Ce support de référence sur Microsoft® Access vous présente l'ensemble des fonctionnalités de ce système de gestion de bases de données relationnel ; il a été rédigé avec la version 2019 d’Access et convient également si vous disposez de la version d’Access livrée avec Office 365.

Après la description de l'environnement, vous verrez comment créer une base de données et gérer les objets qui la composent. Vous apprendrez à créer les tables (à les mettre en relation), les formulaires et états à l'aide ou pas des composants d'application puis à insérer et à gérer les différents types de contrôle (dépendants, indépendants, calculés). Vous verrez ensuite comment exploiter les enregistrements par l'intermédiaire d'une feuille de données ou d'un formulaire (saisir, modifier, trier, filtrer), les sélectionner, les supprimer, les mettre à jour à l'aide de requêtes.

Enfin, vous verrez comment exporter et importer des données et vous optimiserez l'exploitation de la base à l'aide des macro-commandes.

La base de données utilisée en exemple est disponible en téléchargement sur le site des Editions ENI, www.editions-eni.fr.

Téléchargements

• Des fichiers complémentaires (1,15 Mo)

Généralités

1. Lancer Microsoft Access 201
2. Quitter Microsoft Access 2019
3. Utiliser/gérer le ruban
4. Le volet de navigation
5. Annuler/rétablir les manipulations
6. Utiliser l’Aide intuitive

Bases de données

1. Réfléchir à l’objectif de la base de données
2. Créer une nouvelle base de données
3. Créer une base de données basée sur un modèle
4. Créer un modèle de base de données
5. Ouvrir/fermer une base de données
6. Utiliser la liste des bases de données récentes
7. Associer un mot de passe à l’ouverture d’une base de données
8. Exploiter les fichiers des versions antérieures à Access 2007
9. Compacter et réparer une base de données
10. Sauvegarder une base de données
11. Fractionner une base de données
12. Ajouter un composant d'application à une base de données

Objets de base de données

1. Les objets d’une base de données Access
2. Modifier l’affichage/l’ordre des objets
3. Rechercher un objet
4. Gérer les objets
5. Gérer les catégories et les groupes personnalisés
6. Utiliser les thèmes
7. Créer un raccourci vers un objet
8. Afficher les caractéristiques d’un objet
9. Afficher des informations sur les dépendances entre les objets
10. Enregistrer un objet au format PDF ou XPS

Structure d'une table

1. Créer une table de base de données
2. Modifier la structure d’une table en mode Feuille de données
3. Modifier la structure d’une table en mode Création
4. Modifier les propriétés des champs
5. Créer une liste de choix
6. Modifier les valeurs d’une liste de choix multiples basée sur une liste de données fixes
7. Indexer une table
8. Définir une clé primaire

Relations entre les tables

1. Établir une relation entre deux tables
2. Gérer les relations de la base de données
3. Afficher/modifier des données liées dans une sous-feuille de données
4. Imprimer les relations de la base de données

Enregistrements

1. Saisir des enregistrements dans la feuille de données
2. Gérer la feuille de données
3. Saisir des enregistrements à l’aide d’un formulaire
4. Saisir différents types de données
5. Exploiter la correction automatique
6. Accéder aux enregistrements
7. Supprimer des enregistrements
8. Trier rapidement les enregistrements
9. Filtrer les enregistrements
10. Ajouter/masquer une ligne de totaux dans une feuille de données

Données

1. Modifier la valeur d’un champ
2. Copier/déplacer des données à l’aide du Presse-Papiers Office
3. Insérer un lien hypertexte
4. Vérifier l’orthographe des textes
5. Rechercher une donnée dans les enregistrements
6. Remplacer une donnée

Impression des données

1. Utiliser l’aperçu avant impression
2. Modifier les marges et l’orientation de l’impression
3. Imprimer un objet

Création d'un formulaire

1. Créer un formulaire instantané
2. Créer un formulaire à l’aide de l’Assistant
3. Créer un formulaire de navigation
4. Afficher un formulaire en mode Création
5. Ordonner l’accès aux champs du formulaire
6. Modifier les propriétés d’un formulaire
7. Accéder à la requête source du formulaire
8. Créer un formulaire contenant un sous-formulaire
9. Gérer les sous-formulaires
10. Insérer des champs provenant de plusieurs tables
11. Interdire l’accès à un champ et sa modification
12. Définir un masque de saisie
13. Créer un graphique représentant les données d’une table
14. Insérer un graphique lié dans un formulaire

Création d'un état

1. Créer un état à l’aide de l’Assistant
2. Afficher l’état en mode Création
3. Modifier l’ordre de tri associé à un état
4. Insérer des sous-états indépendants de l’état principal
5. Insérer des sous-états liés à l’état principal
6. Créer un état pour l’impression d’étiquettes
7. Modifier la mise en page des étiquettes

Impression d'un état

1. Introduction
2. Imprimer un état pour certains enregistrements
3. Définir le regroupement des enregistrements
4. Imprimer chaque groupe sur une page
5. Éviter d’imprimer l’en-tête et/ou le pied de page
6. Éviter d’imprimer les doublons

Contrôles dépendants

1. Insérer une zone de texte
2. Insérer un champ sous forme de case à cocher, de case d’option ou de bouton bascule
3. Créer une liste de données fixes
4. Créer une liste contenant des données issues d’une autre table
5. Insérer un groupe d’options dans un formulaire
6. Modifier le type de contrôle d’un champ
7. Insérer un objet

Contrôles indépendants

1. Créer une étiquette de texte
2. Tracer un rectangle ou une ligne
3. Les pages à onglet
4. Insérer un saut de page
5. Insérer une image
6. Insérer une image d'arrière-plan

Contrôles calculés

1. Créer un contrôle calculé
2. Effectuer un calcul selon une condition
3. Utiliser le Générateur d’expression
4. Insérer un calcul statistique dans un état/formulaire

Gestion des contrôles

1. Appliquer/supprimer une disposition tabulaire ou empilée
2. Sélectionner les contrôles
3. Copier/déplacer des contrôles
4. Supprimer des contrôles
5. Modifier les dimensions d’un contrôle
6. Adapter la hauteur d’un contrôle à l’impression
7. Modifier l’ancrage d’un contrôle
8. Dimensionner les contrôles les uns par rapport aux autres
9. Aligner les contrôles les uns par rapport aux autres
10. Uniformiser l’espace entre chaque contrôle
11. Afficher un contrôle à l’avant/à l’arrière-plan
12. Grouper/dissocier des contrôles
13. Modifier la présentation du texte d’un contrôle
14. Modifier les marges d’un contrôle
15. Modifier la présentation des contrôles
16. Copier la présentation d’un contrôle sur un autre
17. Modifier le format des valeurs d’un contrôle
18. Modifier la présentation des pages d’un contrôle Onglet
19. Créer un format personnalisé
20. Éviter d’afficher un contrôle à l’écran/l’impression
21. Modifier les caractéristiques par défaut des contrôles
22. Créer des formats conditionnels
23. Vérifier les erreurs dans un formulaire ou un état

Sections

1. Afficher/cacher les sections
2. Modifier la hauteur d’une section

Requêtes Sélection

1. Créer une requête monotable
2. Créer une requête multitable
3. Définir les propriétés d’une requête
4. Gérer la grille des requêtes
5. Exécuter une requête
6. Définir les critères de la requête
7. Créer une requête sélection paramétrée
8. Modifier la jointure dans une requête multitable
9. Créer une requête d’analyse croisée
10. Créer une requête de non-correspondance
11. Créer une requête permettant de trouver les doublons

Calculs dans les requêtes

1. Insérer un champ calculé dans une requête
2. Effectuer un calcul statistique sans regroupement
3. Effectuer un calcul statistique avec regroupement

Requêtes Action

1. Supprimer des enregistrements à l’aide d’une requête
2. Créer une table à l’aide d’une requête
3. Ajouter des enregistrements à une table à l’aide d’une requête
4. Mettre à jour certains enregistrements à l’aide d’une requête

Copie/importation/exportation

1. Copier une table ou une requête Access dans Excel ou Word en établissant une liaison
2. Exporter un objet vers une base de données Access
3. Exporter un objet vers Word, Excel ou un document HTML
4. Exporter un objet vers un fichier texte
5. Attacher des données à un document de publipostage Word
6. Importer ou attacher des données issues d’un document texte,Excel ou HTML
7. Importer ou attacher des données issues des contacts Outlook
8. Importer ou attacher les données issues d’une autre base de données Access
9. Exporter des informations de sources de données liées vers Excel
10. Exécuter une opération d’exportation ou d’importation

Macro-commandes

1. Créer une macro
2. Créer un groupe d'actions
3. Exécuter une macro autonome
4. Exécuter une macro à l’ouverture d’une base de données
5. Créer des sous-macros
6. Associer une macro à un formulaire/un état/un contrôle
7. Modifier une macro
8. Exécuter des actions en fonction de conditions
9. Faire référence à un champ/une propriété
10. Action d’exécuter une autre macro
11. Associer un raccourci-clavier à une macro
12. Définir la valeur des propriétés dans une macro

Personnaliser l'interface Access

1. Personnaliser la barre d’outils Accès rapide
2. Personnaliser le ruban
5. Index