directeur à un projet PRINCE2®. Il doit d’abord aligner les objectifs du projet avec ceux du programme ou de la stratégie de l’entreprise pour que chaque progrès du projet apporte des éléments positifs à l’entité de l’entreprise concernée. Ensuite, les liens entre les bénéfices attendus, les résultats et les produits réalisés doivent être clairement définis dans le Business case.

Figure 3.1 : Produits, résultats, bénéfices

La figure ci-dessus met en évidence les relations entre produits, résultats et bénéfices :

Le Business case est développé, vérifié, maintenu et confirmé tout au long du projet. Il doit prendre en considération les impacts des changements, ainsi que les conséquences éventuelles des risques....

L’organisation, les rôles et les responsabilités

Le thème Organisation, l’un des plus importants de la méthodologie PRINCE2®, a pour objectif de décrire les acteurs impliqués dans un projet et leurs rôles et responsabilités respectifs.

PRINCE2® recommande de structurer l’équipe de management du projet suivant un schéma précis qui permet de prendre en compte tous les intérêts des différentes parties prenantes. Dans ce thème, nous allons décrire chacun des rôles préconisés par PRINCE2® et montrer quelles sont leurs responsabilités tout au long du projet. Les documents importants pour l’organisation, comme l’approche de la communication, seront également présentés.

Chaque projet est un défi organisationnel. À chaque fois qu’un projet débute, une organisation temporaire doit être mise en place. Sa structure doit permettre de communiquer efficacement et de prendre les décisions appropriées. Parmi les principales causes d’échec d’un projet, la perte de contact avec les parties prenantes seniors demeure l’une des plus récurrentes. Par exemple, lorsque le manager senior qui finance le projet laisse ensuite toute responsabilité à un chef de projet junior.

Un autre défi est de bien veiller à l’implication des utilisateurs des produits tout au long du projet afin d’assurer la prise en compte des évolutions des exigences au cours des itérations successives. Enfin, beaucoup de projets sont victimes d’une planification non réaliste.

Pour éviter ces écueils, PRINCE2® définit de manière détaillée les différents rôles, avec leurs responsabilités respectives, et leur autorité sur les ressources du projet. Ces rôles attribués en début de projet peuvent être réattribués en cours de projet. La description des rôles et de l’organisation de l’équipe projet est détaillée dans le PID (Project Initiation Document) lors de la phase d’initialisation.

La gestion de la qualité

Le thème Qualité a pour but de définir et mettre en œuvre les moyens de création et de vérification de produits adaptés afin d’atteindre les objectifs du projet : livrer des produits conformes aux exigences et permettre la réalisation des bénéfices. La terminologie utilisée est identique à celle des standards IS0 9000.

Les projets sont souvent exposés aux risques qualité. Il n’est pas rare que des conflits surviennent en fin de projet sur ce qui devait être livré. Pour atténuer ces risques, le thème Qualité assure que l’équipe projet a dès le début une vision claire de ce qui doit être livré.

PRINCE2® propose une approche pour garantir que les produits sont conformes aux exigences du Business et que les bénéfices souhaités seront en conséquence obtenus. Cette approche décrite dans l’approche du management de la qualité applique le principe de la focalisation sur les produits aussi bien pour les produits des spécialistes que pour les documents de management.

L’approche PRINCE2® pour le management de la qualité s’articule en deux parties : la planification qualité et le contrôle qualité. Tout d’abord, la planification qualité explique comment effectuer les activités telles que le travail avec les utilisateurs pour définir les exigences des produits. Ensuite, le contrôle qualité détaille comment mener les contrôles sur les produits, et comment garantir le suivi de l’approche définie en liaison avec l’assurance qualité.

La planification

La planification est un thème essentiel pour comprendre et articuler comment le projet va procéder pour réaliser ses objectifs (de coûts, qualité, délais et bénéfices). Un planning permet de prévoir les ressources, les personnes et les activités nécessaires à la création des produits. Il fournit aussi les éléments pour apprécier avec précision la durée totale du projet ainsi que son coût.

Le document de planning doit être mis à jour tout au long de la vie du projet. Il fournit des informations sur ce qui est requis, sur quand et comment le réaliser. Il permet d’identifier les équipements et les ressources à utiliser. Ainsi, la planification réunit les informations essentielles au management et au contrôle du projet.

Le planning permet non seulement de suivre ensuite la progression du projet mais aussi de communiquer la vision du projet aux parties prenantes. Un planning est un outil de communication pour accorder les équipes et les contributeurs avec l’information sur ce qui doit être fait, par qui et quand.

PRINCE2® utilise une approche de la planification dite « planification basée sur les produits à réaliser ». Celle-ci commence par comprendre d’abord les produits à réaliser avant d’identifier ensuite le détail des activités à planifier. Le rôle du plan est alors de déterminer les livrables requis pour atteindre les résultats attendus. Avec PRINCE2®, le macroplanning s’élabore à partir de la liste complète des livrables. Avant de détailler le processus de la planification produit, nous devons d’abord présenter les différents niveaux de planification PRINCE2®, ainsi que la notion d’horizon de planification.

La gestion des risques

Les projets, comme n’importe quelle action entreprise, comportent toujours une part d’incertitude due à leur caractère unique et non répétitif. Ils présentent ainsi de nombreux risques, mais également des opportunités. Le thème « Risques » a pour but de gérer de manière proactive ces risques et opportunités. 

L’approche PRINCE2® définit une méthode pour identifier, évaluer et contrôler les risques potentiels d’un projet, et communiquer efficacement sur les risques du projet auprès des parties prenantes. La finalité de la gestion des risques est d’augmenter la probabilité de réaliser les bénéfices attendus d’un projet en gérant l’incertitude associée au projet.

Les projets sont risqués parce qu’il est souvent difficile de prévoir exactement comment les événements vont se dérouler contrairement aux routines très prévisibles et répétables. Le degré d’incertitude dépend beaucoup du degré de familiarité avec la situation des personnes impliquées. Quand ces dernières n’ont pas de vision claire sur l’issue des problèmes à résoudre, beaucoup de choses peuvent mal tourner.

L’approche risques PRINCE2® discipline et oblige chaque personne impliquée dans le projet à se poser les questions suivantes :

Il est intéressant de noter que la gestion des risques PRINCE2® couvre également celle des opportunités ou « risques positifs ». La définition générique retenue par PRINCE2® pour un risque est « un événement incertain, s’il survient, qui aura un effet sur la réalisation des objectifs du projet ». Les risques négatifs sont des menaces pour...

La gestion des changements

Dans tout projet, les changements sont inévitables. Les domaines susceptibles de changement sont nombreux : les clients peuvent changer d’avis sur les produits qu’ils désirent, une nouvelle technologie peut apparaître, l’environnement du business peut se modifier, etc.

Le thème « Changement » ne permet pas d’éviter les changements, mais propose une approche pour que les décisions concernant les changements soient prises par le niveau d’autorité adéquat et que l’impact de ces changements ait bien été pris en considération.

La gestion des changements comprend aussi la gestion des configurations, c’est-à-dire comment distinguer chaque produit en utilisant un système de codification, comment suivre le statut des produits et comment protéger les produits de changements non autorisés.

Le contrôle de la progression

Le contrôle de la progression consiste à mesurer le travail réalisé par comparaison avec les objectifs du plan. Les objectifs de performance planifiés (coûts, qualité, délais, périmètre, bénéfices) servent de référence pour la mesure du réalisé. Ainsi, le modèle PRINCE2® s’assure en permanence que le projet progresse vers la réalisation de ses objectifs.

Pour cela, l’équipe de management doit décider de ce qui doit être accompli, c’est-à-dire établir des objectifs en termes de coûts, périmètre, qualité, risques et bénéfices attendus. Ces objectifs sont décrits dans le plan projet et dans plusieurs rubriques des documents d’initialisation projet comme le Business case, les approches et la description projet. L’équipe projet peut ensuite utiliser ces documents pour comparer ce qui est réalisé avec ce qui a été planifié, et ainsi apprécier la progression du projet.

Le contrôle du projet repose aussi sur des décisions opportunes et efficaces sur la façon de mener le projet et de résoudre les problèmes. Ces décisions doivent être prises par le niveau de management approprié. Par exemple, les décisions concernant le travail de l’équipe de spécialistes sont déléguées au chef de projet par le comité de pilotage. Il s’agit du management par exception.

Ensuite, PRINCE2® préconise également l’utilisation de différents rapports pour suivre la progression et en rendre compte. Par exemple, le rapport de progression permet au comité de pilotage de contrôler le travail du chef de projet. De même, le rapport d’avancement du chef d’équipe permet au chef de projet de suivre l’activité des spécialistes. Il s’agit des outils de contrôle du projet.

Enfin, la mise sous contrôle d’un projet PRINCE2® impose le découpage en phases successives précédées par la réunion du comité de pilotage qui décide, phase après phase, d’allouer les ressources et d’autoriser la poursuite...