Introduction

Un formulaire est un document dans lequel des objets tels que des zones de saisie, listes déroulantes, cases à cocher, etc. sont insérés et paramétrés pour former un document à remplir, tels qu’un contrat, une enquête ou autres.

Présentation de l’environnement Formulaire PDF

Pour créer un nouveau formulaire, cliquez sur l’outil Formulaire PDF dans le volet Créer nouveau de l’onglet ONLYOFFICE.

Le fichier s’ouvre dans un nouvel onglet de l’éditeur. L’application Formulaire PDF intègre tous les outils de l’application Document avec en plus l’onglet Formulaires qui est activé à l’ouverture.

L’onglet Formulaires permet d’insérer les objets suivants dans le document :

Champ texte : pour saisir du texte brut.

Zone de liste déroulante : pour sélectionner une option dans une liste de choix modifiable.

Liste déroulante : pour sélectionner une option dans une liste de choix non modifiable.

Case à cocher : pour sélectionner une ou plusieurs options en cochant une ou plusieurs cases.

Bouton radio : pour sélectionner une seule option parmi plusieurs.

Image : pour charger une image.

Adresse e-mail : pour saisir une adresse e-mail.

Numéro de téléphone, Date et heure, Code postal Carte de crédit : tous ces champs permettent la saisie de données particulières avec un masque/format prédéfini lors de la création du formulaire.

Champ complexe : permet de combiner plusieurs champs.

Ajouter des champs au formulaire

Pour insérer des champs dans le formulaire, activez si besoin l’onglet Formulaires.

Cliquez dans le document à l’endroit où vous voulez insérer le champ.

Cliquez sur l’outil adéquat pour insérer le champ de votre choix.

Réitérez ces actions autant de fois qu’il y a de champs à insérer dans tout votre document.

L’outil Champ texte, propose deux options : En ligne pour insérer un champ de texte aligné ou Fixe pour insérer un champ de texte fixe.

Le champ de texte Fixe est comme une forme automatique, vous pouvez le déplacer, faire une rotation, redimensionner, etc.

Dans l’illustration ci-dessus, le texte a été saisi au préalable, les champs ont ensuite été insérés aux emplacements utiles.

Paramétrer les champs

Cliquez sur le champ à paramétrer, le volet Paramètres du formulaire s’affiche à droite.

En fonction du champ sélectionné, les paramètres proposés seront sensiblement différents.

Les champs Numéro de téléphone, Code postal, Carte bancaire sont reconnus comme des champs texte avec des formats/masques prédéfinis.

Voici les paramètres communs à certains ou à tous les champs :

Clé : pour personnaliser le nom de l’objet.

Espace réservé : pour afficher un texte dans le champ avant saisie. Le texte par défaut est Votre texte ici.

Tag : pour permettre la saisie d’un texte qui sera affiché uniquement aux coéditeurs.

Conseil : pour saisir un texte qui sera affiché dans une info-bulle lors du passage de la souris.

Valeur par défaut : pour définir la valeur par défaut du champ.

Format : pour choisir le format des données dans une liste déroulante. Pour les champs textes destinés à la saisie d’un code postal, d’un numéro de téléphone, etc. laissez le masque ou format proposé.

Taille de champ fixe : permet de fixer la taille du champ ; vous pouvez choisir ensuite d’ajuster automatiquement au contenu et/ou de prévoir plusieurs lignes.

Couleur de bordure et Couleur d’arrière-plan...

Gérer les champs d’un formulaire

Pour déplacer un champ, cliquez sur le bouton images/30RB11.png dans la partie gauche du champ, cliquez-glissez vers un autre emplacement.

Vous pouvez également effectuer un couper-coller.

Pour supprimer un champ, sélectionnez-le puis appuyez sur la touche Suppr ou cliquez sur l’option Supprimer du volet Paramètres du formulaire.

Pour interdire toute modification du champ, cliquez sur l’outil Verrouiller du volet Paramètres du formulaire.

Pour obliger l’utilisateur à remplir un champ, cochez l’option Obligatoire du volet Paramètres du formulaire.

Gérer les rôles

Il est possible d’affecter des champs à certains utilisateurs et pas à d’autres. Pour ce faire, il convient de commencer par définir les rôles pour ensuite les appliquer à chaque champ.

Définir et appliquer les rôles

Pour ajouter un rôle, cliquez sur l’outil Gérer les rôles de l’onglet Formulaires.

Cliquez sur Nouveau, saisissez un nom dans la zone Nom du rôle et choisissez une couleur.

Validez par OK.

Dans l’illustration ci-dessus, vous pouvez voir trois rôles, le rôle Tout le monde qui est créé par défaut et les rôles Participants et Organisateurs qui ont été nouvellement créés. Les valeurs 35 et 0 qui s’affichent à droite de chaque rôle indiquent le nombre de champs affectés par rôle.

Cliquez sur Fermer pour quitter la fenêtre.

Pour affecter un rôle à un champ, sélectionnez le champ ; choisissez le rôle dans la liste Qui doit remplir ce formulaire ? du volet Paramètres du formulaire.

Afficher l’aperçu du formulaire

Le mode Aperçu vous permet de tester votre formulaire lors de la création.

Pour afficher un aperçu de votre formulaire, cliquez sur la liste de l’outil Aperçu du formulaire de l’onglet Formulaires, choisissez un rôle pour ne laisser accessible à l’utilisateur que les champs définis pour ce rôle.

Dans l’illustration ci-dessus, les champs en surbrillance (en vert) correspondent aux champs qui peuvent être remplis. Les autres champs de l’encadré du bas sont inactifs. La couleur de remplissage des champs actifs correspond à la couleur affectée lors de la création du rôle.

Pour naviguer d’un champ à l’autre, cliquez sur les Champ précédent et Champ suivant de l’onglet Formulaires ; remplissez les champs à tester.

Pour effacer le contenu des champs, cliquez sur l’outil Effacer les champs de l’onglet Formulaires.

Pour revenir en mode création, cliquez sur la partie supérieure du bouton Aperçu.

Enregistrer le formulaire

Pour enregistrer le formulaire et pouvoir le modifier à tout moment, activez l’onglet Fichier puis l’option Enregistrer sous ; nommez votre fichier ; validez par Enregistrer.

Le fichier sera enregistré au format Modèle de formulaire ONLYOFFICE (.docxf).

Pour enregistrer le formulaire dans une version remplissable, activez l’onglet Formulaires, cliquez sur l’outil Enregistrer sous PDF.

Cliquez sur Enregistrer.

Saisissez le nom du fichier, laissez le type Document portable (*.pdf), cliquez sur Enregistrer.

Remplir un formulaire

Cliquez sur Ouvrir dans l’onglet Fichier.

Cherchez et sélectionnez le formulaire au format PDF à ouvrir ; cliquez sur Ouvrir.

Dans l’interface qui s’affiche, cliquez dans le champ à remplir et saisissez les informations demandées.

Les champs obligatoires sont encadrés en rouge.

Pour naviguer d’un champ à l’autre, cliquez sur les outils Champ précédent et Champ suivant de l’onglet Accueil.

Pour effacer le contenu des champs, cliquez sur l’outil Effacer les champs.

Pour enregistrer le formulaire rempli, cliquez sur l’outil Enregistrer sous de l’onglet Accueil.