Messagerie Gmail

Accéder et découvrir Gmail

Vous pouvez également y accéder via cette adresse mail.google.com.

La page d’accueil de la Messagerie Gmail s’ouvre. La fenêtre est constituée des éléments suivants :

La zone de recherche (a) vous permet de rechercher des messages ou de choisir un filtre d’affichage.

La barre des commandes (b) : l’outil Sélectionner permet de sélectionner les messages Non lus, Lus, etc. ; l’outil Actualiser met à jour l’affichage de la page (utile pour vérifier l’arrivée de nouveaux messages) ; l’icône Plus, lorsque des messages sont sélectionnés, propose des commandes associées à la sélection.

Le volet de navigation (c) : affiche les libellés (ou dossiers) de la messagerie. En cliquant sur un libellé, vous affichez le contenu du dossier ; par défaut, le dossier Boîte de réception est sélectionné.

Les volets Discussions et Salons (d) donnent accès à la messagerie instantanée Google Chat ainsi qu’aux salons de discussions en équipe.

Le volet Visioconférences (e) permet de créer de nouvelles réunions Google Meet...

Le mode d’affichage Conversation

Ce mode est activé par défaut dans tous les dossiers (ou libellés) de la messagerie. Il permet de regrouper sous un même intitulé (fil de discussion) le message d’origine et les réponses données à ce message. Ce mode d’affichage facilite le suivi et la gestion des messages.

Dans la colonne du nom de l’expéditeur, les noms des personnes ayant répondue au premier message ainsi que l’expéditeur de celui-ci sont affichés sur la même ligne, leur nombre est indiqué.

À chaque fois que vous répondez à un message reçu, moi apparaît à la suite du nom de l’expéditeur du message. Avec ce mode d’affichage actif, vous pouvez ainsi identifier les messages auxquels vous n’avez pas répondu (l’intitulé moi n’apparaît pas dans ce cas-là).

Les messages s’affichent les uns sous les autres par ordre chronologique d’arrivée : du message le plus ancien, en début de liste, au message le plus récent, en fin de liste. L’intégralité du message le plus récent est visible.

Si tous les messages ne sont pas affichés, cliquez sur le nombre sur la gauche du fil de discussion pour les afficher...

Créer et envoyer un message

Créer un message

 Cliquez sur le bouton Nouveau message.

La fenêtre d’un nouveau message s’affiche à droite de l’écran.

L’outil Plein écran situé dans la barre de titre permet d’afficher la fenêtre du message en plein écran.

 Pour renseigner l’adresse du ou des destinataires du message, utilisez une des méthodes indiquées ci-après :

• Dans la zone À, saisissez l’adresse du destinataire du message ; si plusieurs destinataires sont concernés, appuyez sur Entrée après la saisie de chaque adresse.

Lorsque vous saisissez les premiers caractères d’une adresse de messagerie, si le destinataire fait partie de vos contacts ou si vous lui avez déjà envoyé un message, une liste de noms correspondant à votre saisie apparaît.

Si l’adresse du destinataire à qui vous souhaitez envoyer le message apparaît dans la liste, cliquez dessus pour l’insérer dans la zone À.

• Cliquez sur À pour sélectionner le nom des destinataires dans votre carnet d’adresses ou dans l’annuaire de votre entreprise.

La boîte de dialogue suivante apparaît. La liste des contacts de votre carnet d’adresses (Mes contacts) est affichée :

Si le ou les destinataires se trouvent dans...

Joindre un fichier

La taille totale des pièces jointes à un message ne peut pas dépasser 25 Mo.

Fichier provenant du poste de travail

 Lors de la création ou de la modification du message, cliquez sur l’outil Joindre des fichiers.

 Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, accédez au dossier dans lequel se trouve le fichier à joindre.

 Sélectionnez le nom du fichier à insérer dans votre message ; si plusieurs fichiers doivent être insérés dans votre message, sélectionnez-les à l’aide de la touche Ctrl (sélection discontinue) et/ou de la touche Shift (sélection continue).

 Cliquez sur le bouton Ouvrir.

À la suite du nom du fichier, une barre de progression symbolise le téléchargement du ou des fichiers. Lorsque le téléchargement est terminé, le nom et la taille des fichiers apparaissent.

 Continuez si besoin l’élaboration du message puis envoyez-le en cliquant sur le bouton Envoyer.

Pour des raisons de sécurité, les pièces jointes sont analysées avant leur envoi. Les fichiers susceptibles de contenir un virus (tels que les fichiers .bat, .exe, .vbs, .js...) ne seront pas autorisés à être envoyés.

Répondre à un message/une conversation

Répondre à un message

 Sélectionnez le libellé Boîte de réception dans le volet de navigation.

 Cliquez sur la ligne du message auquel vous souhaitez répondre.

 Pour répondre à l’expéditeur du message, cliquez sur l’outil Répondre ou, pour répondre à l’expéditeur et à tous les destinataires du message, ouvrez la liste de l’outil Répondre et sélectionnez l’option Répondre à tous (cette option ne sera pas visible s’il n’existe pas d’autres destinataires).

Vous pouvez également cliquer sur le lien correspondant dans la zone de réponse située sous le message pour Répondre à l’expéditeur ou, éventuellement, pour Répondre à tous (expéditeur et destinataires du message).

Le message de réponse s’affiche à la suite du message original. Dans la partie supérieure de la zone, la liste de l’outil Type de réponse ou permettent de modifier votre choix (Répondre ou Répondre à tous).

Le nom de l’expéditeur du message d’origine apparaît dans la zone À et, si vous avez choisi de répondre à tous, les noms des autres destinataires du message apparaissent dans la zone...

Répondre à un message à l’aide de la messagerie instantanée

Un Chat (service de messagerie instantanée) est intégré à la messagerie Gmail. Ce service vous permet de dialoguer par messagerie instantanée ou en utilisant la fonctionnalité d’appels audio et/ou vidéo avec vos contacts, ces derniers doivent cependant faire partie de votre domaine ou utiliser Gmail.

Si votre correspondant n’a pas été ajouté à votre liste de vos contacts, Google vous proposera de lui envoyer une invitation.

La fenêtre suivante apparaît à l’écran si vous n’avez pas encore conversé avec ce contact :

Saisissez éventuellement un message en remplacement du texte Historique activé et cliquez sur pour envoyer le message.

Le nom du contact apparaît dans le volet Discussions si celui-ci est affiché, l’indicateur de disponibilité apparaîtra sur sa photo. La couleur de cet indicateur change en fonction du statut de connexion : la couleur verte indique que la personne est disponible, la couleur jaune que la personne est absente...

Ouvrir un fichier joint

Vous pourrez ouvrir les fichiers joints uniquement si vous disposez de l’application correspondante sur votre poste de travail et/ou s’il s’agit d’un fichier compatible avec les applications bureautiques de Google.

Rappelons que pour des raisons de sécurité, Google analyse les pièces jointes aux messages reçus ou expédiés et bloque systématiquement tous les types de fichiers susceptibles de contenir un virus (tels que les fichiers .bat, .exe, .vbs, .js...).

Le nom du fichier joint s’affiche sous le texte du message. L’icône qui précède le nom du fichier symbolise son application de provenance.

Différentes icônes apparaissent :

Cliquez sur l’icône Ajouter à Drive pour l’enregistrer dans votre espace Google Drive.

Cliquez sur l’icône Modifier avec GoogleNom de l’application pour l’ouvrir et éventuellement le modifier dans l’application bureautique en ligne de Google.

Si plusieurs fichiers sont joints au message, vous pouvez utiliser l’outil pour enregistrer tous les fichiers sur l’ordinateur (les fichiers sont alors compressés...

Rechercher des messages

La recherche de messages s’effectue dans tous les dossiers de la messagerie Gmail. Vous pouvez également rechercher des libellés (dossiers) ou effectuer une recherche dans les discussions Google Chat.

Recherche simple

 Cliquez dans la zone de recherche située dans la partie supérieure et commencez à saisir l’élément de votre recherche (nom d’un expéditeur, d’un destinataire, d’un libellé ou l’objet d’un message...).

Au fur et à mesure de la saisie, des résultats trouvés s’affichent dans la liste. Sur cet exemple, un contact et deux messages :

D’autres propositions peuvent apparaître, par exemple, si le terme de la recherche correspond à un dossier, le ou les dossiers correspondants seront proposés.

 Si l’élément de la recherche est visible dans la liste, cliquez dessus ; dans le cas contraire, continuez votre saisie.

 Pour lancer la recherche, appuyez sur la touche Entrée.

Recherche avancée

Par la recherche avancée, vous pouvez préciser plusieurs critères de recherche (le nom d’un expéditeur et l’objet du message par exemple).

 Ouvrez la liste associée à la zone de la recherche pour afficher les options avancées.

 Dans les différents champs proposés, saisissez...

Marquer un message pour le suivi

Le suivi d’un message est symbolisé par une icône (généralement une étoile jaune ) qui s’affiche dans la deuxième colonne de la liste des messages. Des icônes supplémentaires sont disponibles si vous souhaitez affecter des indicateurs différents selon le type de suivi.

Les messages marqués pour le suivi sont tous répertoriés dans le dossier Messages suivis. Pour certains types de boîte de réception, la section Messages suivis permet de les distinguer plus facilement (cf. Modifier le classement des messages).

Paramétrer les indicateurs de suivi

Par cette procédure, vous allez choisir le nombre et l’aspect des indicateurs dont vous souhaitez disposer.

 Cliquez sur l’outil Paramètres et sur l’option Voir tous les paramètres.

 Faites défiler la page et accédez à la rubrique Icônes de suivi personnalisées.

 Pour activer l’utilisation de plusieurs icônes, cliquez sur le lien 4 icônes ou toutes les icônes.

Si vous avez choisi 4 icônes, vous pouvez modifier les icônes Utilisées par des icônes présentes sur la ligne Non utilisées :

 Sur la ligne Utilisées, faites glisser l’icône que vous souhaitez remplacer sur la ligne Non utilisées. Faites ensuite glisser...

Marquer un message important

Il est possible d’afficher tous les messages importants en cliquant sur le libellé Important du volet de navigation. Si vous avez choisi un type de boîte de réception Importants d’abord, ces messages sont visibles au début de la liste des messages de votre boîte de réception sous la section Importants (cf. Modifier le classement des messages).

Certains de vos messages sont identifiés comme importants par Gmail qui effectue une analyse à la réception des messages. Par exemple, si vous recevez et envoyez régulièrement des messages à un même destinataire, Gmail applique l’indicateur Important aux messages de ce destinataire. L’analyse porte également sur les termes récurrents des messages que vous lisez ou envoyez et certains messages pour lesquels vous avez activé le suivi. Si des messages sont indiqués comme importants par erreur, vous pouvez bien évidemment retirer ce marquage et, dans un délai d’une journée, Google modifiera ses critères d’analyse relatifs à ce type de messages.

Modifier le classement des messages

Par défaut, les messages sont classés par date, du plus récent au plus ancien, mais vous pouvez choisir d’afficher en tête de liste les messages importants, les messages à suivre, etc.

Le type Par défaut, actif par défaut, classe les messages par ordre d’arrivée dans la boîte de réception, du plus récent au plus ancien.

Sur cet exemple, le style Boîte de réception Prioritaire a été appliqué : les messages qui sont à la fois Importants et non lus sont affichés en premier puis les messages pour lesquels vous avez demandé un suivi apparaissent dans la section suivante ; les autres messages sont, quant à eux, classés dans la dernière section Autres messages.

Le choix du Type de boîte de réception peut également se faire via la liste correspondante dans la fenêtre des paramètres (outil - option Tous les paramètres - catégorie Boîte de réception).

Créer/gérer les libellés

Un libellé est une vue qui permet de regrouper, de façon nominative, des messages et d’y accéder depuis le volet de navigation. Cet outil de classement vous permet de mieux organiser vos messages. Un même message peut être présent dans plusieurs libellés, il ne s’agit pas de copies d’un message mais du même message accessible depuis plusieurs vues différentes. Les dossiers Boîte de réception, Messages suivis, Important, Messages envoyés... sont des libellés prédéfinis.

Créer un libellé

 Dans le volet de navigation, cliquez sur Plus puis sur le lien Créer un libellé.

 Saisissez le nom du libellé.

 Si le libellé doit être placé dans un libellé existant, cochez l’option Imbriquer le libellé sous puis choisissez, dans la liste, son libellé parent.

 Cliquez sur le bouton Créer.

Le nouveau libellé apparaît dans le volet de navigation. Si le libellé a été ajouté à un libellé existant, cliquez sur , à gauche du nom de son libellé parent, pour l’afficher.

Pour classer des messages dans ces libellés, reportez-vous au titre Classer les messages dans des libellés ou, pour un classement automatique, consultez le titre...

Classer les messages dans des libellés

Un message peut être associé à plusieurs libellés. Si le mode Conversation est activé, le libellé sera alors appliqué à l’ensemble des messages de la conversation. Si vous souhaitez rendre automatique le classement de certains messages dans des libellés, reportez-vous au titre Créer une règle de message.

Classer des messages

 Sélectionnez les messages à placer dans un ou plusieurs libellés puis cliquez sur l’outil Libellés.

 Cochez le ou les libellés auxquels les messages doivent être associés puis cliquez sur l’option Appliquer (en bas du menu) ; pour placer les messages dans un nouveau libellé, saisissez son nom dans la zone de saisie, cliquez ensuite sur (créer) et, dans la fenêtre qui s’affiche, cochez l’option Imbriquer le libellé sous si le libellé doit être placé dans un libellé existant puis choisissez, dans la liste, son libellé parent. Validez en cliquant sur le bouton Créer.

Si vous avez choisi de ne pas masquer les libellés dans les messages, leur nom apparaît à gauche de l’objet du message.

Les messages sont toujours présents dans leur libellé d’origine. Pour les déplacer, utilisez l’outil Déplacer Vers.

Pour ajouter...

Créer une règle de message

Les règles de message, appelées Filtres, permettent d’effectuer une action sur les messages entrants ou sortants. Vous pouvez ainsi choisir de les classer dans des libellés particuliers, de les archiver, de leur appliquer un suivi, de les supprimer ou de les transférer.

Si les messages filtrés doivent être transférés à une autre adresse de messagerie, assurez-vous, au préalable, que l’adresse a été ajoutée. L’adresse peut être ajoutée lors de la création du filtre cependant, après l’ajout et la validation de la nouvelle adresse, il vous faudra reprendre la procédure de création de filtre depuis le début (cf. Transférer ses messages sur un autre compte de messagerie).

Créer un filtre

 Ouvrez la liste de la zone de recherche et précisez les différents critères de filtres dans les champs proposés.

 Dans la liste Rechercher, laissez l’option Tous les messages activée (le choix d’un libellé ou dossier de recherche n’est pas pris en compte lors de l’application d’un filtre).

 Cliquez sur le lien Créer un filtre (en bas du volet).

Le volet suivant apparaît :

 Cochez la ou les options correspondant aux actions à effectuer ; par exemple, pour...

Créer une signature

Une signature correspond au texte que vous souhaitez ajouter à la fin de vos messages ; il peut s’agir de vos coordonnées (nom, prénom, téléphone, service…) accompagnées ou non d’une image comme le logo de votre société. Si vous avez ajouté des adresses de messagerie supplémentaires (cf. Utiliser l’adresse d’un autre compte pour l’envoi des messages), vous pouvez créer une signature pour chacune des adresses.

Vous êtes limité à 10 000 caractères.

Vous pouvez ajouter votre signature à tous les nouveaux e-mails et dans les réponses/transferts.

Pour insérer...

Gérer la messagerie en votre absence

Par cette fonctionnalité, vous pouvez envoyer automatiquement un message de réponse aux personnes qui vous envoient un message alors que vous êtes absent.

Si aucune plage de temps n’est définie, des réponses automatiques seront envoyées jusqu’à ce que vous désactiviez leur envoi.

Supprimer/restaurer des messages

Lorsqu’un message est supprimé, il disparaît également des libellés dans lesquels il avait été placé.

Gérer le courrier indésirable (spam et hameçonnage)

Google utilise un système de filtrage élaboré pour détecter les spams et virus pouvant être contenus dans vos e-mails. Lorsque vous recevez un message considéré comme « courrier indésirable » par Google, (généralement des mails de publicités), il est automatiquement classé dans l’intitulé Spam de votre messagerie et il est conservé pendant 30 jours. Il est parfois nécessaire de consulter le contenu de ce libellé pour vous assurer qu’un e-mail n’y soit pas par erreur. Par contre, si des messages récurrents que vous considérez comme « indésirables » doivent être placés directement dans le libellé Spam, vous pouvez dans ce cas le signaler afin que ce filtrage soit pris en compte pour les messages entrants. Le hameçonnage, aussi appelé phishing, est une technique de piratage visant à voler les informations personnelles d’un utilisateur à des fins d’usurpation d’identité.

Le nombre de spams non lus est précisé entre parenthèses à la suite du libellé Spam.

Transférer ses messages sur un autre compte de messagerie

Cette procédure permet d’envoyer les messages reçus vers un autre compte de messagerie. Par exemple, si le compte Gmail n’est pas votre messagerie principale, vous pouvez définir l’adresse de messagerie de votre compte principal pour réceptionner les messages destinés à votre messagerie Gmail.