Ce guide pratique vous présente dans le détail les fonctions du logiciel de messagerie Microsoft® Outlook 2016. Il s'adresse à toute personne désirant découvrir et approfondir l'ensemble de ses fonctionnalités. Après la description de l'environnement comprenant le ruban et l'onglet Fichier, vous apprendrez à envoyer des messages de différent format, basés ou pas sur un modèle ; vous verrez aussi comment renvoyer un message, rappeler un message envoyé par erreur ou marquer un message pour le suivi. Vous apprendrez également à répondre à un message, à le transférer et à gérer les éventuelles pièces jointes. Pour compléter vos messages, vous apprendrez à y insérer signature, fichier, calendrier…

Vous verrez dans le détail comment configurer votre messagerie : choisir le format des messages, créer une ou plusieurs signatures, mettre en place un message d'absence, définir une mise en forme conditionnelle des messages (par exemple, afficher en rouge les messages dont l'objet contient le mot Budget), gérer le courrier indésirable et automatiser les tâches répétitives à l'aide des actions rapides (par exemple, transférer automatiquement certains messages à votre responsable). Vous verrez aussi comment gérer vos flux RSS dans Outlook.

La troisième partie traite du Calendrier, vous apprendrez à gérer votre agenda pour planifier rendez-vous, événements, envoyer et répondre à une invitation à une réunion, publier, partager vos Calendriers et créer des groupes de Calendriers... Outlook vous permet aussi de gérer vos contacts, de planifier des tâches et de créer des notes. Vous verrez comment gérer tous les éléments utilisés dans Outlook : sélectionner des éléments, les rechercher, les trier, les filtrer, les regrouper, les organiser par catégories… Un chapitre est consacré à l'archivage des messages et à la création de fichiers de données Outlook (.pst).

Le dernier chapitre aborde la configuration de votre logiciel de messagerie : comment modifier et créer de nouveaux affichages, gérer les groupes de raccourcis et les dossiers, ajouter des comptes de messagerie et personnaliser le ruban.

Environnement

1. Qu’est-ce que Microsoft Outlook ?
2. Lancer/quitter Outlook 2016
3. Le volet des dossiers
4. Utiliser la barre de navigation
5. La barre des tâches
6. Le volet de lecture
7. Le volet Contacts
8. Utiliser/gérer le ruban
9. Modifier l’affichage d’un dossier
10. Afficher la liste des dossiers
11. Utiliser l’Aide intuitive

Envoi d'un message

1. Qu’est-ce que la messagerie ?
2. Modifier l’affichage d’un dossier de messages
3. Modifier la disposition du contenu d’un dossier de messages
4. Utiliser l'affichage Conversation
5. Créer et envoyer un message
6. Créer un message sur un papier à lettres ou un thème Outlook
7. Créer un message basé sur un format particulier
8. Les modèles de message
9. Renvoyer un message
10. Rappeler/remplacer un message déjà envoyé
11. Définir l’importance et la nature d’un message
12. Marquer un message pour le suivi
13. Envoyer un message proposant un vote
14. Définir les options de suivi d’un message
15. Définir les options d’envoi d’un message

Réception d'un message

1. Consulter un message reçu
2. Déclarer des messages comme lus ou non lus
3. Répondre à un message
4. Transférer un message reçu
5. Répondre à un message en votant
6. Recevoir un message comportant une pièce jointe

Contenu d'un message

1. Insérer une signature
2. Insérer un fichier
3. Insérer un calendrier
4. Insérer un élément Outlook
5. Imprimer le contenu des messages

Messagerie : configuration

1. Gérer l’aperçu partiel des messages
2. Choisir le format des messages par défaut
3. Lire les messages au format texte brut
4. Créer une ou plusieurs signatures
5. Signer automatiquement les messages
6. Appliquer un papier à lettres ou un thème Outlook par défaut
7. Modifier la police par défaut des messages
8. Choisir comment être prévenu de l’arrivée de nouveaux messages
9. Configurer les messages de réponse/de transfert
10. Gérer l'affichage Conversation
11. Gérer la barre Infos-courrier
12. Gérer la messagerie en votre absence
13. Appliquer une mise en forme conditionnelle au texte des messages
14. Gérer le courrier indésirable
15. Gérer les messages à l’aide de l’Assistant Gestion des messages
16. Utiliser les Actions rapides pour automatiser les tâches répétitives

Flux RSS

1. Ajouter un flux RSS
2. Lire un flux RSS
3. Modifier les options d’un flux RSS
4. Annuler un flux RSS
5. Partager un flux RSS via un message électronique
6. Exporter une collection de flux RSS
7. Importer une collection de flux RSS

Calendrier : généralités

1. Qu’est-ce que le Calendrier ?
2. Accéder au Calendrier
3. Les affichages du dossier Calendrier
4. Afficher une autre date
5. Accéder à l’élément précédent ou suivant
6. Personnaliser l’affichage en cours
7. Gérer la barre des prévisions météorologiques du Calendrier
8. Afficher plusieurs calendriers
9. Enregistrer un calendrier en tant que fichier iCalendar

Éléments du Calendrier

1. Créer un rendez-vous
2. Créer un événement
3. Convertir un message en rendez-vous ou en événement
4. Modifier un élément du Calendrier
5. Répéter un élément
6. Transférer un élément
7. Supprimer une répétition d’éléments
8. Répondre à une alarme
9. Appliquer un format conditionnel aux rendez-vous et réunions
10. Supprimer des éléments du Calendrier
11. Déplacer un élément
12. Créer un calendrier supplémentaire

Réunions

1. Créer une réunion
2. Ajouter/supprimer des participants/des ressources à une réunion
3. Répondre à l’invitation à une réunion
4. Répondre à une réunion en proposant un nouvel horaire
5. Supprimer une réunion

Impression du Calendrier

1. Imprimer le Calendrier
2. Imprimer les éléments du Calendrier
3. Définir les caractéristiques de mise en page pour chaque style
4. Définir les marges, l’orientation pour un style d’impression
5. Définir en-têtes et pieds de page pour un style d’impression

Calendrier : configuration

1. Définir la semaine et les heures de travail
2. Afficher les numéros des semaines dans le Navigateur de dates
3. Gérer les jours fériés

Partage et groupes de calendriers

1. Les groupes de calendriers
2. Partager un Calendrier
3. Ouvrir un calendrier partagé

Outlook Aujourd'hui

1. Qu’est-ce que la page Outlook Aujourd’hui ?
2. Accéder à la page Outlook Aujourd’hui
3. Personnaliser la page Outlook Aujourd’hui

Contacts

1. Qu’est-ce que le dossier Contacts ?
2. Accéder au dossier Contacts
3. Les affichages du dossier Contacts
4. Créer un contact
5. Modifier la carte de visite électronique associée à un contact
6. Ajouter des contacts aux Favoris
7. Rechercher rapidement un contact
8. Lier des contacts
9. Imprimer les contacts
10. Envoyer les informations d’un contact par messagerie
11. Créer un groupe de contacts
12. Modifier un groupe de contacts
13. Découvrir les différents carnets d’adresses
14. Ajouter des membres au Carnet d’adresses Outlook
15. Supprimer des membres du Carnet d’adresses Outlook

Tâches

1. Qu’est-ce qu’une tâche ?
2. Accéder au dossier Tâches
3. Les affichages du dossier Tâches
4. Créer une tâche
5. Créer une tâche périodique
6. Suivre l’avancement d’une tâche
7. Affecter une tâche à un ou plusieurs tiers
8. Répondre à une demande de tâche
9. Transformer un message, un rendez-vous ou une note en tâche
10. Ajouter un message/un contact à la liste des tâches

Notes

1. Qu’est-ce qu’une note ?
2. Accéder au dossier Notes
3. Modifier l’affichage des notes
4. Créer une note
5. Consulter/modifier une note
6. Transférer une note à une ou plusieurs autres personnes
7. Personnaliser l’affichage Icônes

Gestion des éléments

1. Qu’est-ce qu’un élément ?
2. Rendre privé un élément
3. Sélectionner les éléments
4. Utiliser la recherche instantanée
5. Effectuer une recherche avancée
6. Déplacer des éléments dans un autre dossier
7. Copier des éléments dans un autre dossier
8. Supprimer des éléments
9. Trier des éléments
10. Regrouper des éléments
11. Développer/réduire les groupes d’éléments
12. Filtrer des éléments
13. Imprimer des éléments
14. Définir la mise en page de l’impression

Catégories d'éléments

1. Affecter une ou plusieurs catégories à un élément
2. Affecter/modifier la catégorie Clic rapide
3. Gérer les catégories principales d’Outlook
4. Afficher les éléments par catégorie
5. Filtrer des éléments d’une catégorie
6. Afficher tous les éléments d’une catégorie

Archivage

1. Archiver des messages
2. Gérer l’archivage des messages
3. Exporter des éléments vers un fichier de données Outlook (.pst)
4. Importer des éléments
5. Ouvrir un fichier de données Outlook (.pst)
6. Nettoyer la boîte aux lettres

Affichage

1. Créer un nouvel affichage
2. Gérer les colonnes d’un affichage
3. Modifier les polices d’un affichage de type Table
4. Autoriser la modification directe des données
5. Personnaliser l’affichage de type Table
6. Afficher les champs vides (affichage Carte)

Raccourcis

1. Ajouter un groupe de raccourcis
2. Renommer un groupe de raccourcis
3. Supprimer un groupe de raccourcis
4. Modifier l’ordre d’un groupe de raccourcis
5. Créer un raccourci à l’intérieur d’un groupe
6. Déplacer un raccourci
7. Renommer un raccourci
8. Supprimer un raccourci

Dossiers

1. Qu’est-ce qu’un dossier ?
2. Créer un dossier
3. Créer/gérer des groupes de dossiers
4. Créer un dossier de recherche
5. Supprimer un dossier
6. Déplacer un dossier
7. Renommer un dossier
8. Ajouter/supprimer des dossiers dans les Favoris
9. Associer une page web à un dossier
10. Créer un nouvel élément dans un dossier public
11. Copier un fichier dans un dossier public
12. Partager un dossier
13. Ouvrir un dossier d’un autre utilisateur
14. Connaître vos droits sur un dossier

Comptes de messagerie

1. Ajouter un compte de messagerie
2. Envoyer un message en choisissant un compte
3. Supprimer un compte de messagerie
4. Groupes d’envoi/réception
5. La sécurité

Personnalisation du ruban

1. Afficher/masquer des onglets
2. Créer un nouvel onglet/un nouveau groupe
3. Gérer les onglets/les groupes
4. Ajouter/supprimer des commandes à des groupes personnalisés
5. Réinitialiser les paramètres par défaut
6. Exporter/importer des personnalisations

Annexes

1. Raccourcis-clavier
2. Symboles
4. Index