Partage de fichiers Google Drive

Introduction

Les fichiers enregistrés dans votre espace Google Drive peuvent être partagés avec des utilisateurs de votre entreprise (ou domaine) mais également avec des personnes externes à votre entreprise si l’administrateur Google Drive ou Google Workspace l’a autorisé.

Vous pouvez choisir de partager un fichier (ou tous les fichiers d’un dossier) avec des personnes spécifiques (cf. Partager un fichier ou un dossier) ou générer un lien d’accès au fichier (cf. Générer un lien d’accès) afin de le mettre à disposition d’un plus grand nombre d’utilisateurs comme, par exemple, les personnes partageant le même abonnement Google Workspace ou, si le lien est public, le fichier sera alors accessible à tout internaute disposant d’un compte Google.

Lors de la procédure de partage, vous déterminez les droits d’accès au fichier. Il existe trois types d’accès :

Editeur : l’utilisateur a la possibilité de modifier le fichier ou le dossier et de le partager avec d’autres personnes.

Commentateur : l’utilisateur peut commenter le fichier et consulter les commentaires ajoutés au fichier mais il ne lui sera pas possible de modifier le fichier. Ce droit d’accès ne s’applique pas aux dossiers partagés.

Lecteur : l’utilisateur...

Partager un fichier ou un dossier

Cette procédure vous permet de partager un fichier (ou un dossier) avec des utilisateurs dont vous connaissez l’adresse de messagerie. Les utilisateurs avec lesquels vous partagez un fichier devront se connecter à leur compte Google pour afficher ou éditer le fichier partagé.

Lorsqu’un dossier est partagé, tout son contenu existant (sous-dossiers et fichiers) ainsi que tous les éléments qui y seront ajoutés ultérieurement sont partagés avec les utilisateurs choisis.

Vous pouvez partager un fichier Google Docs, Sheets ou Slides, autoriser la consultation, la modification et l’ajout de commentaires avec 100 personnes maximum. Au-delà de 100 personnes, seuls le propriétaire et certains utilisateurs autorisés peuvent y apporter des modifications.

La fenêtre Partager avec des personnes et des groupes s’affiche :

Modifier les paramètres de partage

Via cette procédure, vous pouvez afficher les utilisateurs avec lesquels le fichier (ou dossier) a été partagé, ajouter d’autres utilisateurs, modifier leur autorisation d’accès, définir le délai d’expiration du partage ou supprimer le partage pour certains ou tous les utilisateurs.

Générer un lien d’accès

Cette procédure permet d’obtenir le lien d’accès à un fichier (ou dossier) si vous souhaitez le partager avec un plus grand nombre d’utilisateurs sans avoir à renseigner leur adresse e-mail. Ce lien d’accès peut être ajouté à une page d’un site web ou à un blog ou bien être envoyé par e-mail. Le fichier (ou dossier) partagé pourra être édité, commenté ou affiché par tous les utilisateurs autorisés à accéder à l’emplacement du lien ou ceux disposant du lien.

Si vous souhaitez que les internautes puissent trouver le fichier via un moteur de recherche, vous pouvez alors choisir de rendre public le fichier partagé ; dans ce cas, les internautes pourront afficher le fichier mais ils ne pourront ni le modifier, ni le commenter.

La fenêtre Obtenir le lien apparaît :

Par défaut, le lien donne un accès Limité, c’est-à-dire un accès aux seules personnes ajoutées dans le cadre de la procédure présentée précédemment.

Utiliser un Drive partagé

Un Drive partagé est un espace de stockage partagé entre plusieurs utilisateurs. Leur utilisation est identique à celle de votre Drive. Mais, contrairement aux fichiers contenus dans Mon Drive, les fichiers d’un Drive partagé appartiennent à tous les utilisateurs qui en sont membres et non à un seul utilisateur. Autrement dit, même si des membres partent, les fichiers restent disponibles afin que le groupe puisse continuer à travailler.