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Envoi et réception de messages
Modifier la disposition du contenu d’un dossier de messages
Une disposition est une combinaison prédéfinie d’un regroupement et d’un ordre de tri. Par défaut, l’application Outlook possède quatorze dispositions standards, disponibles pour le type d’affichage Table.
Activez le dossier pour lequel vous souhaitez modifier la disposition ; nous vous rappelons que ce dossier doit bénéficier d’un type d’affichage tableau.
Concernant certaines dispositions, les éléments
ne peuvent être regroupés que si l’option Afficher dans des groupes est active
: cliquez sur l’onglet Affichage puis
sur le bouton Autres 
du groupe Réorganisation pour
ouvrir la galerie contenant les dispositions disponibles, puis veillez à ce
qu’une coche apparaisse à gauche de l’option Afficher dans des groupes.
Si la largeur de votre fenêtre Outlook n’est pas suffisamment large, la galerie contenant les dispositions est remplacée par le bouton Organiser par.
Cliquez sur l’option correspondant à la disposition souhaitée pour le dossier en cours :
|
Date (conversation) |
Regroupe les éléments par date et les organise par conversation. |
|
De |
Regroupe les éléments par expéditeur puis les trie par date. |
|
À |
Regroupe les éléments en fonction... |
Utiliser l’affichage Conversation
Par défaut les messages des dossiers Courrier d’Outlook sont organisés par conversation. Une conversation regroupe les messages liés entre eux au même message d’origine et dont l’objet est identique, vous permettant ainsi d’afficher le fil de discussion de la conversation.
Sélectionnez le dossier Courrier concerné (Boîte de réception, Éléments envoyés, Brouillons...).
Pour activer l’affichage Conversation, cliquez sur l’onglet Affichage puis cochez l’option Afficher en tant que conversations du groupe Messages.
Cliquez ensuite sur le bouton Toutes les boîtes aux lettres du message qui s’affiche pour que cette activation s’applique à tous les dossiers Courrier ; si seuls les messages du dossier actif doivent être organisés par conversation, cliquez sur le bouton Ce dossier.
Pour ouvrir une conversation, cliquez sur le
symbole 
situé à gauche
de l’en-tête.
Tous les messages de la conversation sont désormais visibles, classés du plus récent ou plus ancien.
Vous pouvez remarquer que les messages provenant des autres dossiers s’affichent en gris. C’est le cas ici d’un message de la conversation Mise à jour des abonnements qui fait partie du dossier Éléments envoyés...
Créer un message sur un papier à lettres ou un thème Outlook
Sélectionnez un des dossiers de messages.
Dans l’onglet Accueil, cliquez sur le bouton Nouveaux éléments du groupe Nouveau, pointez l’option Message en utilisant puis cliquez sur l’option Davantage de papier à lettres.
Sélectionnez le papier à lettres ou le thème désiré dans la liste Sélectionnez un thème.
Les noms des papiers à lettres sont suivis du libellé (Papier à lettres).
Un aperçu du papier à lettres ou du thème sélectionné est visible dans la zone Exemple de thème.
Si vous avez choisi d’appliquer un thème à votre message, vous avez la possibilité d’intervenir sur les options suivantes :
|
Coloré |
Cochez cette option pour appliquer des couleurs plus vives au texte et aux graphismes. |
|
Graphismes animés |
Cochez cette option pour animer certains graphismes du thème si celui-ci en contient. |
|
Image d’arrière-plan |
Cochez cette option si l’image d’arrière-plan associée au thème doit être appliquée. |
Cliquez sur le bouton OK.
La fenêtre de création du message apparaît et le papier à lettres ou le thème choisi s’affiche dans le fond de la zone de saisie du message....
Créer un message basé sur un format particulier
Quel que soit le format des messages paramétré par défaut, vous pouvez à tout moment spécifier un autre format pour un nouveau message. Le format Texte brut ne permet pas d’apporter de mise en forme dans le corps du message.
Sélectionnez un dossier de messagerie.
Dans l’onglet Accueil, cliquez sur le bouton Nouveaux éléments puis pointez l’option Message en utilisant.
Cliquez sur l’une des options suivantes :
|
Texte brut |
Vos messages ne pourront pas contenir de mise en forme (gras, italique, couleurs) ; ils ne pourront pas non plus afficher d’images directement dans le corps des messages, mais elles pourront être incluses en pièce jointe. Par contre, ils seront parfaitement lisibles par les destinataires s’ils transitent par Internet. |
|
Texte enrichi |
Ce format prend en charge la mise en forme, notamment les puces, l’alignement et les objets liés. Mais attention ce format n’est lu que par Outlook et le programme de messagerie Microsoft Exchange Server doit être utilisé. Ce format est aussi appelé Format RTF. |
|
HTML |
Vous pouvez réaliser de multiples mises en forme (arrière-plan, lien hypertexte, papiers à lettres...) ; c’est le format de message actif par défaut. |
Élaborez votre message (choix des destinataires...
Renvoyer un message
Si votre destinataire tarde à vous répondre ou si vous avez besoin de modifier un message déjà envoyé, vous pouvez le renvoyer.
Sélectionnez le dossier Éléments envoyés situé dans le dossier Courrier.
Ouvrez le message à renvoyer en réalisant un double clic sur celui-ci.
Dans la fenêtre affichée, notez l’absence du bouton Envoyer.
Dans l’onglet Fichier, cliquez sur l’option Informations.
Cliquez ensuite sur le bouton Renvoi ou rappel pour ouvrir la liste correspondante puis cliquez sur l’option Renvoyer ce message.
Si besoin est, modifiez le message.
Renvoyez le message en cliquant sur le bouton Envoyer.
Fermez la fenêtre du message en cliquant
sur le bouton 
.
Le message renvoyé s’ajoute à la liste des éléments envoyés dans le dossier Éléments envoyés de l’expéditeur.
Pour renvoyer un message, vous pouvez également cliquer sur le bouton Actions de la fenêtre du message (onglet Message - groupe Déplacer) puis sur l’option Renvoyer ce message.
Rappeler/remplacer un message déjà envoyé
Outlook offre la possibilité de rappeler ou de remplacer un message envoyé. Attention, ce message ne doit pas avoir été lu par les destinataires pour que la suppression ou le remplacement puisse être réalisé.
Ouvrez le dossier Éléments envoyés situé dans le dossier Courrier.
Ouvrez le message concerné en réalisant un double clic sur celui-ci.
Dans l’onglet Fichier, cliquez sur l’option Informations.
Cliquez ensuite sur le bouton Renvoi ou rappel puis sur l’option Rappeler ce message.
Pour rappeler le message, activez l’option Supprimer les copies non lues de ce message.
Pour remplacer le message, préférez l’option Supprimer les copies non lues et les remplacer par un nouveau message.
Pour connaître le résultat du rappel, gardez cochée l’option M’avertir si le rappel a réussi ou échoué pour chaque destinataire.
Cliquez sur le bouton OK.
Si vous avez choisi de remplacer le message, modifiez-le puis envoyez-le en cliquant sur le bouton Envoyer.
Fermez la fenêtre du message en cliquant
sur le bouton .
Lorsque le rappel a pu être fait, le message disparaît chez les destinataires et l’expéditeur reçoit un message l’informant...
Définir l’importance et la nature d’un message
Lors de la création ou de la modification
du message, dans l’onglet Message,
cliquez sur le bouton 
visible dans
le groupe Indicateurs.
Pour indiquer la priorité à donner à votre message, sélectionnez une des options de la liste Importance : Faible, Normale ou Haute.
Pour choisir la nature du message, sélectionnez une des options de la liste Niveau de confidentialité :
|
Normal |
Indique que le contenu du message est standard. |
|
Personnel |
Suggère que le contenu du message est de nature personnelle. |
|
Privé |
Indique que le contenu du message est privé. |
|
Confidentiel |
Indique que l’accès au contenu du message est restreint (ou privé). |
Cliquez sur le bouton Fermer, continuez l’élaboration du message puis envoyez-le.
et ceux de faible importance du symbole 
. L’importance et la nature d’un message sont
signalées dans le volet de lecture lorsque le message est
sélectionné dans la Boîte de réception. Ces
informations sont également visibles dans la partie supérieure
de la fenêtre du message lorsque celui-ci est ouverte.
Marquer un message pour le suivi
Il s’agit de poser un indicateur sur un message afin d’attirer l’attention sur celui-ci grâce à un texte précisant le suivi à réaliser. Lors de la création d’un message, l’expéditeur de celui-ci pourra affecter un indicateur à son intention et/ou à l’intention du destinataire du message. Ainsi, selon le cas, c’est l’expéditeur et/ou le destinataire qui devront assurer le suivi du message. Il est également possible d’affecter des indicateurs à des messages reçus.
Affecter un indicateur de message à l’intention de l’expéditeur du message
Lors de la création ou de la modification du message, dans l’onglet Message, cliquez sur le bouton Assurer un suivi visible dans le groupe Indicateurs.
Cliquez sur l’option correspondant à l’échéance jusqu’à laquelle l’expéditeur devra suivre ce message : Aujourd’hui, Demain, Cette semaine, Semaine prochaine ou Aucune date.
Si aucun des indicateurs prédéfinis ne vous convient, cliquez sur l’option Personnalisé pour affecter un indicateur personnalisé au message.
Dans ce cas, la boîte de dialogue Personnalisé s’affiche à l’écran.
Veillez à ce que l’option Mon indicateur soit cochée puis, si besoin, décochez l’option Indicateur pour les destinataires.
Ouvrez la liste Indicateur pour puis sélectionnez le texte d’accompagnement de l’indicateur ou, si aucun texte ne vous convient, saisissez-le.
Modifiez éventuellement la date de début et/ou de fin de l’indicateur à l’aide des listes Date de début et Date de fin.
Cochez l’option Rappel si vous souhaitez associer une alerte de rappel à l’indicateur ; à l’inverse, gardez cette option décochée.
Modifiez éventuellement la date et/ou l’heure d’échéance du rappel à l’aide des listes associées à l’option Rappel.
Cliquez sur le bouton OK.
Terminez, si besoin, l’élaboration du message puis expédiez-le en cliquant sur le bouton Envoyer.
Envoyer un message proposant un vote
Dans la fenêtre de création du message, cliquez sur l’onglet Options.
Cliquez sur le bouton Utiliser les boutons de vote visible dans le groupe Suivi.
Si, dans la liste qui s’affiche, un des types de bouton de vote proposés vous convient, cliquez sur l’option correspondante. À l’inverse, cliquez sur l’option Personnalisé pour créer des boutons de vote personnalisés.
Si vous avez cliqué sur le bouton Personnalisé, la boîte de dialogue Propriétés s’affiche à l’écran.
Dans ce cas, veillez à ce que l’option Utiliser les boutons de vote soit cochée.
Supprimez le texte visible dans la zone associée à l’option Utiliser les boutons de vote puis saisissez les noms des boutons séparés par un point-virgule.
Cliquez sur le bouton Fermer.
Si vous avez créé des boutons de vote personnalisés, leurs noms sont désormais visibles dans la liste associée au bouton Utiliser les boutons de vote du groupe Suivi (onglet Options). Une coche apparaît à gauche de l’option correspondant aux boutons de vote de votre choix et la barre d’information vous informe que des boutons de vote ont été ajoutés au message.
Continuez si besoin l’élaboration du message...
Définir les options de suivi d’un message
Lors de la création ou de la modification du message, cliquez sur l’onglet Options.
Si vous souhaitez être prévenu lorsque les destinataires ont reçu le message, cochez l’option Demander un accusé de réception visible dans le groupe Suivi : vous recevrez automatiquement un message précisant la date et l’heure de la réception chez le destinataire.
Si vous souhaitez être prévenu lorsque les destinataires ont lu le message, cochez l’option Demander un accusé de lecture visible dans le groupe Suivi : vous recevrez automatiquement un message précisant la date et l’heure de l’ouverture du message par le destinataire.
Si vous souhaitez déléguer la réception des réponses à un autre utilisateur, cliquez sur le bouton Envoyer les réponses à visible dans le groupe Autres options. Spécifiez ensuite son adresse e-mail dans la zone Envoyer les réponses à ou cliquez sur le bouton Sélectionner des noms pour sélectionner son nom dans un carnet d’adresses.
Cliquez sur le bouton Fermer.
Continuez si besoin l’élaboration de votre message puis envoyez-le en cliquant sur le bouton Envoyer.
Dans le cas d’un accusé de lecture, lorsque le destinataire ouvre le message...
Définir les options d’envoi d’un message
Lors de la création ou de la modification du message, cliquez sur l’onglet Options.
Pour que les réponses à ce message soient adressées directement à la (ou les) personne(s) de votre choix, cliquez sur le bouton Envoyer les réponses à visible dans le groupe Autres options. Saisissez ensuite l’adresse du destinataire dans la zone associée à l’option Envoyer les réponses à ou utilisez le bouton Sélectionner des noms pour choisir des noms dans un carnet d’adresses.
Terminez en cliquant sur le bouton Fermer.
Si vous souhaitez que ce message, une fois envoyé, soit enregistré dans un dossier autre que le dossier Éléments envoyés, cliquez sur le bouton Enregistrer l’élément envoyé dans visible dans le groupe Autres options puis cliquez sur l’option Autre dossier. Sélectionnez le dossier de votre choix puis validez par le bouton OK.
Si vous ne souhaitez pas stocker le message envoyé dans un dossier, cliquez sur le bouton Enregistrer l’élément envoyé dans du groupe Autres options puis cliquez sur l’option Ne pas enregistrer.
Déclarer des messages comme lus ou non lus
Sélectionnez le ou les messages concernés ; pour sélectionner plusieurs messages, utilisez la touche Shift pour une sélection continue et/ou la touche Ctrl pour une sélection discontinue.
Positionnez le pointeur de la souris à l’extrême gauche du ou des message(s) sélectionné(s), cliquez sur la barre verticale bleue qui est bien visible si le message est non lu et qui est estompée lors du passage de la souris quand le message est lu.
Pour visualiser uniquement les messages non lus, cliquez sur l’option Non lus située en haut de la liste des messages dans votre Boîte de réception ; l’option Tous permet d’afficher de nouveau tous les messages.
Cliquez pour déclarer, selon le cas, les messages lus ou non lus.
Pour déclarer des messages comme lus ou non lus, vous pouvez également cliquer sur l’onglet Accueil puis sur le bouton Non lu/Lu du groupe Indicateurs ou utiliser le raccourci-clavier Ctrl Q pour les marquer comme lus ou Ctrl U pour les marquer comme non lus. Vous pouvez également utiliser le menu contextuel du message.
Pour déclarer lue l’intégralité des éléments d’un dossier, faites un clic droit sur le dossier concerné puis cliquez sur l’option Marquer tout comme lu ou cliquez...
