Google Sheets

Accéder et découvrir Google Sheets

Google Sheets est le tableur en ligne de Google Workspace. Cette application permet de créer des tableaux, des formules de calcul et des graphiques, de les mettre en forme et de les modifier en collaboration avec d’autres personnes.

Vous pouvez également y accéder via cette adresse sheets.google.com.

La page d’accueil Google Sheets s’ouvre :

Dans le coin supérieur de la fenêtre, le Menu principal donne accès aux autres applications bureautiques (Google Docs et Google Slides), aux Paramètres, à l’aide en ligne et à l’espace Google Drive.

Dans la partie supérieure de la fenêtre, des modèles de fichiers sont proposés pour créer de nouveaux classeurs. La partie inférieure affiche la liste des classeurs récemment utilisés.

Pour les réafficher, cliquez sur le Menu principal, sur l’option Paramètres et cochez l’option Afficher les modèles récents sur les écrans d’accueil. Cliquez ensuite sur OK.

Créer un classeur

Le terme classeur est le nom générique donné au fichier créé dans l’application Google Sheets. Un classeur peut contenir une ou plusieurs feuilles de calcul.

Si le volet des modèles est masqué, cliquez sur l’icône visible à droite de la liste des fichiers, puis cliquez sur l’outil Créer une feuille de calcul pour créer un classeur vierge ou sur l’outil Choisir un modèle pour le créer selon un modèle.

Un nouveau classeur, composé d’une seule feuille de calcul, s’ouvre.

Les éléments de la fenêtre sont les suivants :

La barre de titre (a) : reprend, à gauche l’icône de l’application qui permet de fermer le fichier et de revenir à la page d’accueil Google Sheets, le nom du classeur (ici, Feuille de calcul sans titre car le fichier n’a pas encore été nommé) ; à droite, l’outil permet d’afficher le fil des commentaires...

Sélectionner des cellules

Saisir des données

Créer une série de données

Une série de données correspond à une suite logique de valeurs. Vous pouvez créer une série de données de dates, d’heures, de mois, de jours, de textes se terminant par une valeur numérique.

Créer une série de données simple

Ce type de série permet d’afficher des valeurs successives avec un incrément égal à une unité.

 Saisissez la première valeur de la série.

 Faites glisser la poignée de recopie de cette cellule jusqu’à la cellule d’affichage de la dernière valeur vers le bas ou vers la droite pour remplir par ordre croissant, vers le haut ou vers la gauche pour remplir par ordre décroissant.

 Si vous avez saisi un chiffre, ce dernier est alors recopié sur les autres cellules. Pour effectuer une série incrémentée, faites glisser la poignée de recopie tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée.

 À l’inverse, hormis pour une valeur numérique (chiffre), pour recopier la valeur saisie sur les autres cellules, faites glisser la poignée de recopie tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée.

Appliquer le format Couleurs en alternance

Ce type de format alterne une couleur de remplissage de cellules d’une ligne sur deux avec la possibilité de choisir une couleur différente pour la première et/ou la dernière ligne du tableau.

Le volet Couleurs en alternance s’affiche à droite de la fenêtre :

La zone Appliquer à la plage reprend la plage de cellules sélectionnées, vous pouvez utiliser l’outil Sélectionner une plage de données pour modifier cette sélection.

Modifier la largeur des colonnes/la hauteur des lignes

Le pointeur de la souris prend la forme d’une double flèche horizontale ou verticale. Sur cet exemple, les colonnes E et F vont être modifiées.

Pendant le cliqué-glissé, la nouvelle largeur (hauteur) est matérialisée par un trait fin.

Copier/déplacer des cellules

Déplacer par cliqué-glissé

Cette technique est surtout utilisée lorsque vous pouvez visualiser en même temps les cellules à transférer et le lieu de destination.

 Sélectionnez les cellules à transférer.

 Pointez l’un des bords de la sélection.

La souris prend alors l’apparence d’une main. Attention, ne pointez pas la poignée de recopie.

 Réalisez un cliqué-glissé vers les cellules de destination.

Le contenu et la mise en forme des cellules sont déplacés.

Fusionner des cellules

Cette manipulation permet de regrouper plusieurs cellules en une seule de manière horizontale ou verticale. Le contenu de la première cellule fusionnée s’étendra dans les autres cellules, le contenu de ces dernières sera alors supprimé.

Si vous avez sélectionné à la fois des cellules disposées sur une ou plusieurs lignes ou colonnes, ouvrez la liste de l’outil Fusionner les cellules et sélectionnez une des options :

Rendre absolue une référence de cellule dans une formule

Cette technique permet de fixer la référence d’une cellule dans une formule de façon à ce que cette référence ne se modifie pas lors de la recopie de la formule. Cette fonction est très utile si vous souhaitez multiplier les valeurs d’une colonne avec la valeur d’une unique cellule, par exemple, pour appliquer un taux de TVA. Si vous ne le faites pas, la recopie de la formule fonctionnera pour la première ligne mais pas pour les suivantes.

La référence de la cellule présente maintenant le caractère $ devant la lettre de colonne et devant le numéro de ligne.

Lorsque vous appuyez sur la touche F4, vous obtenez une référence absolue de cellule ; si vous appuyez sur F4 une seconde fois, seule la référence de la ligne devient absolue ; si vous appuyez sur F4 une troisième fois, c’est alors la référence de la colonne qui devient absolue.

Nommer et gérer les cellules nommées

Lorsqu’une plage de cellules est nommée, il vous est ensuite possible d’utiliser son nom dans une formule de calcul, de l’atteindre pour la sélectionner ou de la choisir lors de la publication d’une partie de la feuille de calcul (menu Fichier - Publier sur le Web).

Appliquer une mise en forme conditionnelle

Une mise en forme conditionnelle permet de mettre en évidence des cellules contenant des valeurs numériques, des dates ou des heures en appliquant une couleur de caractères ou de remplissage différente des autres valeurs. Par exemple, vous pouvez appliquer une couleur de remplissage uniquement aux cellules d’un tableau contenant un chiffre supérieur à 1000.

Cette option est également accessible dans la liste de l’outil Couleur du texte et l’outil Couleur de remplissage.

Le volet Règles de mise en forme conditionnelle s’ouvre à droite de la fenêtre.

La zone Appliquer à la plage reprend la plage de cellules sélectionnées ; vous pouvez utiliser l’outil Sélectionner une plage de données pour la modifier.

Gérer les feuilles

Activer une feuille

Nous vous rappelons que chaque classeur peut être composé de plusieurs feuilles de calcul, celles-ci étant représentées par des onglets visibles dans la partie inférieure de la fenêtre.

 Cliquez sur l’onglet de la feuille à afficher si celle-ci est visible dans la barre de navigation des feuilles ; dans le cas contraire, cliquez sur l’outil Toutes les feuilles  et cliquez sur le nom de la feuille à atteindre.

Les noms des feuilles qui apparaissent grisés correspondent aux feuilles qui ont été masquées.

Protéger une feuille de calcul ou une plage de cellules

Si vous souhaitez partager un classeur, vous pouvez alors protéger une ou plusieurs feuilles du classeur ou une plage de cellules.

Le volet Feuilles et plages protégées s’affiche à droite de la fenêtre.

Figer et libérer les en-têtes d’un tableau

Cette manipulation permet de fixer des lignes et/ou des colonnes à l’écran de manière à afficher côte à côte des données distantes les unes des autres lorsque vous ferez défiler la feuille de calcul. Les lignes et les colonnes ainsi figées pourront ensuite être imprimées sur toutes les pages.

À l’aide de la souris

 Pour fixer une ou plusieurs lignes, faites défiler, si besoin, le contenu de la fenêtre de manière à afficher la ou les lignes concernées ; pointez le bord inférieur du bouton situé à l’intersection des numéros de lignes et de colonnes puis, lorsque le pointeur de la souris prend la forme d’une main, faites glisser vers le bas et placez la barre horizontale sous la dernière ligne à figer.

Sur cet exemple, les deux premières lignes vont être figées.

 Pour fixer une ou plusieurs colonnes, pointez...

Afficher l’aperçu avant impression et imprimer

Vous allez à la fois configurer les paramètres d’impression, afficher des informations en en-tête et en pied de page et visualiser la feuille de calcul telle qu’elle sera imprimée.

La fenêtre Paramètres d’impression s’affiche ; le nombre de pages est indiqué en haut de la fenêtre :

Trier un tableau

Trier selon un seul critère

Cette méthode permet de trier rapidement un tableau selon un seul critère. Vous pouvez choisir de trier une partie d’un tableau ou toutes les colonnes du tableau. Pour ce dernier cas, le tableau ne doit pas contenir de ligne ou de colonne vierge ou de cellules fusionnées et, si le tableau doit être trié sans ses en-têtes de colonnes, vous devez alors figer ces en-têtes (cf. Figer et libérer les en-têtes d’un tableau). 

 Pour trier une partie d’un tableau, sélectionnez les cellules à trier ; si l’ensemble du tableau doit être trié, cliquez dans une des cellules de la colonne qui doit servir de clé de tri.

 Ouvrez le menu Données.

 Si vous avez sélectionné les cellules à trier : cliquez sur l’option Trier la plage à partir de la colonne "Lettre de la colonne sélectionnée"A->Z pour effectuer un tri par ordre alphabétique (données texte) ou croissant ; pour effectuer un tri par ordre inverse, choisissez l’option Trier la plage à partir de la colonneLettre de la colonne sélectionnéeZ->A.

Pour trier l’ensemble du tableau, sélectionnez l’option Trier la feuille à partir de la colonne"Lettre de la colonne...

Filtrer les données d’un tableau

Grâce aux filtres, vous pouvez afficher uniquement les lignes correspondant aux critères que vous allez définir, les autres lignes seront masquées. Pour faciliter l’utilisation des filtres, et ainsi éviter de sélectionner l’intégralité d’un tableau, votre tableau ne doit pas comporter de ligne ou de colonne vierge, ni de cellules fusionnées. Il doit comporter qu’une seule ligne d’en-tête et, si vous avez ajouté un titre au tableau, une ligne blanche, au minimum, doit séparer ce titre de la première ligne des en-têtes.

Filtrer les données

 Cliquez dans une seule cellule du tableau ou, pour ne filtrer qu’une partie du tableau, sélectionnez les cellules concernées.

 Dans le menu Données, choisissez l’option Créer un filtre (ou l’outil ).

Des boutons de listes déroulantes apparaissent dans chaque cellule de la ligne d’en-tête et les numéros de ligne et de colonne qui seront impactés par le filtre apparaissent sur fond de couleur verte : cela indique que le filtrage est activé mais aucun filtre n’est encore appliqué.

 Ouvrez la liste déroulante associée à la colonne contenant les valeurs en fonction desquelles vous souhaitez filtrer.

Le menu affiche la liste...

Créer une liste déroulante de valeurs

Cette manipulation permet de créer une liste déroulante dans une cellule à partir de données saisies ou existantes dans des cellules situées dans une des feuilles du classeur. La cellule qui contient la liste déroulante affiche, lorsqu’elle est active, un bouton permettant d’ouvrir la liste afin de choisir la valeur à afficher.

Vous pouvez trier les données dans l’ordre dans lequel vous voulez qu’elles apparaissent dans la liste déroulante. Si votre liste comprend un nombre important de données, vous pouvez alors lui attribuer un nom (cf. Nommer et gérer les cellules nommées) afin de pouvoir ensuite l’utiliser dans la définition de la liste et vous évitant ainsi de devoir la sélectionner.

Insérer un graphique

Créer un graphique

 Sélectionnez les données à représenter sous forme graphique, y compris les en-têtes de ligne et de colonne du tableau afin que l’axe des abscisses et la légende soient renseignés. 

Dans l’exemple ci-dessous, la cellule vide (en haut à gauche) doit faire partie de la sélection afin que la plage de cellules puisse former un rectangle.

 Cliquez sur l’outil Insérer un graphique ou utilisez l’option Graphique du menu Insertion.

Le volet Éditeur de graphique s’ouvre à droite de la fenêtre et le graphique apparaît sur la feuille de calcul. Cet éditeur est composé de deux onglets : Configurer et Personnaliser. La plage sélectionnée est visible dans la zone Plages de données ; l’outil Sélectionner une plage de données permet de modifier la sélection.

 Choisissez le Type de graphique à utiliser dans la liste correspondante.

 Si vous souhaitez intervertir les séries de données et les catégories (libellés contenus dans les en-têtes de ligne et de colonne de la feuille de calcul et visibles sur l’axe des abscisses et dans la légende du graphique), cochez l’option Intervertir les lignes et les colonnes. 

 Pour utiliser les libellés...

Créer un tableau croisé dynamique

Un tableau croisé dynamique permet de synthétiser et d’analyser les données d’un tableau.

Créer le tableau

 Si la plage de cellules concernée par le tableau croisé dynamique contient des en-têtes de colonnes, cliquez dans une des cellules du tableau ; sinon, sélectionnez la plage de cellules à traiter dans le tableau croisé dynamique.

 Dans le menu Données, sélectionnez l’option Tableau croisé dynamique.

 Dans la fenêtre Créer un tableau croisé dynamique qui s’affiche, choisissez s’il doit être inséré dans une Nouvelle feuille ou dans la Feuille existante.

Un tableau croisé dynamique vide est inséré et le volet Éditeur de tableau croisé dynamique est affiché à droite de la fenêtre afin que vous puissiez commencer à ajouter des champs, à créer une disposition et à personnaliser le tableau. La plage des cellules prises en compte est visible dans la partie supérieure du volet ; l’outil Sélectionner une plage de données permet de modifier la sélection de cellules.

Si vous avez cliqué en dehors du tableau croisé dynamique, le volet Éditeur de tableau croisé dynamique disparaît. Pour l’afficher...

Associer un commentaire à une cellule

Lorsqu’un classeur est partagé entre plusieurs utilisateurs, les commentaires permettent non seulement d’annoter des cellules mais également d’interagir avec les co-éditeurs du classeur.

Créer le commentaire

 Sélectionnez la cellule concernée.

 Dans le menu Insertion, choisissez l’option Commentaire (ou l’outil Insérer un commentaire ou faites CAM).

Une info-bulle apparaît à proximité de la cellule. Le nom de l’auteur est indiqué.

 Saisissez le texte du commentaire ; pour passer à la ligne, appuyez sur la touche Entrée.

 Cliquez sur Commenter pour valider lorsque la saisie est terminée.

Dans le coin supérieur droit de la cellule, un petit triangle orange matérialise l’existence d’un commentaire.